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Equipe projet vers le succès

Mener un retour d’expériences avec ses équipes : un pilier de l’amélioration continue

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Imaginez que vous ayez tout mis en place dans la réussite d’un projet. Tout a été pensé, prévu et millimétré et là, les mêmes erreurs que la fois précédente se reproduisent. Il n’y a pas de hasard : soit vous n’avez pas réalisé de bilans lors de vos précédents projets (REX) soit vous n’avez pas bien exploiter ses données.

Qu’est-ce que le retour d’expérience ?

Le retour d’expérience, aussi appelé REX, est un processus de réflexion organisé par les managers et chefs de projet pour obtenir les feedbacks des équipes sur les éléments positifs et axes d’améliorations des projets en cours ou terminés.

La démarche du retour d’expérience consiste à organiser à chaque étape importante d’un projet (au minimum à la fin du projet) un temps d’échange avec ses équipes sur le déroulement du projet : méthode de travail, outils utilisés, communication de l’équipe…

A l’issue des REX, le manager ou chef de projet disposera ainsi des informations essentielles pour optimiser son travail d’équipe et ses actions futures : les axes d’amélioration, les écueils à éviter, les bonnes pratiques à généraliser et les points forts qui rendent fière l’équipe et contribuer à sa motivation.

Un REX peut devenir une vraie mine d’information pour améliorer ses process et sa gestion de projet. A condition qu’il soit utilisé à bon escient !

Parfois, le REX est critiqué pour sa subjectivité mais c’est bien le principe d’un REX : que chacun puisse s’exprimer sur sa vision du travail mené et sur son ressenti. Tout comme le feedback du manager au collaborateur, le feedback du collaborateur au manager est essentiel et s’avère constructif pour la suite.

Le REX : un incontournable de l’amélioration continue

Un REX est une phase importante dans la vie d’un projet : il faut analyser les retours positifs comme négatifs en les présentant sous forme d’axes d’améliorations.

1ère étape : Libérer la parole et collecter les ressentis

Pour cela, l’animateur du REX (le manager ou chef de projet) devra faire preuve d’écoute, de compréhension, de neutralité pour ne pas être dans le jugement et permettre de libérer la parole de chacun.

Cet échange ou collecte d’information peut se faire via une réunion de travail, des entretiens en one to one ou bien encore via un questionnaire ou une grille d’analyse transmise à l’ensemble des parties prenantes.

Pour cela plusieurs critères et outils d’analyses peuvent être utilisés comme par exemple donner une note générale au projet selon certains critères :

 

  • Le respect des délais
  • La cohésion d’équipe
  • La réalisation de l’objectif
  • La communication et transmission de l’information 
  • Le respect du budget
  • La satisfaction du client

Dans Facility-Project, le nouvel outil de gestion de projet collaboratif, développé par P2M Consulting (www.facility-project.com) , nous vous proposons des trames de Fiche REX que vous pourrez remplir en ligne. L’objectif est de vous faire gagner du temps et d’optimiser votre analyse REX en la liant à vos projets.

Critères du REX

Seconde étape : Synthétiser les retours et mettre en place les actions correctives

Le Rex ne s’arrête en effet pas au simple échange et partage de points de vue.

Ensuite l’animateur aura à synthétiser ces retours et mettre en place un bilan et les éventuelles actions correctrices nécessaire pour optimiser les prochains projets en fonction des retours exprimés.

Aucun intérêt à mener un REX si aucun suivi ou actions correctives n’est ensuite mené : vos collaborateurs pourraient ne plus voir l’intérêt de mener de nouveaux REX par la suite…

Dans le cas des retours positifs, ce sera l’occasion  de féliciter les acteurs concernés et d’identifier les actions mises en place (les « bonnes pratiques » à généraliser).

La mutualisation sera alors de rigueur pour optimiser les projets futurs.

Ces constats positifs seront fondamentaux pour accroître si besoin la motivation de vos équipes pour la réussite des projets futurs! 

Dans le cas des retours principalement négatifs, il convient de comprendre les causes qui ont amené à ce que le projet ne se passe pas comme prévu… et surtout d’identifier les leviers à mettre en place qui permettront de faire mieux la prochaine fois !

Comment mieux tenir nos délais ? Comment mieux satisfaire le client ? Pourquoi le collaborateur n’a-t-il pas pu mener au mieux cette tâche ? Comment améliorer la communication entre les collaborateurs ?

Pour finir en beauté, rédigez un plan de déploiement ou un compte-rendu des retours obtenus. Vous pourrez ainsi synthétiser les éléments qui sont ressortis de cette expérience, les mesures palliatives à mettre en place et les actions préventives à privilégier pour le prochain projet.

Le feedback étant le maître mot de la communication et du bien-être en entreprise, n’hésitez pas à développer votre feedback attitude en partageant les résultats avec votre équipe.

Une réunion finale leur permettra de connaître les points forts de votre organisation, de savoir quelle en sera l’évolution au cours du prochain projet et d’en ressortir d’autant plus soudé.

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Bon feedbacks à tous !

P2M Consulting

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Quelques pistes pour l’encadrement de ses équipes

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Comment suivre le travail de mes équipiers ? comment m’assurer qu’ils sont en phase avec les attendus de l’entreprise, de leur mission ? Comment communiquer ? à quelle fréquence ? 

 

Il existe autant de réponse à ces questions qu’il existe d’organisation et de typologie de manager.

Cependant quelques constantes restent valables quelle que soit votre structure et quel que soit votre style de managements. 

1. Se réunir régulièrement avec ses équipes

Les conversations de couloirs, les mails et passages de courriers /texto ne suffisent pas. Instaurer une routine avec un espace de dialogue ouvert et récurrent est bien souvent primordial : des réunions d’équipes, de pôle ou de service, toutes les semaines ou tous les 15 jours… voire tous les jours pour les afficionados de l’agilité. Des réunions ou stand up meeting plus ou moins longues (de 15 à 45 mn en moyenne) mais en tout cas des réunions régulières et dont la fréquence est planifiée plusieurs mois à l’avance.

2. Réaliser des entretiens individuels : des «one to one»

Des rendez-vous d’environ 20 à 30mn ;  en moyenne une fois par mois dans son bureau ou  au café ou tout autre lieu propice à l’échange et au dialogue. Ce temps peut être structuré de la sorte :

  • 10mn informelles de contact  personnalisé
  • 10mn d’expression libre de votre équipier : son travail , son ressenti, ses propositions
  • 10mn pour vous exprimer : votre vision de manager, le suivi et l’organisation du travail sur la prochaine semaine …

3. Pratiquer le Feedback

A pratiquer régulièrement en complément des points évoqués précédemment. Le feedback permet de faire un point régulier sur les axes d’améliorations et les points positifs à généraliser.

Vous trouverez plus d’informations sur les intérêts et la pratique du feedback dans nos précédents articles à retrouver sur notre blog :

« Développez votre feedback attitude » Et «  Soyez convaincus des intérêts d’un bon feedback » 

4. Ne pas hésiter à déléguer

Pas toujours facile mais essentiel pour responsabiliser ses équipes, accroître leur compétence et leur confiance en eux. Leur donner goût au travail… et pour vous libérer du temps ! Pour ce faire armez-vous de patience, pédagogie et de confiance. Vos équipiers vous diront merci !

5. Accompagner vos collaborateurs

  • En diffusant une information claire et accessible
  • En définissant des objectifs compréhensibles et réalistes (des objectifs SMART)
  • En suivant et en aidant si besoin vos équipiers à optimiser leur travail : tutoring, formations… à moduler selon les besoins, compétences et profil de vos équipiers

6. Et pour finir une évidence pas toujours prise en compte :

Proposer à vos équipiers des missions en adéquation avec leur potentiel et leurs aspirations : vous les trouverez plus motivés, productifs et constructifs.

Nous conclurons sur ces mots : 

Un équipier qui ne s’exprime pas en réunion ne signifie pas qu’il n’a rien à dire…. Et ceux qui crient le plus fort ne sont pas toujours ceux qui ont les choses les plus pertinentes à avancer…

Être présent, à l’écoute et même temps assumer son rôle de leader directif : un juste équilibre  pas si simple mais efficace !

Des questions ?

L’équipe de P2M Consulting se tient à votre disposition pour vous accompagner sur la réalisation de vos projets et l’atteinte de vos objectifs.
contact@p2mconsulting.fr

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Chefs de projets et Managers : soyez convaincus des intérêts d’un bon feedback

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Dans notre précédent article (https://www.p2mconsulting.fr/developpez-votre-feedback-attitude/) nous vous avons présenté ce que nous entendions par feedback : un retour sur les actions de vos collaborateurs : une écoute, un échange, un retour positif, motivant, avec également la formulation d’axes d’améliorations.
Quels sont les intérêts à mener un feedback ?

1-    Le feedback montre son intérêt pour le travail de son collaborateur

Sans feedback, il est possible d’imaginer que son responsable n’a même pas conscience du travail qui a été fait…et cela peut être démotivant. Le feedback permet à celui qui le reçoit de se sentir considéré ou reconnu dans ce qu’il fait et de percevoir à travers le feedback l’intérêt qui lui est porté.

2-    Le feedback valorise une action

Recevoir un feedback permet au collaborateur de mieux comprendre l’impact de ses actes sur elle-même, sur les autres ou sur l’organisation. Sans feedback positif un collaborateur peut avoir le sentiment démotivant que son travail n’est… ni bon, ni mauvais… Pour motiver chaque salarié, il faut savoir mettre en valeur les tâches particulièrement bien réalisées

3-    Le feedback permet au collaborateur de progresser

Le feedback et les axes d’améliorations formulés permettent au collaborateur de se donner la possibilité de maintenir sa performance, de progresser et d’ajuster si nécessaire sa contribution au travail de l’équipe. Le risque sans feedback est d’avoir une équipe qui ne cherchera pas à se dépasser mais qui, au contraire, va fournir de moins en moins d’effort puisque, au final, quel que soit l’effort fourni, le retour est le même.
A l’inverse, si le seul feedback qui est fait est le feedback négatif, il est probable que l’équipe se démotive également : à force de n’avoir de retour QUE sur les mauvaises choses, elle va finir par croire qu’elle ne sait que faire cela !

Mais vous vous dîtes peut-être : «Si on ne peut pas formuler de feedback négatif comment dire ce qui ne va pas ? »

Il ne s’agit pas de ne rien dire et de faire comme si tout allait bien. Si de graves manquements ou préjudices sont réalisés il faut bien entendu le dire.

Tout est dans la formulation et tout est question d’équilibre.

Ne faire que du feedback positif ne donnera pas envie de se dépasser puisque tout est déjà parfait… d’où l’importance de formuler des axes d’amélioration…

A l’inverse ne faire que du feedback négatif finira par donner le sentiment au salarié qu’il n’est utile à rien. Un juste équilibre est non seulement motivant mais permet à chacun de se faire une idée juste de la qualité de son travail.

Pour conclure cet article, nous nous placerons du point de vue de celui qui donne le feedback : le manager, chef d’équipe ou chef de projet.

Formuler un feedback lui permettra de :

  • S’assurer que le collaborateur a bien compris ce qu’elle attend de lui en terme de qualité, quantité, comportement, résultat, …
  • Montrer à son collaborateur qu’elle s’intéresse à lui, à son travail, à son développement professionnel.
  • Eviter un recadrage ultérieur plus directif voire une situation qui pourrait dégénérer par manque de réactivité de sa part.

Alors ? convaincu ?

A vous de jouer !

En tout cas sachez que tout cela s’apprend et P2M consulting est là pour vous accompagner si besoin. N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations sur le sujet: contact@p2mconsulting.fr

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Développez votre feedback attitude !

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Alors que le feedback apparaît comme un outil essentiel de Management de la Performance en continu, dans les faits, moins de la moitié des salariés disent recevoir du feedback régulièrement, (étude Success Factors et Oxford Economics. » / Manageris ©2017

Pourquoi ces managers préfèrent-ils passer sous silence les remarques ou félicitations qu’ils pourraient faire à leurs collaborateurs ?

  • Par manque de temps ?
  • Par manque de conviction sur l’utilité et la valeur ajoutée du feedback ?
  • Par manque de savoir-faire, ou par peur ?
  • Peur d’endommager la relation ? Peur de leur réaction ? Peur de s’exposer ou de se mettre en danger ?

Le feedback est pourtant reconnu aujourd’hui comme un outil essentiel à l’avancée du travail et à la motivation des collaborateurs.


Alors en 3 points, tentons de comprendre en quoi consiste un feedback :


Qu’est-ce qu’un feedback ?

Feedback signifie ce qui « nourrit en retour ». Qu’on le donne ou qu’on le reçoive, ce retour d’informations est très utile pour se construire et pour progresser.

Le feedback est un moyen de transmettre un « retour » à une personne sur ses actes, avec comme objectif d’agir sur ses actes futurs, soit en les maintenant ou en les renforçant, soit en les modifiant ou en les corrigeant.

Le feedback ne juge généralement pas la personne elle-même mais son action. Le feedback vise en effet à agir sur les actes.

Pour être efficace, il doit être orienté sur ce que la personne FAIT et non sur ce que la personne EST.

Il décrit factuellement un acte, un comportement, un résultat, et ne se fait pas l’écho de… ou ne formule pas de sous-entendu … au risque que d’être alors inefficace, contre-productif voire nuisible à la relation.

Quand et comment mener le feedback ?

L’entretien annuel à lui seul ne constitue pas un feedback suffisant.

Plus le feedback est mené fréquemment et régulièrement plus il sera fluide et productif.

Nous distinguons :

  • Des feedbacks individuels en face à face et réguliers (tout au long du projet)
  • Des feedback collectifs (à la fin d’un projet par exemple)

Idéalement, un feedback se fait en face à face mais si le manager est régulièrement indisponible ou trop éloigné, s’imposer un feedback systématique par email est un bon début, surtout s’il est positif. Un mail sans autre objectif que de dire « bravo » de la part de sa hiérarchie fait toujours plaisir et motive, voire même valorise.

Caractéristiques d’un feedback efficace

Attention certains feedbacks menés maladroitement peuvent paralyser vos collaborateurs plutôt que de les dynamiser. Aussi certains points d’attention sont à soulever:

Même si celui-ci est plus court et plus informel qu’un entretien de management, il n’en n’est pas moins structuré. Les mots doivent être convenablement choisis, le lieu propice à la communication  (cela peut-être même pendant un déjeuner à l’extérieur !) et le ton approprié à la situation.

Il est important de permettre un « espace de parole » au collaborateur parce que ce face-à-face doit être pour lui l’opportunité d’un échange supplémentaire avec son manager.

L’exercice du feedback se décompose généralement en 3 étapes :

Première étape : Le feedback positif du manager

Ce feedback positif (retour positif sur les actions menées par le collaborateur) du chef de projet va rassurer, encourager. Il est également efficace comme levier de développement et permet de renforcer un comportement apprécié et utile

Sont inclus : les résultats obtenus, les efforts fournis, le niveau d’atteinte des objectifs, les comportements mis en œuvre, l’utilisation des compétences, la contribution dans les projets, le potentiel d’évolution, etc.

  • Pour être efficace, votre feedback doit être factuel. Vous décrivez des faits précis, concrets, se rapportant à un moment spécifique et récent. Vous utilisez donc le verbe « faire » ou des verbes d’action. Vous bannissez le verbe « être » qui s’adresse à ce que la personne est et non à ce qu’elle fait.
  • Dans un feedback, il est essentiel que vous parliez en votre nom et que vous employiez le pronom « je ». Dans cette perspective, vous vous montrez authentique et exprimez votre ressenti « À ce moment précis, j’ai perçu/ressenti ».
  • Attention à vos formulations : évitez les « cette action était très bien mais tu aurais pu ….». Vous connaissez certainement l’histoire du « Mais » qui gomme le compliment formulé en1ère partie de phrase…. Dès lors, nous ne retenons qu’un seul message… celui qui commence par le « mais »…

Seconde étape : le feedback correctif

Le feedback correctif : il vise à formuler des axes d’amélioration qui ont pour but de motiver à améliorer les actions qui doivent l’être… car il y en toujours. C’est également ce qui va motiver vos équipiers, leur donner un objectif. Ces recommandations pratiques seront susceptibles d’être immédiatement utiles à votre interlocuteur.

Troisième étape : le feedback du collaborateur

Pour être complet, cet entretien peut également être constitué (par expérience, P2M Consulting le préconise fortement) de feedbacks du collaborateur sur la relation de travail avec son manager. Ce qui sous-entend les aptitudes d’écoute de celui-ci, sa capacité à prendre en compte les attentes de son collaborateur, à valoriser ses compétences ou encore à donner du sens et de la visibilité.

Enfin, prenez en considération que « recevoir un feedback n’est pas toujours facile pour votre interlocuteur : acceptez sa réaction et sa capacité à assimiler ce que vous êtes en train de lui dire.

Dans notre prochain articles nous approfondirons les intérêts de mener un feedback, intérêts pour vos collaborateurs et pour vous , managers !

A suivre donc…

Des questions ?

N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations sur le sujet : contact@p2mconsulting.fr

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