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Equipe projet vers le succès

Mener un retour d’expériences avec ses équipes : un pilier de l’amélioration continue

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Imaginez que vous ayez tout mis en place dans la réussite d’un projet. Tout a été pensé, prévu et millimétré et là, les mêmes erreurs que la fois précédente se reproduisent. Il n’y a pas de hasard : soit vous n’avez pas réalisé de bilans lors de vos précédents projets (REX) soit vous n’avez pas bien exploiter ses données.

Qu’est-ce que le retour d’expérience ?

Le retour d’expérience, aussi appelé REX, est un processus de réflexion organisé par les managers et chefs de projet pour obtenir les feedbacks des équipes sur les éléments positifs et axes d’améliorations des projets en cours ou terminés.

La démarche du retour d’expérience consiste à organiser à chaque étape importante d’un projet (au minimum à la fin du projet) un temps d’échange avec ses équipes sur le déroulement du projet : méthode de travail, outils utilisés, communication de l’équipe…

A l’issue des REX, le manager ou chef de projet disposera ainsi des informations essentielles pour optimiser son travail d’équipe et ses actions futures : les axes d’amélioration, les écueils à éviter, les bonnes pratiques à généraliser et les points forts qui rendent fière l’équipe et contribuer à sa motivation.

Un REX peut devenir une vraie mine d’information pour améliorer ses process et sa gestion de projet. A condition qu’il soit utilisé à bon escient !

Parfois, le REX est critiqué pour sa subjectivité mais c’est bien le principe d’un REX : que chacun puisse s’exprimer sur sa vision du travail mené et sur son ressenti. Tout comme le feedback du manager au collaborateur, le feedback du collaborateur au manager est essentiel et s’avère constructif pour la suite.

Le REX : un incontournable de l’amélioration continue

Un REX est une phase importante dans la vie d’un projet : il faut analyser les retours positifs comme négatifs en les présentant sous forme d’axes d’améliorations.

1ère étape : Libérer la parole et collecter les ressentis

Pour cela, l’animateur du REX (le manager ou chef de projet) devra faire preuve d’écoute, de compréhension, de neutralité pour ne pas être dans le jugement et permettre de libérer la parole de chacun.

Cet échange ou collecte d’information peut se faire via une réunion de travail, des entretiens en one to one ou bien encore via un questionnaire ou une grille d’analyse transmise à l’ensemble des parties prenantes.

Pour cela plusieurs critères et outils d’analyses peuvent être utilisés comme par exemple donner une note générale au projet selon certains critères :

 

  • Le respect des délais
  • La cohésion d’équipe
  • La réalisation de l’objectif
  • La communication et transmission de l’information 
  • Le respect du budget
  • La satisfaction du client

Dans Facility-Project, le nouvel outil de gestion de projet collaboratif, développé par P2M Consulting (www.facility-project.com) , nous vous proposons des trames de Fiche REX que vous pourrez remplir en ligne. L’objectif est de vous faire gagner du temps et d’optimiser votre analyse REX en la liant à vos projets.

Critères du REX

Seconde étape : Synthétiser les retours et mettre en place les actions correctives

Le Rex ne s’arrête en effet pas au simple échange et partage de points de vue.

Ensuite l’animateur aura à synthétiser ces retours et mettre en place un bilan et les éventuelles actions correctrices nécessaire pour optimiser les prochains projets en fonction des retours exprimés.

Aucun intérêt à mener un REX si aucun suivi ou actions correctives n’est ensuite mené : vos collaborateurs pourraient ne plus voir l’intérêt de mener de nouveaux REX par la suite…

Dans le cas des retours positifs, ce sera l’occasion  de féliciter les acteurs concernés et d’identifier les actions mises en place (les « bonnes pratiques » à généraliser).

La mutualisation sera alors de rigueur pour optimiser les projets futurs.

Ces constats positifs seront fondamentaux pour accroître si besoin la motivation de vos équipes pour la réussite des projets futurs! 

Dans le cas des retours principalement négatifs, il convient de comprendre les causes qui ont amené à ce que le projet ne se passe pas comme prévu… et surtout d’identifier les leviers à mettre en place qui permettront de faire mieux la prochaine fois !

Comment mieux tenir nos délais ? Comment mieux satisfaire le client ? Pourquoi le collaborateur n’a-t-il pas pu mener au mieux cette tâche ? Comment améliorer la communication entre les collaborateurs ?

Pour finir en beauté, rédigez un plan de déploiement ou un compte-rendu des retours obtenus. Vous pourrez ainsi synthétiser les éléments qui sont ressortis de cette expérience, les mesures palliatives à mettre en place et les actions préventives à privilégier pour le prochain projet.

Le feedback étant le maître mot de la communication et du bien-être en entreprise, n’hésitez pas à développer votre feedback attitude en partageant les résultats avec votre équipe.

Une réunion finale leur permettra de connaître les points forts de votre organisation, de savoir quelle en sera l’évolution au cours du prochain projet et d’en ressortir d’autant plus soudé.

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Bon feedbacks à tous !

P2M Consulting

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L’après confinement : que changerons-nous dans le management de nos équipes ?

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L’heure du déconfinement a sonné et le retour progressif sur le lieu de travail amène son lot de questionnements. Faut-il maintenir le télétravail ? Comment parvenir à fédérer et à maintenir du lien au sein de son équipe après ces temps de crise ? …

Ce changement brusque qui nous a été imposé nous a amené à modifier de manière durable nos habitudes et nos process. Le moment est venu de tirer les enseignements positifs de cette situation (en langage Projet, nous appelons cela un REX : un retour d’expériences)

A noter que dans cet article, nous ferons abstraction des difficultés économiques engendrées par la situation actuelle (pourtant loin d’être négligeables) et nous nous concentrerons sur les changements managériaux et les nouvelles habitudes de travail.

Pour gérer cette situation inédite au cours de laquelle vos collaborateurs ont adopté de nouvelles habitudes et un nouveau rythme, il convient de procéder à un management de transition.

Ce que le confinement nous a enseigné

Certains d’entre vous ont expérimenté de nouvelles façons de travailler et ces nouveaux process laisseront certainement leur trace. Il est à prévoir que nous garderons certaines pratiques qui se sont pour certains avérées positives :

  • une journée de télétravail par semaine ?
  • le café collectif WhatsApp du matin ?
  • les réunions quotidiennes plus courtes et opérationnelles ?
  • … etc.

Il semblerait que pour nombre d’entre nous, l’agilité se soit introduite dans nos pratiques.

Alors que le confinement a provoqué l’isolement de chacun d’entre nous, il ne nous a jamais autant rapprochés. Le besoin de maintenir un lien, d’échanger, de sortir du cadre professionnel a permis de créer un lien de promiscuité et de disponibilité qui n’était pas toujours évident.

Une nouvelle forme d’échange et de convivialité est née de cette situation alors même que l’éloignement physique n’a jamais été aussi grand.

Paradoxalement, le confinement a permis de générer du lien social au sein des équipes.

Les collaborateurs souhaitaient se joindre plus souvent et démarraient leurs conversations en demandant à l’autre comment il va et comment la situation se passe pour lui. Des questions aussi basiques et personnelles ont permis à beaucoup de remettre l’humain au cœur de l’entreprise.

Ce paradoxe se retrouve dans l’utilisation d’outils digitaux. Autrefois décriés pour éloigner les personnes en les isolant derrière leurs machines, ils ont permis de renforcer le lien social pendant la période de confinement. Visioconférences, messageries, communication dématérialisée, accès aux documents en temps réel, outils de gestion… Un autre lien s’est créé au sein de l’entreprise, de nouvelles façons de travailler également.

Et maintenant, à l’aube d’une nouvelle reprise, comment envisager la suite ?

Le retour sur le lieu de travail est une aubaine pour les personnalités anxieuses à l’idée de rester confiné. A l’inverse, il peut être vécu plus durement par les personnes qui prenaient goût au télétravail et à la flexibilité. Il ne peut être que souhaitable d’envisager des retours d’expérience (REX) avec vos équipes pour échanger avec eux sur leur expérience.

  • Comment ont-ils vécu cette période ?
  • Quels ont été les points positifs et négatifs ?
  • Quels sont les process à maintenir ?
  • Quelles sont les évolutions souhaitées ?

Pour beaucoup, cette période a également été source d’introspection. De son propre positionnement au développement de son entreprise en passant par sa relation avec ses équipes, de nombreux questionnements ont chamboulé les réalités individuelles. Il sera certainement profitable d’échanger avec ces équipes sur ces points également.

 

L’écoute de vos collaborateurs sera primordiale pour faire le point sur la situation et offrir un cadre de travail en corrélation avec leur nouvelle réalité.

En 2018, une étude de McKinsey a montré que les entreprises qui avaient pris acte des évolutions à la suite de la crise performaient mieux que les autres issues du même secteur. En 2019, elles avaient réalisé un chiffre d’affaires de +10% contre une décroissance de -15% pour leurs pairs qui n’avaient pas pris conscience des évolutions ni instauré de changement.

Ecouter ses collaborateurs et comprendre leurs problématiques vous permettra de redéfinir de nouvelles pratiques et de réaménager ensemble  les pratiques existantes.

Bien sûr, il ne s’agit pas de tout bouleverser et de passer à 5 jours sur 5 de télétravail ou de faire des visioconférences 3 fois par jour. Il est à prévoir un certain réaménagement de nos anciennes pratiques pour trouver le juste milieu entre un retour à un cadre de travail rassurant ponctué de nouvelles pratiques. Pourquoi ne pas autoriser 1 journée de télétravail par semaine à chaque collaborateur sur la base du volontariat ? Pourquoi ne pas proposer des salles communes où il est possible de travailler en dehors de son bureau ? Pourquoi ne pas instaurer des réunions de suivi à distance pour plus de rapidité et d’efficacité ?

Aujourd’hui, le maître mot est l’adaptabilité. Face à l’émergence de nouveaux besoins, il convient d’offrir des alternatives aux processus classiques.

Vos équipes vont revenir sur votre lieu de travail avec de nouvelles attentes comme le besoin d’outils permettant une mutualisation des ressources, une centralisation des informations, une communication à distance, un compagnon de travail à distance, etc. Il s’agit de repenser nos équipements et de profiter des outils existants qui nous permettent à la fois d’être mieux organisé, de centraliser les informations et de favoriser la collaboration inter-équipes. Quitte à élargir le champs des possibles, pourquoi ne pas s’intéresser à des services de stockage de données ou des outils de gestion de projets ?

Facility Project, le nouvel outil de gestion de projets développé par P2M Consulting,  s’inscrit dans cette lignée :  chaque collaborateur est derrière son ordinateur tout en étant sur la même interface que les autres.

Facility Project

Avec le confinement, des multiples  technologies comme Zoom ou Skype ont vu leur business grimper en flèche du fait de l’importance de la visioconférence et de l’échange à distance.

Les logiciels de gestion de Projets se sont révélés d’autant plus importants pour maintenir le cap sur les échéances, suivre son travail et celui de ses équipes et impliquer les équipes à distance.

Ils permettent de disposer d’un outil tout-en un proposant toutes les fonctionnalités utiles au télétravail.

Découvrez le logiciel de gestion de projets simple et complet Facility-Project

Cette période que nous venons de vivre et que nous allons traverser quelques semaines encore est l’occasion pour beaucoup de se repenser, de se réinventer tous ensemble, d’aller de l’avant autrement, pour être toujours plus efficaces ensemble.

La tempête n’est pas encore complétement passée, mais elle nous permet déjà d’en tirer du positif. En comprenant les enjeux de la situation actuelle et en prenant acte des évolutions managériales amenées par le confinement, un management de transition efficace pourrait vous permettre d’aborder sereinement la question du travail aujourd’hui au sein de votre organisation.

Un nouveau futur est possible, et nos équipes sont là pour vous accompagner si vous le souhaitez !

contact@p2mconsulting.fr

P2M Consulting

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Chefs de projets et Managers : soyez convaincus des intérêts d’un bon feedback

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Dans notre précédent article (https://www.p2mconsulting.fr/developpez-votre-feedback-attitude/) nous vous avons présenté ce que nous entendions par feedback : un retour sur les actions de vos collaborateurs : une écoute, un échange, un retour positif, motivant, avec également la formulation d’axes d’améliorations.
Quels sont les intérêts à mener un feedback ?

1-    Le feedback montre son intérêt pour le travail de son collaborateur

Sans feedback, il est possible d’imaginer que son responsable n’a même pas conscience du travail qui a été fait…et cela peut être démotivant. Le feedback permet à celui qui le reçoit de se sentir considéré ou reconnu dans ce qu’il fait et de percevoir à travers le feedback l’intérêt qui lui est porté.

2-    Le feedback valorise une action

Recevoir un feedback permet au collaborateur de mieux comprendre l’impact de ses actes sur elle-même, sur les autres ou sur l’organisation. Sans feedback positif un collaborateur peut avoir le sentiment démotivant que son travail n’est… ni bon, ni mauvais… Pour motiver chaque salarié, il faut savoir mettre en valeur les tâches particulièrement bien réalisées

3-    Le feedback permet au collaborateur de progresser

Le feedback et les axes d’améliorations formulés permettent au collaborateur de se donner la possibilité de maintenir sa performance, de progresser et d’ajuster si nécessaire sa contribution au travail de l’équipe. Le risque sans feedback est d’avoir une équipe qui ne cherchera pas à se dépasser mais qui, au contraire, va fournir de moins en moins d’effort puisque, au final, quel que soit l’effort fourni, le retour est le même.
A l’inverse, si le seul feedback qui est fait est le feedback négatif, il est probable que l’équipe se démotive également : à force de n’avoir de retour QUE sur les mauvaises choses, elle va finir par croire qu’elle ne sait que faire cela !

Mais vous vous dîtes peut-être : «Si on ne peut pas formuler de feedback négatif comment dire ce qui ne va pas ? »

Il ne s’agit pas de ne rien dire et de faire comme si tout allait bien. Si de graves manquements ou préjudices sont réalisés il faut bien entendu le dire.

Tout est dans la formulation et tout est question d’équilibre.

Ne faire que du feedback positif ne donnera pas envie de se dépasser puisque tout est déjà parfait… d’où l’importance de formuler des axes d’amélioration…

A l’inverse ne faire que du feedback négatif finira par donner le sentiment au salarié qu’il n’est utile à rien. Un juste équilibre est non seulement motivant mais permet à chacun de se faire une idée juste de la qualité de son travail.

Pour conclure cet article, nous nous placerons du point de vue de celui qui donne le feedback : le manager, chef d’équipe ou chef de projet.

Formuler un feedback lui permettra de :

  • S’assurer que le collaborateur a bien compris ce qu’elle attend de lui en terme de qualité, quantité, comportement, résultat, …
  • Montrer à son collaborateur qu’elle s’intéresse à lui, à son travail, à son développement professionnel.
  • Eviter un recadrage ultérieur plus directif voire une situation qui pourrait dégénérer par manque de réactivité de sa part.

Alors ? convaincu ?

A vous de jouer !

En tout cas sachez que tout cela s’apprend et P2M consulting est là pour vous accompagner si besoin. N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations sur le sujet: contact@p2mconsulting.fr

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Développez votre feedback attitude !

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Alors que le feedback apparaît comme un outil essentiel de Management de la Performance en continu, dans les faits, moins de la moitié des salariés disent recevoir du feedback régulièrement, (étude Success Factors et Oxford Economics. » / Manageris ©2017

Pourquoi ces managers préfèrent-ils passer sous silence les remarques ou félicitations qu’ils pourraient faire à leurs collaborateurs ?

  • Par manque de temps ?
  • Par manque de conviction sur l’utilité et la valeur ajoutée du feedback ?
  • Par manque de savoir-faire, ou par peur ?
  • Peur d’endommager la relation ? Peur de leur réaction ? Peur de s’exposer ou de se mettre en danger ?

Le feedback est pourtant reconnu aujourd’hui comme un outil essentiel à l’avancée du travail et à la motivation des collaborateurs.


Alors en 3 points, tentons de comprendre en quoi consiste un feedback :


Qu’est-ce qu’un feedback ?

Feedback signifie ce qui « nourrit en retour ». Qu’on le donne ou qu’on le reçoive, ce retour d’informations est très utile pour se construire et pour progresser.

Le feedback est un moyen de transmettre un « retour » à une personne sur ses actes, avec comme objectif d’agir sur ses actes futurs, soit en les maintenant ou en les renforçant, soit en les modifiant ou en les corrigeant.

Le feedback ne juge généralement pas la personne elle-même mais son action. Le feedback vise en effet à agir sur les actes.

Pour être efficace, il doit être orienté sur ce que la personne FAIT et non sur ce que la personne EST.

Il décrit factuellement un acte, un comportement, un résultat, et ne se fait pas l’écho de… ou ne formule pas de sous-entendu … au risque que d’être alors inefficace, contre-productif voire nuisible à la relation.

Quand et comment mener le feedback ?

L’entretien annuel à lui seul ne constitue pas un feedback suffisant.

Plus le feedback est mené fréquemment et régulièrement plus il sera fluide et productif.

Nous distinguons :

  • Des feedbacks individuels en face à face et réguliers (tout au long du projet)
  • Des feedback collectifs (à la fin d’un projet par exemple)

Idéalement, un feedback se fait en face à face mais si le manager est régulièrement indisponible ou trop éloigné, s’imposer un feedback systématique par email est un bon début, surtout s’il est positif. Un mail sans autre objectif que de dire « bravo » de la part de sa hiérarchie fait toujours plaisir et motive, voire même valorise.

Caractéristiques d’un feedback efficace

Attention certains feedbacks menés maladroitement peuvent paralyser vos collaborateurs plutôt que de les dynamiser. Aussi certains points d’attention sont à soulever:

Même si celui-ci est plus court et plus informel qu’un entretien de management, il n’en n’est pas moins structuré. Les mots doivent être convenablement choisis, le lieu propice à la communication  (cela peut-être même pendant un déjeuner à l’extérieur !) et le ton approprié à la situation.

Il est important de permettre un « espace de parole » au collaborateur parce que ce face-à-face doit être pour lui l’opportunité d’un échange supplémentaire avec son manager.

L’exercice du feedback se décompose généralement en 3 étapes :

Première étape : Le feedback positif du manager

Ce feedback positif (retour positif sur les actions menées par le collaborateur) du chef de projet va rassurer, encourager. Il est également efficace comme levier de développement et permet de renforcer un comportement apprécié et utile

Sont inclus : les résultats obtenus, les efforts fournis, le niveau d’atteinte des objectifs, les comportements mis en œuvre, l’utilisation des compétences, la contribution dans les projets, le potentiel d’évolution, etc.

  • Pour être efficace, votre feedback doit être factuel. Vous décrivez des faits précis, concrets, se rapportant à un moment spécifique et récent. Vous utilisez donc le verbe « faire » ou des verbes d’action. Vous bannissez le verbe « être » qui s’adresse à ce que la personne est et non à ce qu’elle fait.
  • Dans un feedback, il est essentiel que vous parliez en votre nom et que vous employiez le pronom « je ». Dans cette perspective, vous vous montrez authentique et exprimez votre ressenti « À ce moment précis, j’ai perçu/ressenti ».
  • Attention à vos formulations : évitez les « cette action était très bien mais tu aurais pu ….». Vous connaissez certainement l’histoire du « Mais » qui gomme le compliment formulé en1ère partie de phrase…. Dès lors, nous ne retenons qu’un seul message… celui qui commence par le « mais »…

Seconde étape : le feedback correctif

Le feedback correctif : il vise à formuler des axes d’amélioration qui ont pour but de motiver à améliorer les actions qui doivent l’être… car il y en toujours. C’est également ce qui va motiver vos équipiers, leur donner un objectif. Ces recommandations pratiques seront susceptibles d’être immédiatement utiles à votre interlocuteur.

Troisième étape : le feedback du collaborateur

Pour être complet, cet entretien peut également être constitué (par expérience, P2M Consulting le préconise fortement) de feedbacks du collaborateur sur la relation de travail avec son manager. Ce qui sous-entend les aptitudes d’écoute de celui-ci, sa capacité à prendre en compte les attentes de son collaborateur, à valoriser ses compétences ou encore à donner du sens et de la visibilité.

Enfin, prenez en considération que « recevoir un feedback n’est pas toujours facile pour votre interlocuteur : acceptez sa réaction et sa capacité à assimiler ce que vous êtes en train de lui dire.

Dans notre prochain articles nous approfondirons les intérêts de mener un feedback, intérêts pour vos collaborateurs et pour vous , managers !

A suivre donc…

Des questions ?

N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations sur le sujet : contact@p2mconsulting.fr

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