AMOA Assistance à Maîtrise d'Ouvrage

AMOA – Assistance à Maîtrise d’Ouvrage : A chacun sa définition et surtout sa vision !

Il est généralement admis que l’AMOA a pour fonction d’assister d’une manière opérationnelle la maîtrise d’Ouvrage dans le pilotage du projet confié.

Cette définition est souvent complétée par le rôle de lien fonctionnel entre le maître d’ouvrage (MOA) et le maître d’oeuvre (MOE) : faciliter la coordination et la lisibilité du projet pour l’ensemble des parties prenantes.  

Les compétences (hardskill) de l’AMOA (en délégation de la MOA parfois appelé Chef de projet MOA) sont multiples et le périmètre de ses actions s’inscrit dans :

  • Le cadrage du projet: la collecte des besoins, du client, du Métier, de l’utilisateur, …la rédaction de l’étude de faisabilité, la note de cadrage, la rédaction des spécifications fonctionnelles, du cahier des charges, des comptes-rendus de réunions…
  • La gestion et le pilotage du projet: La cohérence avec la stratégie définie par la MOA (mode agile ou prédictif), la coordination des parties prenantes et des livrables attendus, l’organisation et l’animation des Coproj, des Ateliers de travail, la remontée des indicateurs d’état d’avancement…
  • L’usage d’un référentiel des bonnes pratiques : la définition des grandes étapes du projet (réunion de lancement, initialisation…), la Co-construction de maquettes pour faciliter la prise en main des documents des parties prenantes (compte-Rendu, cahier des charges…)
  • Le choix et la mise en place d’un outil de gestion de projets en mode collaboratif pour mettre un peu d’ordre dans tout cela (il faut être en phase avec son temps, et les outils « usine à gaz » à la papa types tableurs, …. Ben on les laisse à papa :o))

Cette définition non exhaustive reprend les principales caractéristiques attendues généralement d’une AMOA mais  est-elle suffisante ?

Les hard skills sont-ils suffisants pour piloter un projet ?

La maîtrise de la méthodologie Projet est évidemment nécessaire …mais pas suffisante.

La clé du succès pour mener à bien un projet pour une AMOA est selon nous  bien plus complexe.

Un projet ne se résume pas à un catalogue d’actions et un planning. Dans les projets transverses qui sont le quotidien des entreprises de tous secteurs aujourd’hui, chacun peut être amené à intervenir dans le projet comme expert de son domaine. Et chacune de ces parties prenantes a un rôle primordial à jouer pour faire du projet une réussite. Une coordination des parties prenantes issues de métiers variés sera donc nécessaire.

D’où la nécessité de fédérer et impliquer tous les acteurs de l’entreprise à tous les niveaux.

Notre vision chez P2M Consulting est que cette AMOA doit également (je n’ai pas dit « surtout » mais je ne suis pas loin de le penser…) avoir des qualités humaines (ou SoftSkill) orientées : sur la bienveillance, l’écoute, une facilité de communication, la lutte contre les biais cognitifs (ou préjugés), la nuance, la créativité, et l’empathie avec les intervenants du projet.

La clé du succès dans un projet ?

C’est l’humain et la communication, la capacité à fédérer l’ensemble des acteurs vers un objectif commun.

De mon expérience, quand une AMOA met ces qualités au service du projet alors elle obtient de chacun le meilleur, du moins de la grande majorité des parties prenantes.

AMOA juniore ou AMOA séniore, pour la prise en main d’un projet ?

Comme un trajet d’avion, plus il est long, plus il passe dans des zones de turbulences, plus y’à des trous d’airs, mieux vaut alors avoir un pilote chevronné (assisté pourquoi pas d’un junior, la transmission des bonnes pratiques c’est important pour P2M Consulting!) pour être certain que l’avion se pose dans les meilleures conditions et que le voyage soit le moins rude possible pour les passagers.

Comme une AMOA Séniore, un pilote chevronné va en amont cadrer parfaitement son voyage, piloter en collaboration avec l’équipage dans les meilleures conditions, anticiper les risques, prévoir des solutions de contournement, se préparer…à l’imprévu et prendre le plus grand soin de ses passagers. 

AMOA Assistance à Maîtrise d'Ouvrage

Comme un voyage qui traverse une ou des tempêtes, et que les passagers ne suivent pas toutes les bonnes procédures (voir aucune…) édictées au début du vol, le pilote sera le garant des bonnes pratiques en étant lui-même le meilleur exemple et en s’adaptant au contexte si nécessaire.

Notre définition et notre vision chez P2M Consulting, sont donc que notre AMOA doit être un facilitateur, un liant humain fondamental pour fédérer les parties prenantes sur un projet en partageant principalement des qualités d’écoute, d’empathie, d’interaction et de méthodologie en gestion de projets (et pour cela l’utilisation d’un outil de gestion de projets comme Facility Project pour simplifier la gestion du projet en mode collaboratif est un réel plus… www.facility-project.com) 😉 !

Envie d’en savoir plus : nous vous invitons à nous contacter directement, nous serons ravis de répondre à toutes vos questions !

P2M Consulting
A quoi sert un Outil de gestion de projets

A quoi sert un outil de gestion de projets collaboratif ?

Alors que les outils de gestion de projets se généralisent dans nos entreprises, nombre d’entre vous se posent la question de savoir à quoi servent-ils vraiment ?  Effet de mode ou réelle utilité ?

Petit décryptage en quelques mots : 

Qu’est ce qu’un Outil de gestion de projets ?

C’est généralement :

  • un logiciel en mode SAAS (un interface accessible en ligne dans un espace sécurisé via une simple connexion internet)
  • un outil « tout en un » qui permet  :
    • de visualiser son travail et celui de ses collaborateurs,
    • de suivre facilement l’avancée et le planning de ses projets,
    • de disposer de rapports clés en main,
    • de stocker des documents et de les partager avec ses équipes
    • de partager son calendrier
    • de communiquer avec les acteurs de ses projets

Un outil de gestion de projets collaboratif ? c’est un outil de gestion de projet qui n’est aps destiné uniquement à l’usage des chefs de projets et manager mais également aux équipiers et collaborateurs avec donc une ergonomie plus intuitive, des pages spécifiques pour les collaborateurs et des fonctionnalités de collaboration plus attractives.

Attention en effet,  certains outils de gestion de projets sont très utiles pour les directeurs / PMO et Chef de projets mais ne sont pas du tout collaboratifs car trop complexes à utiliser pour les autres membres de l’équipe.

Quelles sont les fonctionnalités de base d’un outil de gestion de projets ?

  • Un tableau de bord de suivi des tâches et évènements en cours
  • Une planification des projets : vue listing, Kanban, Gantt…
  • Des calendriers partagés
  • Une zone de stockage et de partage de vos documents
  • Des rapports et synthèses exportables
  • Une zone de notifications, alertes, commentaires, discussions et rappels
  • Et en plus : une vision individuelle et une vision d’équipe, la possibilité de créer un portefeuille de projets, le registre des risques, un suivi de la charge horaires de votre projet, du budget de votre projet…
Tâches et risques du projet

 

 

En quoi un Outil de gestion de projets peut-il vous être utile ?

Vous devez piloter un ou plusieurs projets et avez du mal à visualiser leur état d’avancement, à anticiper les retards éventuels ?

Vos journées sont bien chargées ? Vous avez du mal à penser à tout ? à prioriser vos actions ? Vous ne savez pas toujours par où commencer et si vous pourrez tout finir dans les temps ?

L’utilisation d’un outil de gestion de projets peut vous aider :

 

  • Gain de temps
  • Décharge mentale
  • Visibilité et suivi des projets
  • Collaboration accrue

 

Il est tout à fait possible de réussir ses projets sans outil de gestion de projets si vous êtes un chef de projet expert mais il est indéniable que vous optimisez vos chances de réussite avec un tel outil.

L’utilisation d’un outil de gestion de projets va en effet vous faciliter la vie et celle de vos équipes.

Un outil de gestion de projet est utile pour :

  • Organiser efficacement son travail
  • Suivre facilement l’avancée de ses projets
  • Gagner plus de temps, gérer ses priorités
  • Harmoniser sa manière de travailler et leur communication projet
  • Faciliter la collaboration avec ses équipes
  • Centraliser ses données et documents en un lieu unique
  • Partager facilement l’information avec ses équipes sur ses projets

Un outil de gestion de projet permet une planification rigoureuse de votre projet, apportera lisibilité et vous permettra d’avancer plus sereinement avec vos équipes dans le pilotage et la réussite  de vos projets.

 

 

Des choses à savoir avant de choisir mon outil de gestion de projets ?

1. La course aux fonctionnalités n’est pas gage de bonne utilisation

La base de la réussite d’un projet d’équipe : la Collaboration !

 Au-delà des fonctionnalités essentielles, une ergonomie simple et attractive est donc fondamentale pour faciliter son appropriation par tous.

Une ergonomie qui s’adapte à tous les utilisateurs : le Gantt pour les CDP, la todolist pour les équipiers, les reportings pour la Direction, la vue Kanban pour les rois de l’Agilité, le calendrier pour les férus de réunions…

C’est là la principale différence entre un outil de gestion de projets classique et un outil de gestion de projets collaboratif ! Et la nuance n’est pas anodine quand on sait que dans 82% des causes d’échec d’un projet apparaît le manque de communication et de partage d’information.

Il est donc fondamental que cet outil plaise à vos équipes si vous voulez qu’ils l’utilisent.

2. L’accompagnement par des professionnels pour suivre votre développement et pour faciliter l’appropriation par vos équipes

Disposer d’un excellent outil est une chose, l’utiliser en est une autre ! Et pour cela une véritable conduite du changement sera bien souvent à mener :

  • Le point de départ : une formation sur l’outil (et pas un simple webinar en ligne qui ne sera pas bénéfique à long terme)
  • Ensuite, la définition d’une procédure d’utilisation de votre logiciel en interne : quelles fonctionnalités vont être utilisées, quels projets , quels utilisateurs, dans quel délais ..
  • et enfin le pilotage des projets dans votre outil : quels indicateurs, quels objectifs …

Si les éditeurs de votre logiciel peuvent également vous accompagner sur ces points c’est un réel plus à ne pas négliger. Ils vous aideront à analyser vos besoins et vous proposeront un accompagnement pour un choix éclairé.

Envie d’en savoir plus sur le choix d’un outil de gestion de projets  ?

  • ou bien contactez nos experts en Management de projet :
  • ou encore rien de mieux que la pratique : testez gratuitement et sans engagement  Facility Project, l’outil de gestion de projets créé par P2M Consulting,  pendant 1 mois : www.facility-project.com

Réaliser un diagramme de Gantt : un outil efficace pour suivre vos projets… mais pas toujours facile à maîtriser !

Lorsque l’on souhaite se lancer dans le management de projet, ce diagramme est souvent la première chose que l’on découvre.

En proposant une représentation graphique du planning du projet, le diagramme de Gantt est un véritable outil de communication et de visualisation fréquemment inclus dans les tableaux de bord de projet.

Le Gantt est l’outil historique du management des délais du projet… mais pas toujours facile à réaliser !

Quelques petites choses utiles  à savoir pour maîtriser le diagramme de GANTT et mener vos projets au succès,!

1/ C’est quoi un Gantt ?

C’est un diagramme qui doit son nom à Henry GANTT, contemporain de Taylor, qui l’a créé en 1903.

Dans un diagramme de GANTT les étapes et les tâches de votre projet sont représentées par des lignes, tandis que les colonnes représentent les jours, semaines ou mois du calendrier selon la durée du projet. Le temps estimé pour une tâche se modélise par une barre horizontale dont l’extrémité gauche est positionnée sur la date prévue de démarrage et l’extrémité droite sur la date prévue de fin de réalisation. Les tâches peuvent s’enchaîner séquentiellement ou bien être exécutées en parallèle.

Diagramme de Gantt

Dans le cas où les tâches s’enchaînent séquentiellement, des relations d’antériorité peuvent être modélisées par une flèche partant de la tâche en amont vers la tâche en aval. La tâche en aval ne peut être exécutée tant que la tâche amont n’est pas réalisée.

 Au fur et à mesure de l’avancement d’une tâche, la barre la représentant est remplie proportionnellement à son degré d’accomplissement.

2/ Dois-je vraiment utiliser un diagramme de Gantt pour planifier mes projets ?

En effet, avant de démarrer, assurez-vous que le Gantt est l’outil le plus adapté à votre projet et à votre environnement.

L’intérêt premier du diagramme de Gantt est la représentation graphique et temporelle de votre projet. Il permet également de visualiser rapidement les dépendances entre les tâches de votre projet. Il est très utile pour suivre l’avancée de vos projets et faire des tableaux de bord visuels.

Mais attention, la réalisation d’un Gantt peut s’avérer complexe et son actualisation bien lourde et chronophage, notamment si vous ne disposez pas d’un outil de gestion de projets.

L’un des écueils à éviter est de se jeter sur cet outil sans se demander au préalable si il correspond à votre besoin.

Le diagramme de GANTT n’est pas le seul outil de planification possible. Il existe bien d’autres visualisations possibles de votre planification.

Tout dépend de vos objectifs et de votre public. Qui lira ce diagramme de Gantt et dans quel but le réalisez-vous ? ou pour quelle cible ?

C’est d’ailleurs pour cela que Facility Project  propose 6 modes de visualisation différents en fonction de vos projets et de vos préférences.

3) Comment réaliser un Gantt lisible ?

C’est le principal écueil à éviter, certains chefs de projet veulent tout écrire dans leur Gantt et se retrouvent avec des Gantt illisible de plus de 300 lignes avec des flèches de dépendances en tout sens. On perd alors une des fonctions premières du Gantt : communiquer clairement sur le planning du projet !

Lorsque les lignes se multiplient sur la page, que les caractères se réduisent et que les jalons se retrouvent les uns sur les autres, beaucoup préfèrent abandonner. Pour faire du diagramme votre outil de prédilection, évitez de le surcharger avec des lignes inutiles. Si vous devez imprimer votre diagramme, préférez un format A3/A2 en couleurs qui soit compréhensible. Aujourd’hui, avec les nouveaux outils de gestion de projet (dont Facility développé par P2M Consulting), la visualisation en ligne sur grand écran de votre diagramme de GANTT interactif est aujourd’hui possible.

Gain de temps et de visibilité garantie !

Idéalement, un tel diagramme ne devrait pas posséder plus de 15 ou 20 lignes afin qu’il puisse tenir sur une simple page A4. Si le nombre de tâches est plus important il est recommandé de créer des listes de regroupements permettant de simplifier la visualisation progressive du planning

Ainsi, il est conseillé de regrouper l’ensemble de vos tâches dans des listes qui correspondront aux grandes étapes ou phases de votre projet.

L’objectif : rendre votre Gantt plus lisible et compréhensible par tous

Lorsque votre projet est ensuite bien structuré et découpé en grandes étapes, vous pourrez alors lister toutes les tâches qui seront nécessaires à son accomplissement. Attention à ce stade à ne pas oublier de tâches importantes!

Les dépendances dans un Gantt sont en générale représentées par une flèche indiquant qu’une tâche ne peut démarrer que lorsque la précédente est terminée.

Noter les dépendances au moment du listing des tâches permet d’augmenter la visibilité de votre projet et de responsabiliser vos collaborateurs au sein de vos équipes. Chacun comprend l’impact de sa tâche sur le reste du projet et sur les retards éventuellement impactant que son retard pourrait générer.

4) Et pour encore plus de clarté et d’efficacité ?

Pour permettre à votre équipe de se retrouver dans le projet, il est recommandé d’indiquer clairement les jalons de votre projet.

Les jalons du projet

Les jalons correspondent à des objectifs intermédiaires, des livrables importants, une mise en production, des Go ou No Go, des points de passage d’une étape à une autre… Ils marquent les moments importants du projet et permettent à votre équipe de mieux s’y retrouver et de rythmer votre projet. Chaque passage de jalon est l’occasion de faire le point sur l’avancée de votre projet, de remobiliser votre équipe ou de réorienter le projet.

Grâce aux fonctions de tri et de filtres de votre Gantt vous pourrez d’ailleurs décider de n’afficher que les jalons sur votre Gantt et ainsi montrer à votre direction ou à vos équipes les phases importantes de votre projet

Enfin, utilisez des éléments visuels pour faciliter la lecture de l’état d’avancement de votre projet

Pour s’y retrouver, les états des tâches sont importants. Le simple fait d’annoter si la tâche est en cours, réalisée, en retard ou non démarrée permet d’apporter de la clarté à l’avancée du projet. Et pour cela rien ne vaut des éléments visuels. Par exemple, l’outil de gestion de projet Facility s’est basé sur des codes couleurs simples pour connaître l’état d’avancement d’une tâche ou de votre projet.

5/ Partagez votre Gantt

Partagez autant que possible le diagramme pour que vos équipes puissent suivre l’avancement et le planning du projet

Une erreur récurrente en management de projet provient de l’utilisation du diagramme de GANTT… seulement par le chef de projet. Il peut arriver que les équipes ne se sentent pas concernées par cet outil ou n’aient tout simplement pas le réflexe de s’y reporter. Pour remédier à cela, insistez sur le fait que ce document appartient à l’équipe dans son ensemble et créez une routine de travail grâce à son utilisation.

Intérêts du gantt

Alors le Gantt : Gain de temps ou perte de temps ?

Attention, un GANTT n’est jamais figé dans le marbre ! Au contraire, il se peut que quelque chose d’inattendu survienne ou que certaines tâches aient pris du retard. Son actualisation peut donc s’avérer lourde et chronophage mais pourtant essentielle au suivi de votre projet :

Utilisez un logiciel de gestion de projet avec ce mode de visualisation

Au lieu de dépenser de l’énergie et du temps dans la création d’un diagramme de GANTT indigeste sur Excel, pourquoi ne pas opter pour une solution clé en main ? De nombreux outils de gestion proposent des diagrammes de GANTT en ligne interactifs. Cette solution permet de gagner du temps précieux et de s’assurer que le diagramme sera parfaitement clair et lisible par tous. N’hésitez pas à consulter les solutions existantes sur le marché.

Pour conclure, un diagramme de GANTT se travaille tant sur le fond que la forme, tant en amont du projet que pendant le projet. N’oubliez jamais que cet outil est une mine d’or lorsqu’il est adapté à votre projet et aux usages de vos équipes.

Pour vous faire gagner du temps et découvrir un diagramme GANTT clé en main, rendez-vous sur Facility et partagez vos impressions sur ce mode de visualisation !

Envie d’en savoir plus ou d’être accompagner par un de nos consultants ?

Equipe projet vers le succès

Mener un retour d’expériences avec ses équipes : un pilier de l’amélioration continue

Imaginez que vous ayez tout mis en place dans la réussite d’un projet. Tout a été pensé, prévu et millimétré et là, les mêmes erreurs que la fois précédente se reproduisent. Il n’y a pas de hasard : soit vous n’avez pas réalisé de bilans lors de vos précédents projets (REX) soit vous n’avez pas bien exploiter ses données.

Qu’est-ce que le retour d’expérience ?

Le retour d’expérience, aussi appelé REX, est un processus de réflexion organisé par les managers et chefs de projet pour obtenir les feedbacks des équipes sur les éléments positifs et axes d’améliorations des projets en cours ou terminés.

La démarche du retour d’expérience consiste à organiser à chaque étape importante d’un projet (au minimum à la fin du projet) un temps d’échange avec ses équipes sur le déroulement du projet : méthode de travail, outils utilisés, communication de l’équipe…

A l’issue des REX, le manager ou chef de projet disposera ainsi des informations essentielles pour optimiser son travail d’équipe et ses actions futures : les axes d’amélioration, les écueils à éviter, les bonnes pratiques à généraliser et les points forts qui rendent fière l’équipe et contribuer à sa motivation.

Un REX peut devenir une vraie mine d’information pour améliorer ses process et sa gestion de projet. A condition qu’il soit utilisé à bon escient !

Parfois, le REX est critiqué pour sa subjectivité mais c’est bien le principe d’un REX : que chacun puisse s’exprimer sur sa vision du travail mené et sur son ressenti. Tout comme le feedback du manager au collaborateur, le feedback du collaborateur au manager est essentiel et s’avère constructif pour la suite.

Le REX : un incontournable de l’amélioration continue

Un REX est une phase importante dans la vie d’un projet : il faut analyser les retours positifs comme négatifs en les présentant sous forme d’axes d’améliorations.

1ère étape : Libérer la parole et collecter les ressentis

Pour cela, l’animateur du REX (le manager ou chef de projet) devra faire preuve d’écoute, de compréhension, de neutralité pour ne pas être dans le jugement et permettre de libérer la parole de chacun.

Cet échange ou collecte d’information peut se faire via une réunion de travail, des entretiens en one to one ou bien encore via un questionnaire ou une grille d’analyse transmise à l’ensemble des parties prenantes.

Pour cela plusieurs critères et outils d’analyses peuvent être utilisés comme par exemple donner une note générale au projet selon certains critères :

 

  • Le respect des délais
  • La cohésion d’équipe
  • La réalisation de l’objectif
  • La communication et transmission de l’information 
  • Le respect du budget
  • La satisfaction du client

Dans Facility-Project, le nouvel outil de gestion de projet collaboratif, développé par P2M Consulting (www.facility-project.com) , nous vous proposons des trames de Fiche REX que vous pourrez remplir en ligne. L’objectif est de vous faire gagner du temps et d’optimiser votre analyse REX en la liant à vos projets.

Critères du REX

Seconde étape : Synthétiser les retours et mettre en place les actions correctives

Le Rex ne s’arrête en effet pas au simple échange et partage de points de vue.

Ensuite l’animateur aura à synthétiser ces retours et mettre en place un bilan et les éventuelles actions correctrices nécessaire pour optimiser les prochains projets en fonction des retours exprimés.

Aucun intérêt à mener un REX si aucun suivi ou actions correctives n’est ensuite mené : vos collaborateurs pourraient ne plus voir l’intérêt de mener de nouveaux REX par la suite…

Dans le cas des retours positifs, ce sera l’occasion  de féliciter les acteurs concernés et d’identifier les actions mises en place (les « bonnes pratiques » à généraliser).

La mutualisation sera alors de rigueur pour optimiser les projets futurs.

Ces constats positifs seront fondamentaux pour accroître si besoin la motivation de vos équipes pour la réussite des projets futurs! 

Dans le cas des retours principalement négatifs, il convient de comprendre les causes qui ont amené à ce que le projet ne se passe pas comme prévu… et surtout d’identifier les leviers à mettre en place qui permettront de faire mieux la prochaine fois !

Comment mieux tenir nos délais ? Comment mieux satisfaire le client ? Pourquoi le collaborateur n’a-t-il pas pu mener au mieux cette tâche ? Comment améliorer la communication entre les collaborateurs ?

Pour finir en beauté, rédigez un plan de déploiement ou un compte-rendu des retours obtenus. Vous pourrez ainsi synthétiser les éléments qui sont ressortis de cette expérience, les mesures palliatives à mettre en place et les actions préventives à privilégier pour le prochain projet.

Le feedback étant le maître mot de la communication et du bien-être en entreprise, n’hésitez pas à développer votre feedback attitude en partageant les résultats avec votre équipe.

Une réunion finale leur permettra de connaître les points forts de votre organisation, de savoir quelle en sera l’évolution au cours du prochain projet et d’en ressortir d’autant plus soudé.

Bon feedbacks à tous !

P2M Consulting
bien choisir son outil de gestion de projets

5 conseils pour bien choisir son outil de gestion de projets

Comment optimiser la  réussite de vos projets ?

Et si en 2021 vous décidiez de vous faciliter la vie et celle de vos collaborateurs ? 

« Comment ça, tu n’utilises pas un outil de gestion ? Ton projet ne va jamais réussir, je ne sais pas comment tu fais… ».

De nos jours, ce type de logiciel est sur toutes les lèvres lorsqu’on évoque le management d’équipes et de projets. Si vous n’en avez pas, pas de panique. Il se peut que vous n’en ayez tout simplement pas besoin ou que vous ne sachiez pas encore lequel privilégier parmi le nombre croissant de logiciels existants sur le marché.

Découvrez nos 5 conseils pour choisir un outil de gestion de projet qui corresponde à votre organisation, vos besoins et vos attentes !

1) Identifiez clairement votre besoin

Avant de se lancer à corps perdu dans l’achat d’un nouveau logiciel qui perturberait l’organisation de votre équipe, il vous faut y réfléchir à tête reposée.

Le risque majeur est de suivre la majorité en se basant sur un nom de logiciel « connu » au risque qu’il ne soit pas adapté à votre réalité.

Autre écueil à éviter : prendre le logiciel avec le plus de fonctionnalités mais qui, à l’usage, sera trop compliqué d’utilisation par vos équipes

Asana, Trello, Freedcamp, Projeqtor, Teamwork ou encore Zoho, il se peut que ces noms vous parlent. Cependant, au lieu de démarrer par une recherche ciblée de chacune de ces solutions, revenez au fondamentaux et posez-vous LA question : de quoi avez-vous besoin ?

En tant que manager ou chef de projet, rédigez une liste de vos attentes concernant cet outil ainsi que des avantages et des inconvénients que vous pourriez retirer de son utilisation. Pour quel projet en ai-je besoin ? Ai-je besoin d’un outil qui me permette davantage de gérer mon temps ou mes équipes ? Quel format est le plus adapté à mon organisation ? Ai-je besoin d’un outil de gestion en temps réel ou d’un outil de supervision et de reporting ?

Notez votre besoin et faites le point avec votre direction et votre équipe pour comparer vos attentes aux leurs. 

2) Décidez combien de personnes en auront besoin et pour quoi

Chaque outil est bien conçu mais il ne correspond peut-être pas à la réalité de votre organisation. Commencez par mettre des mots sur ce qui caractérise votre organisation et les futurs utilisateurs.

Etes-vous une grande ou une petite entreprise ? Les équipes sont-elles en contact physique quotidien ou sont-elles éclatées sur plusieurs sites ? Faut-il utiliser cet outil pour organiser un événement ou pour lancer un projet ? Est-ce un projet de petite ou grande ampleur ? Qui seront les futurs utilisateur de l’outil de gestion de projets (un seul service ? tous ? uniquement les acteurs principaux ou bien également vos partenaires ou clients…) ?

Faites un état de lieu concis de votre besoin en listant le projet majeur ou les projets récurrents pour lesquels cet outil serait important. Et énoncez clairement quelles personnes ou quels services seront concernés par ce nouvel outil. Faites attention au degré de simplicité d’utilisation de l’interface. Un accompagnement dans l’utilisation de votre futur outil de gestion de projet est primordial avant la mise à disposition de l’outil, que ce soit des formations, des conseils, un accompagnement à la conduite du changement ou encore la réactivité quant aux évolutions. Notre outil Facility est d’ailleurs délivré automatiquement avec une formation à l’utilisation pour vous permettre d’en tirer un maximum de bénéfices en fonction de votre organisation et de vos projets.

Vous avez désormais tous les éléments en tête pour faire votre choix.

3) Privilégiez les fonctionnalités simples

L’utilisation d’un outil de gestion de projet n’a qu’un objectif : vous simplifier la vie et celle de vos équipes. Au lieu de favoriser un outil aux mille fonctionnalités toujours plus abouties les unes que les autres, mais également plus complexes d’utilisation, revenez au cœur de votre besoin et assurez-vous que les éléments suivants soient compris dans le logiciel :

  • Un tableau de bord clair et concis
  • Un outil de planification des tâches
  • Un outil de gestion des ressources
  • Une ergonomie attractive adaptée aux différents utilisateurs

 

En effet, ne sous-estimez pas l’importance de l’ergonomie,  il est important que vos collaborateurs aient envie d’utiliser cet outil et que ce dernier soit adapté aux visions de chacun.

Les 3 essentiels d'un outil de gestion de projets - Facility project

4) Valorisez les outils qui favorisent la collaboration et le reporting avancé

Au-delà des fonctionnalités de base que vous recherchez, demandez-vous quelles fonctionnalités apporteraient un plus à votre gestion de projet et vous permettrait de rendre vos équipes encore plus performantes.

Par expérience, la collaboration entre équipe est primordiale. N’hésitez pas à privilégier un outil qui héberge une discussion instantanée, un service de réunion par vidéoconférences, un stockage et partage de documents, ou encore un système de gestion de profils pour identifier une personne à une tâche.

De même, un système de reporting instantané est une véritable plus-value pour votre organisation afin de conserver une trace des performances de vos équipes et de l’avancée de votre projet.

5) Utilisez un logiciel en mode SAAS

Ce dernier point n’est pas à négliger.

La solution SAAS est délocalisée et hébergée sur un serveur spécifique. Vous avez accès à votre outil de n’importe où et avec n’importe quel ordinateur. Une simple connexion internet suffit pour accéder à votre interface personnel.

Nous recommandons généralement cette solution car elle permet de gérer les projets en déplacement, d’avoir un accès quotidien aux tâches, et un niveau de sécurité des données beaucoup plus élevé.

D’autant que les outils en mode Saas sont mis à jour automatiquement et vous permettent de profiter quotidiennement des fonctionnalités optimales.

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Chez P2M Consulting, nous avons voulu créer un outil – Facility Project – qui convient à la majorité des organisations, aux multiples typologies de  projets et profils d’utilisateurs (chefs de projets comme collaborateurs) avec des fonctionnalités simples et essentielles.

Facility Project

N’hésitez pas à nous contacter pour tester gratuitement Facility Project, l’outil de gestion de projet collaboratif créé par P2M Consulting

Facility Project

Tout savoir sur Facility-Project : l’outil de gestion de projets collaboratif créé par P2M Consulting

La gestion de projet attire tout autant qu’elle effraie. Et quand on sait que plus de 80% des projets échouent par faute de temps ou de préparation, il y a de quoi douter… Pourtant, cela ne veut pas dire qu’il ne faut pas vous lancer. Au contraire, cela signifie que vous connaissez les secrets de la réussite des 20% restants et que vous avez toutes les cartes en main pour préparer le terrain de votre réussite. Et pour cela, il vous faut trouver un bon compagnon de route : un outil de gestion de projet collaboratif.

Trouver les secrets de la réussite d’un projet

C’est de notre expertise terrain et des besoins exprimés par nos clients que l’idée de créer Facility-Project nous est venue.

Nous en avions assez de la gestion éparpillée  avec des méthodes complexes, confuses, des documents introuvables aux formats multiples, des tableaux de suivi sur Excell illisibles, trop complexes qui prennent des heures à actualiser et que beaucoup de collaborateurs ne complètent jamais.

Et si une grande partie de la réussite d’un projet résidait dans l’utilisation d’un outil de gestion de projets collaboratif, simple et complet ?

Facility Project
  • Martine (Chef de projet) à Stéphane ( Collaborateur) : « DRING, DRING, DRING » « Allo Stéphane, je t’appelle car je ne visualise pas sur le tableau de suivi, qui semble-t-il n’a pas été actualisé, où tu en es des actions que tu devais mener cette semaine.. et tu sais que certains collaborateurs du projet.. ne peuvent commencer les actions qu’une fois les tiennes réalisées …Alors, pourrais-tu me dire si tu as finalisé les tests sur le projet P948 et sur le projet P944, as-tu pu finaliser le cahier des charges ?….. »
  • Réponse de Stéphane (Collaborateur) à Martine (Chef de projet) : « Ah oui, .. je sais j’allais le faire mais bon, entre nous Martine, j’ai dû mal avec ce tableau de suivi sous tableur.. en plus j’arrive jamais à le retrouver dans leur sharepoint – je perds un temps précieux-,  quand je trouve ce FAMEUX fichier de suivi, y’a au moins 30 colonnes, des cellules remplies de texte pas aligné, en plus à chaque fois, je me fais avoir.. je clique sur Entrée et je sors de la cellule. Bon désolé, je comprends que certains collaborateurs attendent mon retour.. alors bonne nouvelle, j’ai fait ce que je devais faire.. sauf  pour le P433 .. dis-moi Martine ? tu peux le remplir pour moi ce tableau, pendant que je donne les infos , MERCI, MERCI, tu es une super chef de projet»..

Bon entre nous, nous l’avons connue cette situation … ou tant d’autres du même type.. Nous la connaissons encore ou plutôt nous continuerons de la connaître si nous ne changeons rien…  

Comme vous, nos clients cherchaient une solution évolutive complète et simple avec une ergonomie épurée qui réponde à leurs besoins et nous aussi !

Aussi nous avons créé un outil facile d’utilisation qui vous permet d’organiser, de superviser, d’échanger, de communiquer et d’analyser en toute simplicité et ce, quel que soit votre rôle dans le projet.

Notre solution FACILITY PROJECT est un logiciel en mode SAAS qui vous permet de suivre l’avancée de vos projets, de centraliser vos données et de faciliter la collaboration avec les équipes.

Facility-Project, le Management de projets accessible à chacun, quel que soit son rôle dans le projet

Chez P2M Consulting, nous savons l’importance de ce type d’outil pour accompagner et permettre la réussite des projets. Et en tant que conseillers en management de projet, il nous semblait important d’arriver à cette nouvelle étape : créer notre propre outil de gestion de projet.

Pour accompagner nos interventions sur site et au-delà de toutes les formations que nous donnons au quotidien nous avions envie d’aller plus loin en créant l’outil rêvé.

Nous sommes heureux de vous annoncer le lancement officiel de Facility-Project issu de plusieurs mois de travail avec nos équipes :

  • d’ergonomie (merci encore pour ce fabuleux travail qui a permis de rendre cet outil attractif et facile d’utilisation)
  • de développement (merci également pour ce travail de tous les jours qui permet de proposer un outil efficace et opérationnel)
  • de testeurs qui ont œuvré pour optimiser la gestion des projets dans Facility.
  • et nos clients et partenaires qui nous ont fait remonter leurs besoins.

Un vrai travail d’équipe !

Toutes les équipes ont travaillé main dans la main pour créer un outil de gestion de projets collaboratif évolutif à la fois simple et complet. L’objectif n’était pas de proposer un outil complexe réservé aux experts du management de projet mais bien une plateforme SAAS pensée pour chacun d’entre vous. Chefs de projet, managers ou collaborateurs, vous être libre de choisir votre mode de présentation sur cet outil intuitif et simple.

Facility Project un outil de gestion de projet complet pensé pour vous

Pour faire simple, Facility vous permet de suivre facilement l’avancée des projets, de gagner du temps, de centraliser les données et de faciliter la collaboration avec les équipes.

1 - Une planification rigoureuse de votre projet vous apporte lisibilité et vous permet d’avancer plus sereinement dans l’atteinte de vos objectifs.
Tâches et risques du projet

Créez des projets, des modèles de projets, des groupes de projets. Structurez vos projets en grandes étapes avec des tâches, des évènements, des jalons, et même des risques. Ajoutez des tâches et évènements récurrents, programmez-vous des alertes et des rappels…

2 - Par ce que nous sommes tous différents, Facility s’adapte à notre profil et non l’inverse

Pour organiser votre travail et votre équipe, vous avez accès à 4 modes de visualisation, à savoir, le listing, le Gantt, (la représentation graphique de votre planification), l’Agile (le Kanban en colonne de votre projet) ou le Calendrier avec de multiples raccourcis pour une visualisation en 1 clic de votre travail.

Facility Project s’adapte à chaque collaborateur, du chef de projet au contributeur externe. Vous disposez chacun de visions adaptées en fonction de votre expertise, de votre rôle dans le projet et de vos attentes.

Des visuels utiles et opérationnels : priorité, retard, météo de projet, récurrences, nouvelles tâches…un code couleur pour chacun pour vous y retrouver en un clin d’œil !

3 - Pour gagner du temps dans le suivi de votre projet et vos reporting, vos rapports disponibles en 1 clic

Visualisez rapidement vos synthèses et exportez les rapports de vos projets, le plan de charge prévisionnel et effectif.

Des graphiques préformatés ou des tableaux de suivi plus détaillés à personnaliser : c’est au choix.

Des filtres, des tris, des tags (mots clés personnalisés) pour alimenter vos reporting… un panel multiple de possibilités s’offre à vous.

4 - Premier pas vers la collaboration : le calendrier partagé avec vos collaborateurs

Visualisez votre calendrier et celui de vos équipiers, gérez les indisponibilités de vos collaborateurs.

Fixez ainsi plus facilement vos réunions d’équipe.

Exportez facilement votre calendrier Facility vers votre icalendar (outlook, google…).

Facility Project, c’est aussi de nombreux espaces partagés, des zones de discussions structurées par projet et par thématiques pour échanger l’information et dialoguer avec votre équipe.

5 - Aujourd’hui indispensable pour beaucoup : la Visio

Facility Project c’est aussi la Visio-conférence avec partage d’écran et tchat intégré … tout en un pour vous éviter de démultiplier les outils et abonnements divers.

6 - Partagez les documents de vos projets

Enfin, qui dit projet dit stockage de document liés à votre projet : partage de documents multiprojets, documents types préformatés, documents d’aide, création de dossiers personnalisés, fiches client…

Facility Project c’est aussi un accompagnement par des professionnels français du Management de projets

Facility Project a également l’ambition d’insuffler le mode projet dans vos équipes en proposant des formations opérationnelles aux chefs de projets et collaborateurs pour une prise en main rapide et efficace dans votre environnement de travail et vous faire gagner du temps.

Facility Project c’est un logiciel 100% français de gestion de projet, avec un support fonctionnel et technique en France, conçu par des professionnels du Management de projet, au contact quotidien du terrain et à l’écoute des besoins des professionnels que vous êtes.

Nos consultants vous accompagnent dans l’utilisation de Facility, dans la modélisation de vos projets dans Facility et dans la généralisation de son usage auprès de vos équipes : c’est notre métier et notre savoir-faire.

A quoi sert un Outil de gestion de projets
  • des formations sur site au cœur de votre environnement
  • des modules d’accompagnement personnalisables pour optimiser la réussite de vos projets
  • un centre d’aide en ligne à votre disposition directement sur votre Facility

Envie d’en savoir plus ? et découvrir toutes les autres fonctionnalités de Facility Project ?

Pour plonger dans l’univers de Facility et bénéficier d’une présentation personnalisée contactez-nous :

contact@facility-project.com 

Les 10 questions à se poser avant de lancer votre projet

Vous venez d’être nommé chef de projets ?

Vous allez devoir piloter des projets : planifier et suivre l’avancée de votre projet, et modifier si besoin son plan en fonction des contraintes et des évolutions de votre environnement.

Avant de lancer votre projet, il est toujours utile de se poser quelques questions : cette étape d’initialisation et de réflexion servira à clarifier le contenu et les limites du projet et vous fera gagner un temps précieux par la suite.

1 / Dans quel environnement ou contexte s’inscrit mon projet ?

Dans quel service, quel lieu géographique, quel environnement concurrentiel, quelle phase de développement de l’entreprise…

2 / A quel(s)s besoins répond mon projet ?

Qu’est ce qui est à l’origine du lancement du projet ? quel besoin a exprimer le commanditaire. N’oubliez pas que tout projet vise à satisfaire un besoin qui doit être clairement exprimé.

3 / Quels sont les enjeux et les opportunités de mon projet ?

Bien identifiés, ils serviront à motiver et dynamiser vos équipes.

4 / A quelles contraintes doit -il faire face ? quels sont les risques liés à ce projet ?

Il est utile d’être lucide et de les envisager dès maintenant pour envisager sereinement les solutions à apporter.

Ces points 3 et 4 sont communément regroupés dans ce que l’on appelle une matrice Swot

5/ De quelles ressources (moyens humain, technique ou financier) dispose-t-on pour mener à bien ce projet ?

Il est important d’évaluer en amont les ressources dont vous disposez. Le manque de ressources ou de compétences pourrait  alors être considéré comme un frein à l’atteinte des objectifs.

6 / Quels sont les objectifs du projet ?

Ces objectifs auront pour but de répondre aux besoins précédemment définis.

Plus vous définissez clairement les objectifs de votre projet, plus vous serez susceptibles de les atteindre. La méthode SMART (nous la présenterons dans notre prochain article) est une méthode optimale pour être certain de bien définir vos objectifs. 

Et rappelez-vous : « un objectif flou débouche toujours sur une absurdité  précise »

7/ Quelles sont les personnes impliquées dans le projet ? Quels sont les rôles et responsabilités de chacun ?

Il s’agit ici de répertorier les parties prenantes au projet c’est-à-dire les personnes ou structures touchées de près ou de loin par mon projet.

Si ces personnes sont sous la responsabilité d’un tiers et/ou travaillent sur d’autres projets, vérifiez leur niveau de maîtrise et veillez bien à ce qu’elles soient disponibles pour participer au projet. Ces deux informations sont essentielles pour atteindre les objectifs de votre projet dans le délai estimé.

Si ce n’est pas le chef de projet, il sera également importante de définir qui est responsable ? qui prend les décisions ? quels organismes de contrôle et de décision sont prévus ?

8 / Quelles sont les grandes étapes du projet ?

L’une des conditions du succès est l’organisation. Votre projet doit se dérouler autour d’étapes clairement identifiées et identifiables par toutes les personnes impliquées.

En découpant votre projet en plusieurs étapes, vous pourrez :

  • estimer plus facilement leur durée
  • répartir les membres de l’équipe selon leurs compétences dans chaque étape
  • lister toutes les tâches qui incombent à chaque personne
  • définir le rôle et responsabilités de chacun

Au final, vous diminuerez le risque d’oublier des éléments importants.

Ce découpage de votre projet doit être compris par tous les acteurs du projet et doit permettre  à tous vos équipiers de disposer d’une vision claire du projet et du travail à réaliser. Les membres de votre équipe vont ainsi pouvoir s’approprier le projet et visualiser les parties du projet où ils interviennent.

Vous passerez ainsi d’une simple liste de tâches à un plan de gestion de projet structuré où rien ne sera laissé au hasard. 

9 / Quel plan de communication va-t-il être mis en place durant ce projet ? Quels support set outils vais-je utiliser ?

Quelles types de réunions allez-vous organiser ? avec ? à quelle fréquence ? pour quel objectif ?

Comment l’informations va-t-elle être transmise ? vers qui ? via quel support ? à quelle fréquence ?

Un outil de gestion de projet va-t-il être utilisé ? tout le monde est-il apte à l’utiliser ?

10/ Quelle est la durée prévue du projet ?

Chaque projet  se caractérise par une date de début et de fin.

Une fois que vous aurez obtenu (en concertation avec les acteurs du projet ) les réponses à toutes ces questions, vous pourrez alors les partager avec  toutes les personnes impliquées et organiser une réunion de lancement sereine et productive.

Equipe projet vers le succès

Et vous ? Quelles sont les questions que vous vous posez avant de commencer un projet ? N’hésitez pas à réagir dans les commentaires.

P2M Consulting, cabinet de conseil en Management de projet et facilitateurs de projet vous accompagner sur site dans la gestion de vos projets et vous forme sur la conduite de projets. 

N’hésitez pas à nous contacter pour de plus amples informations.

De l’importance de clarifier les attendus d’une tâche dans la réussite de votre projet.

Tout projet est décomposé en un ensemble d’actions, de tâches à réaliser par les parties prenantes, membres de l’équipe projet. La réussite d’un projet repose donc sur la bonne réalisation par l’équipe projet de l’ensemble des tâches qui lui sont affectées.

Team leader, Scrum master, Chef de projet, collaborateur, équipe projet, équipe scrum… quelle que soit votre type de fonctionnement Projet (Agile, Prince, PMI ou tout autre Mode Projet personnalisé) il est important que chacune des parties prenantes impliquée dans le projet sache exactement ce qu’elle a à faire, pour quand et avec qui.

 

Pour être bien réalisée une tâche doit être :

 

  • Comprise par tous : utilisez des termes adaptés à votre cible. Le plus important est que les personnes concernées par la réalisation de la tâche aient compris ce que l’on attendait d’eux. L’intitulé de la tâche doit donc être explicite, le vocabulaire employé doit être compréhensible par tous et ne pas prêter à confusion.
  • Claire et exhaustive : nous conseillons vivement de commencer l’intitulé de vos tâches par un verbe afin d’être clair et éviter qu’une même tâche n’en regroupe plusieurs.
  • Réaliste dans les délais au risque de démotiver son exécutant et de ne pas voir la tâche se réaliser du tout. Pour ce faire, préparer votre planification en concertation avec vos équipes est un préalable fondamental.
  • Explicite dans la répartition des rôles notamment si une même tâche devait être affectée à plusieurs personnes.

 

Et c’est précisément sur ce dernier point que la matrice des responsabilités ou RACI intervient. …

Mais qu’est ce donc que le RACI ? … Venez le découvrir dans notre prochain article !

N’hésitez pas à lire tous nos articles sur notre blog :

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