AMOA Assistance à Maîtrise d'Ouvrage

AMOA – Assistance à Maîtrise d’Ouvrage : A chacun sa définition et surtout sa vision !

Il est généralement admis que l’AMOA a pour fonction d’assister d’une manière opérationnelle la maîtrise d’Ouvrage dans le pilotage du projet confié.

Cette définition est souvent complétée par le rôle de lien fonctionnel entre le maître d’ouvrage (MOA) et le maître d’oeuvre (MOE) : faciliter la coordination et la lisibilité du projet pour l’ensemble des parties prenantes.  

Les compétences (hardskill) de l’AMOA (en délégation de la MOA parfois appelé Chef de projet MOA) sont multiples et le périmètre de ses actions s’inscrit dans :

  • Le cadrage du projet: la collecte des besoins, du client, du Métier, de l’utilisateur, …la rédaction de l’étude de faisabilité, la note de cadrage, la rédaction des spécifications fonctionnelles, du cahier des charges, des comptes-rendus de réunions…
  • La gestion et le pilotage du projet: La cohérence avec la stratégie définie par la MOA (mode agile ou prédictif), la coordination des parties prenantes et des livrables attendus, l’organisation et l’animation des Coproj, des Ateliers de travail, la remontée des indicateurs d’état d’avancement…
  • L’usage d’un référentiel des bonnes pratiques : la définition des grandes étapes du projet (réunion de lancement, initialisation…), la Co-construction de maquettes pour faciliter la prise en main des documents des parties prenantes (compte-Rendu, cahier des charges…)
  • Le choix et la mise en place d’un outil de gestion de projets en mode collaboratif pour mettre un peu d’ordre dans tout cela (il faut être en phase avec son temps, et les outils « usine à gaz » à la papa types tableurs, …. Ben on les laisse à papa :o))

Cette définition non exhaustive reprend les principales caractéristiques attendues généralement d’une AMOA mais  est-elle suffisante ?

Les hard skills sont-ils suffisants pour piloter un projet ?

La maîtrise de la méthodologie Projet est évidemment nécessaire …mais pas suffisante.

La clé du succès pour mener à bien un projet pour une AMOA est selon nous  bien plus complexe.

Un projet ne se résume pas à un catalogue d’actions et un planning. Dans les projets transverses qui sont le quotidien des entreprises de tous secteurs aujourd’hui, chacun peut être amené à intervenir dans le projet comme expert de son domaine. Et chacune de ces parties prenantes a un rôle primordial à jouer pour faire du projet une réussite. Une coordination des parties prenantes issues de métiers variés sera donc nécessaire.

D’où la nécessité de fédérer et impliquer tous les acteurs de l’entreprise à tous les niveaux.

Notre vision chez P2M Consulting est que cette AMOA doit également (je n’ai pas dit « surtout » mais je ne suis pas loin de le penser…) avoir des qualités humaines (ou SoftSkill) orientées : sur la bienveillance, l’écoute, une facilité de communication, la lutte contre les biais cognitifs (ou préjugés), la nuance, la créativité, et l’empathie avec les intervenants du projet.

La clé du succès dans un projet ?

C’est l’humain et la communication, la capacité à fédérer l’ensemble des acteurs vers un objectif commun.

De mon expérience, quand une AMOA met ces qualités au service du projet alors elle obtient de chacun le meilleur, du moins de la grande majorité des parties prenantes.

AMOA juniore ou AMOA séniore, pour la prise en main d’un projet ?

Comme un trajet d’avion, plus il est long, plus il passe dans des zones de turbulences, plus y’à des trous d’airs, mieux vaut alors avoir un pilote chevronné (assisté pourquoi pas d’un junior, la transmission des bonnes pratiques c’est important pour P2M Consulting!) pour être certain que l’avion se pose dans les meilleures conditions et que le voyage soit le moins rude possible pour les passagers.

Comme une AMOA Séniore, un pilote chevronné va en amont cadrer parfaitement son voyage, piloter en collaboration avec l’équipage dans les meilleures conditions, anticiper les risques, prévoir des solutions de contournement, se préparer…à l’imprévu et prendre le plus grand soin de ses passagers. 

AMOA Assistance à Maîtrise d'Ouvrage

Comme un voyage qui traverse une ou des tempêtes, et que les passagers ne suivent pas toutes les bonnes procédures (voir aucune…) édictées au début du vol, le pilote sera le garant des bonnes pratiques en étant lui-même le meilleur exemple et en s’adaptant au contexte si nécessaire.

Notre définition et notre vision chez P2M Consulting, sont donc que notre AMOA doit être un facilitateur, un liant humain fondamental pour fédérer les parties prenantes sur un projet en partageant principalement des qualités d’écoute, d’empathie, d’interaction et de méthodologie en gestion de projets (et pour cela l’utilisation d’un outil de gestion de projets comme Facility Project pour simplifier la gestion du projet en mode collaboratif est un réel plus… www.facility-project.com) 😉 !

Envie d’en savoir plus : nous vous invitons à nous contacter directement, nous serons ravis de répondre à toutes vos questions !

P2M Consulting
Equipe projet vers le succès

Mener un retour d’expériences avec ses équipes : un pilier de l’amélioration continue

Imaginez que vous ayez tout mis en place dans la réussite d’un projet. Tout a été pensé, prévu et millimétré et là, les mêmes erreurs que la fois précédente se reproduisent. Il n’y a pas de hasard : soit vous n’avez pas réalisé de bilans lors de vos précédents projets (REX) soit vous n’avez pas bien exploiter ses données.

Qu’est-ce que le retour d’expérience ?

Le retour d’expérience, aussi appelé REX, est un processus de réflexion organisé par les managers et chefs de projet pour obtenir les feedbacks des équipes sur les éléments positifs et axes d’améliorations des projets en cours ou terminés.

La démarche du retour d’expérience consiste à organiser à chaque étape importante d’un projet (au minimum à la fin du projet) un temps d’échange avec ses équipes sur le déroulement du projet : méthode de travail, outils utilisés, communication de l’équipe…

A l’issue des REX, le manager ou chef de projet disposera ainsi des informations essentielles pour optimiser son travail d’équipe et ses actions futures : les axes d’amélioration, les écueils à éviter, les bonnes pratiques à généraliser et les points forts qui rendent fière l’équipe et contribuer à sa motivation.

Un REX peut devenir une vraie mine d’information pour améliorer ses process et sa gestion de projet. A condition qu’il soit utilisé à bon escient !

Parfois, le REX est critiqué pour sa subjectivité mais c’est bien le principe d’un REX : que chacun puisse s’exprimer sur sa vision du travail mené et sur son ressenti. Tout comme le feedback du manager au collaborateur, le feedback du collaborateur au manager est essentiel et s’avère constructif pour la suite.

Le REX : un incontournable de l’amélioration continue

Un REX est une phase importante dans la vie d’un projet : il faut analyser les retours positifs comme négatifs en les présentant sous forme d’axes d’améliorations.

1ère étape : Libérer la parole et collecter les ressentis

Pour cela, l’animateur du REX (le manager ou chef de projet) devra faire preuve d’écoute, de compréhension, de neutralité pour ne pas être dans le jugement et permettre de libérer la parole de chacun.

Cet échange ou collecte d’information peut se faire via une réunion de travail, des entretiens en one to one ou bien encore via un questionnaire ou une grille d’analyse transmise à l’ensemble des parties prenantes.

Pour cela plusieurs critères et outils d’analyses peuvent être utilisés comme par exemple donner une note générale au projet selon certains critères :

 

  • Le respect des délais
  • La cohésion d’équipe
  • La réalisation de l’objectif
  • La communication et transmission de l’information 
  • Le respect du budget
  • La satisfaction du client

Dans Facility-Project, le nouvel outil de gestion de projet collaboratif, développé par P2M Consulting (www.facility-project.com) , nous vous proposons des trames de Fiche REX que vous pourrez remplir en ligne. L’objectif est de vous faire gagner du temps et d’optimiser votre analyse REX en la liant à vos projets.

Critères du REX

Seconde étape : Synthétiser les retours et mettre en place les actions correctives

Le Rex ne s’arrête en effet pas au simple échange et partage de points de vue.

Ensuite l’animateur aura à synthétiser ces retours et mettre en place un bilan et les éventuelles actions correctrices nécessaire pour optimiser les prochains projets en fonction des retours exprimés.

Aucun intérêt à mener un REX si aucun suivi ou actions correctives n’est ensuite mené : vos collaborateurs pourraient ne plus voir l’intérêt de mener de nouveaux REX par la suite…

Dans le cas des retours positifs, ce sera l’occasion  de féliciter les acteurs concernés et d’identifier les actions mises en place (les « bonnes pratiques » à généraliser).

La mutualisation sera alors de rigueur pour optimiser les projets futurs.

Ces constats positifs seront fondamentaux pour accroître si besoin la motivation de vos équipes pour la réussite des projets futurs! 

Dans le cas des retours principalement négatifs, il convient de comprendre les causes qui ont amené à ce que le projet ne se passe pas comme prévu… et surtout d’identifier les leviers à mettre en place qui permettront de faire mieux la prochaine fois !

Comment mieux tenir nos délais ? Comment mieux satisfaire le client ? Pourquoi le collaborateur n’a-t-il pas pu mener au mieux cette tâche ? Comment améliorer la communication entre les collaborateurs ?

Pour finir en beauté, rédigez un plan de déploiement ou un compte-rendu des retours obtenus. Vous pourrez ainsi synthétiser les éléments qui sont ressortis de cette expérience, les mesures palliatives à mettre en place et les actions préventives à privilégier pour le prochain projet.

Le feedback étant le maître mot de la communication et du bien-être en entreprise, n’hésitez pas à développer votre feedback attitude en partageant les résultats avec votre équipe.

Une réunion finale leur permettra de connaître les points forts de votre organisation, de savoir quelle en sera l’évolution au cours du prochain projet et d’en ressortir d’autant plus soudé.

Bon feedbacks à tous !

P2M Consulting
Facility Project

Tout savoir sur Facility-Project : l’outil de gestion de projets collaboratif créé par P2M Consulting

La gestion de projet attire tout autant qu’elle effraie. Et quand on sait que plus de 80% des projets échouent par faute de temps ou de préparation, il y a de quoi douter… Pourtant, cela ne veut pas dire qu’il ne faut pas vous lancer. Au contraire, cela signifie que vous connaissez les secrets de la réussite des 20% restants et que vous avez toutes les cartes en main pour préparer le terrain de votre réussite. Et pour cela, il vous faut trouver un bon compagnon de route : un outil de gestion de projet collaboratif.

Trouver les secrets de la réussite d’un projet

C’est de notre expertise terrain et des besoins exprimés par nos clients que l’idée de créer Facility-Project nous est venue.

Nous en avions assez de la gestion éparpillée  avec des méthodes complexes, confuses, des documents introuvables aux formats multiples, des tableaux de suivi sur Excell illisibles, trop complexes qui prennent des heures à actualiser et que beaucoup de collaborateurs ne complètent jamais.

Et si une grande partie de la réussite d’un projet résidait dans l’utilisation d’un outil de gestion de projets collaboratif, simple et complet ?

Facility Project
  • Martine (Chef de projet) à Stéphane ( Collaborateur) : « DRING, DRING, DRING » « Allo Stéphane, je t’appelle car je ne visualise pas sur le tableau de suivi, qui semble-t-il n’a pas été actualisé, où tu en es des actions que tu devais mener cette semaine.. et tu sais que certains collaborateurs du projet.. ne peuvent commencer les actions qu’une fois les tiennes réalisées …Alors, pourrais-tu me dire si tu as finalisé les tests sur le projet P948 et sur le projet P944, as-tu pu finaliser le cahier des charges ?….. »
  • Réponse de Stéphane (Collaborateur) à Martine (Chef de projet) : « Ah oui, .. je sais j’allais le faire mais bon, entre nous Martine, j’ai dû mal avec ce tableau de suivi sous tableur.. en plus j’arrive jamais à le retrouver dans leur sharepoint – je perds un temps précieux-,  quand je trouve ce FAMEUX fichier de suivi, y’a au moins 30 colonnes, des cellules remplies de texte pas aligné, en plus à chaque fois, je me fais avoir.. je clique sur Entrée et je sors de la cellule. Bon désolé, je comprends que certains collaborateurs attendent mon retour.. alors bonne nouvelle, j’ai fait ce que je devais faire.. sauf  pour le P433 .. dis-moi Martine ? tu peux le remplir pour moi ce tableau, pendant que je donne les infos , MERCI, MERCI, tu es une super chef de projet»..

Bon entre nous, nous l’avons connue cette situation … ou tant d’autres du même type.. Nous la connaissons encore ou plutôt nous continuerons de la connaître si nous ne changeons rien…  

Comme vous, nos clients cherchaient une solution évolutive complète et simple avec une ergonomie épurée qui réponde à leurs besoins et nous aussi !

Aussi nous avons créé un outil facile d’utilisation qui vous permet d’organiser, de superviser, d’échanger, de communiquer et d’analyser en toute simplicité et ce, quel que soit votre rôle dans le projet.

Notre solution FACILITY PROJECT est un logiciel en mode SAAS qui vous permet de suivre l’avancée de vos projets, de centraliser vos données et de faciliter la collaboration avec les équipes.

Facility-Project, le Management de projets accessible à chacun, quel que soit son rôle dans le projet

Chez P2M Consulting, nous savons l’importance de ce type d’outil pour accompagner et permettre la réussite des projets. Et en tant que conseillers en management de projet, il nous semblait important d’arriver à cette nouvelle étape : créer notre propre outil de gestion de projet.

Pour accompagner nos interventions sur site et au-delà de toutes les formations que nous donnons au quotidien nous avions envie d’aller plus loin en créant l’outil rêvé.

Nous sommes heureux de vous annoncer le lancement officiel de Facility-Project issu de plusieurs mois de travail avec nos équipes :

  • d’ergonomie (merci encore pour ce fabuleux travail qui a permis de rendre cet outil attractif et facile d’utilisation)
  • de développement (merci également pour ce travail de tous les jours qui permet de proposer un outil efficace et opérationnel)
  • de testeurs qui ont œuvré pour optimiser la gestion des projets dans Facility.
  • et nos clients et partenaires qui nous ont fait remonter leurs besoins.

Un vrai travail d’équipe !

Toutes les équipes ont travaillé main dans la main pour créer un outil de gestion de projets collaboratif évolutif à la fois simple et complet. L’objectif n’était pas de proposer un outil complexe réservé aux experts du management de projet mais bien une plateforme SAAS pensée pour chacun d’entre vous. Chefs de projet, managers ou collaborateurs, vous être libre de choisir votre mode de présentation sur cet outil intuitif et simple.

Facility Project un outil de gestion de projet complet pensé pour vous

Pour faire simple, Facility vous permet de suivre facilement l’avancée des projets, de gagner du temps, de centraliser les données et de faciliter la collaboration avec les équipes.

1 - Une planification rigoureuse de votre projet vous apporte lisibilité et vous permet d’avancer plus sereinement dans l’atteinte de vos objectifs.
Tâches et risques du projet

Créez des projets, des modèles de projets, des groupes de projets. Structurez vos projets en grandes étapes avec des tâches, des évènements, des jalons, et même des risques. Ajoutez des tâches et évènements récurrents, programmez-vous des alertes et des rappels…

2 - Par ce que nous sommes tous différents, Facility s’adapte à notre profil et non l’inverse

Pour organiser votre travail et votre équipe, vous avez accès à 4 modes de visualisation, à savoir, le listing, le Gantt, (la représentation graphique de votre planification), l’Agile (le Kanban en colonne de votre projet) ou le Calendrier avec de multiples raccourcis pour une visualisation en 1 clic de votre travail.

Facility Project s’adapte à chaque collaborateur, du chef de projet au contributeur externe. Vous disposez chacun de visions adaptées en fonction de votre expertise, de votre rôle dans le projet et de vos attentes.

Des visuels utiles et opérationnels : priorité, retard, météo de projet, récurrences, nouvelles tâches…un code couleur pour chacun pour vous y retrouver en un clin d’œil !

3 - Pour gagner du temps dans le suivi de votre projet et vos reporting, vos rapports disponibles en 1 clic

Visualisez rapidement vos synthèses et exportez les rapports de vos projets, le plan de charge prévisionnel et effectif.

Des graphiques préformatés ou des tableaux de suivi plus détaillés à personnaliser : c’est au choix.

Des filtres, des tris, des tags (mots clés personnalisés) pour alimenter vos reporting… un panel multiple de possibilités s’offre à vous.

4 - Premier pas vers la collaboration : le calendrier partagé avec vos collaborateurs

Visualisez votre calendrier et celui de vos équipiers, gérez les indisponibilités de vos collaborateurs.

Fixez ainsi plus facilement vos réunions d’équipe.

Exportez facilement votre calendrier Facility vers votre icalendar (outlook, google…).

Facility Project, c’est aussi de nombreux espaces partagés, des zones de discussions structurées par projet et par thématiques pour échanger l’information et dialoguer avec votre équipe.

5 - Aujourd’hui indispensable pour beaucoup : la Visio

Facility Project c’est aussi la Visio-conférence avec partage d’écran et tchat intégré … tout en un pour vous éviter de démultiplier les outils et abonnements divers.

6 - Partagez les documents de vos projets

Enfin, qui dit projet dit stockage de document liés à votre projet : partage de documents multiprojets, documents types préformatés, documents d’aide, création de dossiers personnalisés, fiches client…

Facility Project c’est aussi un accompagnement par des professionnels français du Management de projets

Facility Project a également l’ambition d’insuffler le mode projet dans vos équipes en proposant des formations opérationnelles aux chefs de projets et collaborateurs pour une prise en main rapide et efficace dans votre environnement de travail et vous faire gagner du temps.

Facility Project c’est un logiciel 100% français de gestion de projet, avec un support fonctionnel et technique en France, conçu par des professionnels du Management de projet, au contact quotidien du terrain et à l’écoute des besoins des professionnels que vous êtes.

Nos consultants vous accompagnent dans l’utilisation de Facility, dans la modélisation de vos projets dans Facility et dans la généralisation de son usage auprès de vos équipes : c’est notre métier et notre savoir-faire.

A quoi sert un Outil de gestion de projets
  • des formations sur site au cœur de votre environnement
  • des modules d’accompagnement personnalisables pour optimiser la réussite de vos projets
  • un centre d’aide en ligne à votre disposition directement sur votre Facility

Envie d’en savoir plus ? et découvrir toutes les autres fonctionnalités de Facility Project ?

Pour plonger dans l’univers de Facility et bénéficier d’une présentation personnalisée contactez-nous :

contact@facility-project.com 

De l’importance de clarifier les attendus d’une tâche dans la réussite de votre projet.

Tout projet est décomposé en un ensemble d’actions, de tâches à réaliser par les parties prenantes, membres de l’équipe projet. La réussite d’un projet repose donc sur la bonne réalisation par l’équipe projet de l’ensemble des tâches qui lui sont affectées.

Team leader, Scrum master, Chef de projet, collaborateur, équipe projet, équipe scrum… quelle que soit votre type de fonctionnement Projet (Agile, Prince, PMI ou tout autre Mode Projet personnalisé) il est important que chacune des parties prenantes impliquée dans le projet sache exactement ce qu’elle a à faire, pour quand et avec qui.

 

Pour être bien réalisée une tâche doit être :

 

  • Comprise par tous : utilisez des termes adaptés à votre cible. Le plus important est que les personnes concernées par la réalisation de la tâche aient compris ce que l’on attendait d’eux. L’intitulé de la tâche doit donc être explicite, le vocabulaire employé doit être compréhensible par tous et ne pas prêter à confusion.
  • Claire et exhaustive : nous conseillons vivement de commencer l’intitulé de vos tâches par un verbe afin d’être clair et éviter qu’une même tâche n’en regroupe plusieurs.
  • Réaliste dans les délais au risque de démotiver son exécutant et de ne pas voir la tâche se réaliser du tout. Pour ce faire, préparer votre planification en concertation avec vos équipes est un préalable fondamental.
  • Explicite dans la répartition des rôles notamment si une même tâche devait être affectée à plusieurs personnes.

 

Et c’est précisément sur ce dernier point que la matrice des responsabilités ou RACI intervient. …

Mais qu’est ce donc que le RACI ? … Venez le découvrir dans notre prochain article !

N’hésitez pas à lire tous nos articles sur notre blog :

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