Mener un retour d’expériences avec ses équipes : un pilier de l’amélioration continue

Imaginez que vous ayez tout mis en place dans la réussite d’un projet. Tout a été pensé, prévu et millimétré et là, les mêmes erreurs que la fois précédente se reproduisent. Il n’y a pas de hasard : soit vous n’avez pas réalisé de bilans lors de vos précédents projets (REX) soit vous n’avez pas bien exploiter ses données.

Qu’est-ce que le retour d’expérience ?

Le retour d’expérience, aussi appelé REX, est un processus de réflexion organisé par les managers et chefs de projet pour obtenir les feedbacks des équipes sur les éléments positifs et axes d’améliorations des projets en cours ou terminés.

La démarche du retour d’expérience consiste à organiser à chaque étape importante d’un projet (au minimum à la fin du projet) un temps d’échange avec ses équipes sur le déroulement du projet : méthode de travail, outils utilisés, communication de l’équipe…

A l’issue des REX, le manager ou chef de projet disposera ainsi des informations essentielles pour optimiser son travail d’équipe et ses actions futures : les axes d’amélioration, les écueils à éviter, les bonnes pratiques à généraliser et les points forts qui rendent fière l’équipe et contribuer à sa motivation.

Un REX peut devenir une vraie mine d’information pour améliorer ses process et sa gestion de projet. A condition qu’il soit utilisé à bon escient !

Parfois, le REX est critiqué pour sa subjectivité mais c’est bien le principe d’un REX : que chacun puisse s’exprimer sur sa vision du travail mené et sur son ressenti. Tout comme le feedback du manager au collaborateur, le feedback du collaborateur au manager est essentiel et s’avère constructif pour la suite.

Le REX : un incontournable de l’amélioration continue

Un REX est une phase importante dans la vie d’un projet : il faut analyser les retours positifs comme négatifs en les présentant sous forme d’axes d’améliorations.

1ère étape : Libérer la parole et collecter les ressentis

Pour cela, l’animateur du REX (le manager ou chef de projet) devra faire preuve d’écoute, de compréhension, de neutralité pour ne pas être dans le jugement et permettre de libérer la parole de chacun.

Cet échange ou collecte d’information peut se faire via une réunion de travail, des entretiens en one to one ou bien encore via un questionnaire ou une grille d’analyse transmise à l’ensemble des parties prenantes.

Pour cela plusieurs critères et outils d’analyses peuvent être utilisés comme par exemple donner une note générale au projet selon certains critères :

Le respect des délais
La cohésion d’équipe
La réalisation de l’objectif
La communication et transmission de l’information
Le respect du budget
La satisfaction du client

Dans Facility-Project, le nouvel outil de gestion de projet collaboratif, développé par P2M Consulting (www.facility-project.com) , nous vous proposons des trames de Fiche REX que vous pourrez remplir en ligne. L’objectif est de vous faire gagner du temps et d’optimiser votre analyse REX en la liant à vos projets.

Seconde étape : Synthétiser les retours et mettre en place les actions correctives

Le Rex ne s’arrête en effet pas au simple échange et partage de points de vue.

Ensuite l’animateur aura à synthétiser ces retours et mettre en place un bilan et les éventuelles actions correctrices nécessaire pour optimiser les prochains projets en fonction des retours exprimés.

Aucun intérêt à mener un REX si aucun suivi ou actions correctives n’est ensuite mené : vos collaborateurs pourraient ne plus voir l’intérêt de mener de nouveaux REX par la suite…

Dans le cas des retours positifs, ce sera l’occasion de féliciter les acteurs concernés et d’identifier les actions mises en place (les « bonnes pratiques » à généraliser).

La mutualisation sera alors de rigueur pour optimiser les projets futurs.

Ces constats positifs seront fondamentaux pour accroître si besoin la motivation de vos équipes pour la réussite des projets futurs!

Dans le cas des retours principalement négatifs, il convient de comprendre les causes qui ont amené à ce que le projet ne se passe pas comme prévu… et surtout d’identifier les leviers à mettre en place qui permettront de faire mieux la prochaine fois !

Comment mieux tenir nos délais ? Comment mieux satisfaire le client ? Pourquoi le collaborateur n’a-t-il pas pu mener au mieux cette tâche ? Comment améliorer la communication entre les collaborateurs ?

Pour finir en beauté, rédigez un plan de déploiement ou un compte-rendu des retours obtenus. Vous pourrez ainsi synthétiser les éléments qui sont ressortis de cette expérience, les mesures palliatives à mettre en place et les actions préventives à privilégier pour le prochain projet.

Le feedback étant le maître mot de la communication et du bien-être en entreprise, n’hésitez pas à développer votre feedback attitude en partageant les résultats avec votre équipe.

Une réunion finale leur permettra de connaître les points forts de votre organisation, de savoir quelle en sera l’évolution au cours du prochain projet et d’en ressortir d’autant plus soudé.

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