Les 7 principaux types de réunions de projet avec P2M Consulting

Les principales réunions à mettre en place pour piloter un projet

Publié le 23 février 2023

A quoi servent les réunions d’un projet ?

Les réunions font parties intégrantes de la vie de nos projets.

Que l’on soit animateur ou simple participant, en Visio ou en présentiel, nos semaines de travail sont rythmées par de nombreuses réunions.

Un projet sans réunion n’est pas vraiment un projet.

Tout au long de la vie de vos projets différentes réunions vont être mises en place, chacune ayant un objectif bien précis.

Quel est l’objectif principal des réunions de projet ?

Aider au suivi et à la réussite du projet.

Que ce soit pour partager l’information, valider un état d’avancement, mettre en place le travail opérationnel par les équipes terrain, aider à la prise de décision stratégique de la direction… toutes ces réunions ont une mission spécifique et sont fondamentales.

Ces réunions permettent une bonne circulation de l’information (les informations techniques, les informations d’avancement et les informations motivationnelles) et lient l’ensemble des parties prenantes du projet entre elles.

Les réunions sont en effet des éléments clés de réussite d’un projet, elles sont donc indispensables et leur préparation fait partie intégrante des missions du chef de projet.

Quelles sont les principales réunions qui rythment la vie de votre projet ?

Nous vous présenterons ici 7 principales typologies de réunions qui structurent la gestion d’un projet.. mais on pourrait en trouver bien d’autre avec d’autres terminologies… et nous ne parlerons pas ici des réunions « hors projet » qui rythment également la vie d’une entreprise comme les réunions d’équipe du lundi matin, les entretiens professionnels annuels ou autres….

Si déjà vous connaissez et mettez en œuvre ces 7 typologies de réunions pour gérer et piloter vos projets, vous serez au top !

Ces réunions rythment le cycle de vie du projet :

Les réunions de cadrage qui préparent au lancement
La réunion de lancement
Les réunions de gouvernance et de suivi du projet : Copil, Coproj, Comités de suivi …
Les réunions ponctuelles qui apparaîtront de façon plus ou moins anticipable au cours du projet : ateliers thématiques ou réunions de crise
La réunion de clôture
Le REX

Chaque typologie de réunion possède son propre objectif et chacune de ces réunions peut être planifiée à une fréquence différente des autres.

Leurs objectifs, leurs participants, leur fréquence, leur durée, leurs modalités de mise en œuvre sont généralement définis lors de la réunion de lancement du projet (sauf pour les réunions ponctuelles qui par définition ont un caractère exceptionnel et non anticipable).

Les 7 principales réunions d’un projet : utilité, typologie et contenu

En phase d’avant-projet :

1 : Les réunions de cadrage

Organisées en phase d’avant-projet avant la réunion de lancement, en vue de la préparer au mieux, ces réunions de cadrage permettent d’auditionner les différents acteurs du projet : le client notamment pour définir son besoin, les parties prenantes, pour valider les objectifs.

Ces réunions de cadrage pré lancement, vont servir à préciser le projet, à le définir au mieux afin d’étudier sa faisabilité et valider la décision de lancement.

Objectif : définir le projet, étudier sa faisabilité, rencontrer les principales parties prenantes
Fréquence : variable selon le projet, à réaliser avant le lancement du projet
Durée : 30 minutes à 2 heures par réunion selon le projet
Participants: les principales parties prenantes (Client, Sponsor, équipiers majeurs, chef de projet)

A l’issue de ces réunions de cadrage, il est en général rédigée une note de cadrage qui sera validée en réunion de lancement et qui permet de présenter le projet à l’ensemble des parties prenantes : besoin, contexte, objectif, forces, faiblesses, rôle et responsabilités des parties prenantes, instances de pilotage, analyse des risques majeurs, grandes étapes et plan de communication du projet.

2 : Le Kick Off meeting ou réunion de lancement

La réunion de lancement est un moment officiel du projet. C’est un événement majeur du projet qui va permettre de réunir les différents acteurs internes et externes et d’initier la dynamique collaborative du projet.

Objectif : Informer, donner le contexte et enjeux du projet, fixer les objectifs et les modalités de gestion de projet
Fréquence: Unique, au démarrage du projet
Durée: 2 heures (si les réunions de cadrages ont été bien menées en amont)
Participants : Toutes les personnes impliquées dans le projet

Cette réunion valide les rôles, les documents de référence et outils qui permettent de passer à la phase opérationnelle du projet.

Selon les projets, il est parfois organisé 2 réunions de lancement :

En interne avec l’ensemble de l’équipe projet et éventuellement leurs responsables hiérarchiques Cette réunion est interactive afin que les collaborateurs puissent poser des questions et présenter des contraintes, des exigences qui peuvent interférer avec le projet. Cette réunion valide également le plan d’actions opérationnel des prochaines semaines.
En externe avec les clients et les acteurs, sponsors et partenaires du 1er cercle. Le commanditaire pourra alors introduire la réunion. Il pourra ainsi donner un sens au projet et montrer son engagement et son exigence.

En phase de réalisation du projet :

3 : Les Comités de pilotage (Copil)

La réunion du comité de pilotage, aussi appelée Copil est une instance de gouvernance, qui consiste à suivre l’état d’avancement global du projet, à prendre des décisions et à vérifier que le projet se déroule selon les exigences du client en terme de qualité, coûts et délais. Elle permet de définir une stratégie d’orientation pour votre projet. Elle permet notamment de décider des Go/No Go aux phases importantes du projet, d’analyser les propositions remontées par les chefs de projet, de modifier, réduire ou étendre le périmètre du projet et de valider les livrables projet.

Objectif : Suivre l’avancement du projet, planifier les jalons-clés et arbitrer les décisions
Fréquence : Mensuelle ou tous les 2 mois, ou tous les trimestres pour les projets très longs et gérés en méthode prédictive
Durée : 2 heures
Participants : Chef de projet MOE, Chef de projet MOA, Client, Décideurs (Codir – Comité de direction de l’entreprise). Les membres du COPIL peuvent également inviter sur demande un acteur projet spécifique, en fonction des points mis à l’ordre du jour de la réunion.

4 : Les réunions de suivi de projet - Les Comités de projet (Coproj)

Certains projets n’ont pas de Coproj et n’ont que des réunions de suivis dont le nom peut varier selon les structures et selon les projets.

On les appelle réunions de revue de projet, réunion de suivi, d’évaluation, Corun (Comité de suivi de maintenance) ou encore réunion d’avancement …

Ces réunions opérationnelles de suivi vont idéalement ponctuer la vie du projet avec une certaine régularité qui sera à adapter selon les projets. Elles permettent d’avoir des échanges réguliers sur des sujets opérationnels.

Objectif: Faire un point détaillé opérationnel sur l’avancement du projet, traiter les difficultés opérationnelles, coordonner les actions à réaliser dans le cadre du projet, valider les écarts entre les réalisations et les prévisions…
Fréquence : quotidienne ou hebdomadaire voire tous les 15 jours selon les projets
Durée : 30 minutes à 1 heure selon leur fréquence
Participants : Chef de projet MOE, Chef de projet MOA, autres acteurs invités sur demande selon leur implication du moment, soit métiers soit techniques, en fonction de l’ordre du jour du comité projet

Ces réunions, animées par le chef de projet, sont généralement planifiées dès le début du projet à un rythme périodique et permettent de piloter efficacement le projet entre chaque Copil.

5 : Les réunions ponctuelles

Ces réunions « ponctuelles » ne sont généralement pas planifiées au lancement du projet. Elles apparaissent soit pour régler un problème spécifique ou pour travailler sur une thématique précise.

Ateliers thématiques : communication, technique…
Entretiens individuels, les audits…
Réunions de crise ou de résolutions de problèmes
….

Ces réunions ne sont pas toujours animées par le Chef de projet et leur fréquence n’est pas régulière.

Objectif: régler une difficulté, un risque survenu, trouver une solution de contournement, réfléchir à une problématique, organiser un atelier spécifique sur une thématique
Fréquence : non définie, ponctuelle en fonction des besoins
Durée : 1 à 2 heures
Participants : tout le monde peut y être convié : référent technique, référent risque utilisateur clé, référent métier…

Par exemple :

Le comité de crise se réunit de manière exceptionnelle afin de faire face à une situation critique susceptible de pénaliser la réussite du projet qui n’a pas pu être anticipée ou traitée lors du comité de pilotage. .

Les ateliers thématiques, permettent quant à eux de réfléchir et travailler r sur une thématique précise. Un atelier de travail peut être une réunion de passation de connaissances, une réunion de brainstorming, ou encore un point de synchronisation entre différents acteurs.

En phase de clôture :

6 : La réunion de clôture

Tout comme la réunion de lancement, la réunion de clôture est un moment solennel dans le projet

La/ les réunions clôture (en interne avec les équipes / en externe avec les clients, sponsors et partenaires). Tous les membres de l’équipe projet et leur hiérarchie peuvent y être invités.

Menée par le chef de projet, elle intervient alors que la totalité des travaux du projet est terminée. La réunion de clôture permet un bilan général du projet, un retour d’expérience et une reconnaissance du travail effectué par les différents contributeurs.

Objectif : vérifier la conformité des livrables avec l’attendu, valider l’atteinte de l’objectif,, remercier les acteurs projet, marquer la fin du projet et assurer éventuellement une transition vers l’équipe RUN
Fréquence : Unique, à la fin du projet
Durée : 2 heures + un temps d’échange informel ensuite (comme par exemple un pot ou une petite fête)
Participants: Chef de projet MOE, Chef de projet MOA, Client, décideurs (Codir), sponsors, clients, acteurs techniques ou métiers et toute autre personne invitée par les membres du COPIL

Après cette réunion, le chef de projet aura à :

Finaliser et diffuser son rapport de clôture,
Clôturer son projet dans l’outil de gestion de projet : insertion des derniers documents actualisés, clôture des tâches et jalons.
Organiser un REX (nous le verrons juste après le Rex peut faire partie intégrante de la réunion de clôture ou/et être organisé en amont de la réunion de clôture. Dans ce cas les résultats du Rex seront alors présentés lors de la clôture)

7 : Les réunions bilan et REX

Le retour d’expérience, aussi appelé REX, est un processus de réflexion organisé par les managers et chefs de projet pour obtenir les feedbacks des équipes sur les éléments positifs et axes d’améliorations des projets en cours ou terminés.

Ces réunions de retour d’expérience peuvent organisées au mieux tout au long du cycle de vie du projet.

A minima il est recommandé de réaliser un REX en fin de projet (avant ou après la réunion de clôture selon les cas).

Objectif : tirer les enseignements pour améliorer le fonctionnement des projets à venir et les bonnes pratiques de l’organisation.

Fréquence : A mimima une fois à la fin du projet. (Des mini REX peuvent être organisés ponctuellement aux grandes étapes du projet)
Durée : variable selon les modalités d’organisation / 30 minutes à 1 heure pour les entretiens indivuels / 2 heures pour la réunion collectives de restitutions
Participants: toutes les parties prenantes au projet pour avoir une vision au plus juste

Dans un processus d’amélioration continue, ces REX permettent :

De donner l’opportunité aux membres de l’équipe projet de s’exprimer sur leur vécu et ressenti
De proposer des améliorations dans les référentiels de management de projet
De reconnaître et valoriser les contributions de chacun.
De ne pas répéter les erreurs des derniers projets

Bien souvent négligé, un REX est pourtant essentiel pour gagner en performance sur les prochains projets

Vous voulez en savoir plus sur les REX ? alors voici un peu de lecture :

Comment mener un REX avec ses équipes avec P2M ?

Comment organiser un REX avec Facility Project ?

Et comment animer ces réunions de projet ?

Comme nous le disions en introduction, nous pouvons passer beaucoup de temps en réunions diverses et variées : un directeur ou chef de projet peut même passer jusqu’à 70% de son temps en réunion !

Alors il est fondamental d’optimiser ce temps pour que ces réunions soient le plus opérationnelles et le moins chronophage possible.

Nous l’avons vu, à chaque réunion correspond un objectif, une fréquence, une durée et une cible de participant bien défini en amont.

En outre la maîtrise de la conduite de ces réunions est une véritable compétence à acquérir pour optimiser la réussite des projets :

la réalisation et la diffusion d’un ordre du jour,
les modalités d’animation,
les supports de présentation
le partage du temps de parole
l’élaboration et le suivi des compte-rendu
…

Autant de savoir faire et de savoir être à maîtriser pour l’animateur.

Différents outils sont également utilisés pour animer ces réunions :

Kanban,
Speedboat,
Design thinking,
6 chapeaux
Et autres outils interactifs pour animer vos réunions en Visio notamment …

Objectif : être efficace et collaboratif !

Vous souhaitez en savoir plus sur les outils pour animer ces réunions ou encore vous former sur la conduite efficace des réunions ?

De nombreuses formations existent : nous vous recommandons plus particulièrement nos formations P2M Consulting (et notamment la formation « Conduire efficacement une réunion ».

P2M Consulting est un cabinet de conseil et de formation en Management de projet certifié Qualiopi pour ses actions de formations.

100% de stagiaires recommandent nos formation, pourquoi pas vous ? !

Plus d’informations sur nos formations

Très bons projets et bonnes réunions à tous !

Envie d’en savoir plus : nous vous invitons à nous contacter directement, nous serons ravis de répondre à toutes vos questions !

gestion de projets

Pourquoi et comment gérer les risques de vos projets ?

Publié le 19 novembre 2022

Avant de commencer cet article, quelques petites précisions :

Qu’est ce qu’un risque ? En gestion de projets on parle traditionnellement de risque pour signifier tout évènement incertain, qui, s’il se produisait, aurait un impact sur les objectifs du projet. Bien souvent assimilé à une menace, un risque, selon sa conséquence peut également s’avérer être une opportunité.
Pourquoi s’inquiéter des risques ? parce qu’en gestion de projet, le risque zéro n’existe pas … et que comme pour tout le reste … mieux vaut prévenir que guérir. Les conséquences des éventuelles menaces seront mieux gérées (voire contournées) si elles sont anticipées.
Quel est l’objectif de la prise en compte des risques ? il est simple : Optimiser la réussite de vos projets
Comment gérer les risques ? En identifiant au plus tôt tous les obstacles et les aléas que vous pourriez rencontrer lors de la réalisation de votre projet, afin de les limiter et de trouver une stratégie pour remédier au problème s’il venait à se produire.
Qu’est-ce qu’un plan de gestion des risques ? Une méthode pour évaluer vos risques et sécuriser votre projet.

La gestion des risques de projet permet, grâce à des outils et une méthode, d’identifier et d’évaluer les risques ainsi que leur impact sur le projet puis d’envisager des actions préventives et correctives qui permettront d’optimiser la réussite de vos projets.

Elle est initiée dès la phase démarrage du projet et est ensuite maintenue tout au long du cycle de vie du projet.

Comment mener votre plan de gestion des risques ?

Nous vous présentons ici les principales étapes de la mise en œuvre d’une gestion des risques projet efficace :

1 – Définir votre stratégie

Il s’agira à ce stade de définir les modalités de mise en place de votre plan de gestion des risques :

Définir les rôles et les responsabilités des parties prenantes : qui pilote ce plan, quels sont les acteurs concernés et les référents associés à chaque risque.
Définir les outils utilisés (registre des risques, matrice de Farmer …)
Organiser le plan de communication pour piloter ces risques (quelles réunions de revue de risques, avec qui et à quelle fréquence …)

2 – Identifier les risques projet

Le chef de projet et ses équipes vont établir une liste recensant tous les risques pouvant avoir un impact sur le projet.

Les risques ainsi identifiés vont ensuite être répertoriés dans un registre des risques qui permettra de les classifier puis de les suivre durant tout le cycle de vie du projet.

Le registre des risques est l’un des plus importants livrables de la gestion des risques projet.

Ce document détaille :

tous les risques identifiés : intitulé, code, référent ayant en charge son suivi ou sa résolution, date d’identification, catégorie du risque (financier, opérationnel, humain, stratégique…) typologie du risque (interne / externe), taux de criticité et impact sur le projet, date d’apparition ou de résolution, solutions envisagées….
et contient les résultats de l’ensemble des étapes de gestion des risques : solutions préventives comme curatives.

Ce registre des risques permet d’avoir une vision claire et partagée de l’ensemble des risques en y affectant différentes informations :

3 - Classer les risques projet

A ce stade, une analyse du risque permet de hiérarchiser ces risques et de déterminer leur degré de criticité.

Un outil souvent utilisé est la matrice de Farmer : elle aide à prioriser les risques en les classant en fonction de :

leur probabilité d’apparition
Leur niveau d’impact sur l’atteinte de l’objectif de votre projet

4 – Mettre en œuvre les actions préventives et/ou correctives

Une fois les risques identifiés et hiérarchisés, le chef de projet va ensuite définir une stratégie de gestion pour chacun des risques et traiter de façon prioritaire les risques majeurs du projets (ceux ayant un niveau de criticité le plus élevé).

A ce stade 4 stratégies principales sont généralement envisagées :

Accepter le risque et ses conséquences éventuelles, car en effet il est rarement possible de traiter tous les risques et parfois la stratégie vise à intégrer dès le départ les retards ou surcout éventuels liés à un risque identifié en amont du démarrage du projet.
Atténuer les risques : Mettre en place des actions pour tenter de diminuer la probabilité de concrétisation du risque ou ses impacts potentiels,
Eliminer le risque totalement : Par une investigation approfondie en amont ou par une réorientation du projet : réévaluation des objectifs, changement de son environnement, modification des délais, des coûts, des ressources…
Transférer le risque à un tiers vers des partenaires susceptibles de mieux le maîtriser (fournisseurs ou sous-traitants spécialistes d’une discipline particulière). Cette stratégie n’élimine pas le risque mais confie à des tiers son pilotage pour en maîtriser au mieux ses impacts..

Les actions préventives permettront de limiter la probabilité d’’apparition des risques ou leur impact sur le projet

Les actions correctives, notamment pour des risques non identifiés en amont, permettront de s’adapter sur le tas pour diminuer le niveau d’impact voire si possible, les faire disparaître.

5 - Piloter les risques projet

Il s’agit à ce stade pour le Chef de projet de suivre et contrôler l’évolution des risques projet et leur impact sur le projet afin de réévaluer si besoin la stratégie de gestion des risques.

Lors de cette étape de la gestion des risques projet, il s’agit de mettre en œuvre les plans de réponses aux risques, mettre à jour le registre des risques, surveiller les risques résiduels et identifier les nouveaux risques.

Plusieurs actions peuvent être décidées dans cette phase de pilotage :

Réévaluation des objectifs ou de la planification du projet
Élaboration d’un nouveau plan d’actions lorsque le risque n’était pas identifié initialement ou suffisamment important
Révision du plan de réponse: lorsqu’il s’avère que les mesures prévues initialement pourraient ne pas être pertinentes.
Mise en veille : lorsque le degré de criticité du risque a diminué à un seuil acceptable
Clôture du risque lorsque le risque n’est plus d’actualité ou a été résolu
Réalisation d’analyses plus poussées: lorsqu’il est nécessaire de repousser la prise de décision jusqu’à ce que de plus amples renseignements soit disponibles.
Suivi normal lorsqu’aucune action spécifique n’est requise autre que de continuer les activités de suivi des risques.

Au cours du projet, le chef de projet organise des Revues des risques. Ces réunions assurent le suivi régulier des risques ainsi que l’état d’avancement d’un risque « avéré ». Lors de cette revue, les participants émettent un avis sur les évaluations, les plans d’actions et la clôture des risques.

Le chef de projet communique également lors de Comité de Pilotage. Au cours desquels il présente les principaux risques, leurs traitements via les actions mises en œuvre et les résultats obtenus par rapport aux objectifs fixés.

6 – Bilans et REX

Phase parfois négligée mais néanmoins fondamentale (notamment pour les prochains projets) la fin du projet et la fermeture d’un dossier de risques s’accompagner d’une documentation sur la raison de l’échec ou de la réussite du plan de gestion des risques.

La mise à jour du registre des risques avec les explications associées aux échecs et aux réussites constituera une aide très utile pour les autres projets.

Quels sont donc les objectifs de la gestion des risques dans un projet ?

Réduire les risques qui pèsent sur le projet.
Maîtriser leurs conséquences.
Mettre en place des actions de prévention.
Mettre en place des actions palliatives.
Arbitrer les coûts correspondants.

Pour ce faire, le chef de projet peut se faire aider du PMO, de professionnels externes en gestion de risques et d’outils adaptés.

Comment puis-je faciliter la gestion des risques d’un projet ?

En suivant les 6 étapes présentées ci-dessus
En utilisant des outils qui peuvent vous faire gagner un temps précieux :
Certains Outils de gestion de projets vous permettent de piloter plus efficacement vos projets et vous offre en plus la possibilité d’intégrer vos risques dans vos projets. C’est le cas par exemple de Facility Project, l’outil de gestion de projets collaboratif développé par P2M Consulting : facility-project.com

Vous pouvez tester gratuitement l’outil pendant 30 jours en cliquant ici : https://www.facility-project.com/essayer-facility-project/

En outre les professionnels comme P2M peuvent vous accompagner pour piloter vos projets et optimiser leur réussite
www.p2mconsulting.fr

Envie d’en savoir plus : nous vous invitons à nous contacter directement, nous serons ravis de répondre à toutes vos questions !

gestion de projets

AMOA – Assistance à Maîtrise d’Ouvrage : A chacun sa définition et surtout sa vision !

Publié le 25 mai 2022

Il est généralement admis que l’AMOA a pour fonction d’assister d’une manière opérationnelle la maîtrise d’Ouvrage dans le pilotage du projet confié.

Cette définition est souvent complétée par le rôle de lien fonctionnel entre le maître d’ouvrage (MOA) et le maître d’oeuvre (MOE) : faciliter la coordination et la lisibilité du projet pour l’ensemble des parties prenantes.

Les compétences (hardskill) de l’AMOA (en délégation de la MOA parfois appelé Chef de projet MOA) sont multiples et le périmètre de ses actions s’inscrit dans :

Le cadrage du projet: la collecte des besoins, du client, du Métier, de l’utilisateur, …la rédaction de l’étude de faisabilité, la note de cadrage, la rédaction des spécifications fonctionnelles, du cahier des charges, des comptes-rendus de réunions…
La gestion et le pilotage du projet: La cohérence avec la stratégie définie par la MOA (mode agile ou prédictif), la coordination des parties prenantes et des livrables attendus, l’organisation et l’animation des Coproj, des Ateliers de travail, la remontée des indicateurs d’état d’avancement…
L’usage d’un référentiel des bonnes pratiques : la définition des grandes étapes du projet (réunion de lancement, initialisation…), la Co-construction de maquettes pour faciliter la prise en main des documents des parties prenantes (compte-Rendu, cahier des charges…)
Le choix et la mise en place d’un outil de gestion de projets en mode collaboratif pour mettre un peu d’ordre dans tout cela (il faut être en phase avec son temps, et les outils « usine à gaz » à la papa types tableurs, …. Ben on les laisse à papa :o))

Cette définition non exhaustive reprend les principales caractéristiques attendues généralement d’une AMOA mais est-elle suffisante ?

Les hard skills sont-ils suffisants pour piloter un projet ?

La maîtrise de la méthodologie Projet est évidemment nécessaire …mais pas suffisante.

La clé du succès pour mener à bien un projet pour une AMOA est selon nous bien plus complexe.

Un projet ne se résume pas à un catalogue d’actions et un planning. Dans les projets transverses qui sont le quotidien des entreprises de tous secteurs aujourd’hui, chacun peut être amené à intervenir dans le projet comme expert de son domaine. Et chacune de ces parties prenantes a un rôle primordial à jouer pour faire du projet une réussite. Une coordination des parties prenantes issues de métiers variés sera donc nécessaire.

D’où la nécessité de fédérer et impliquer tous les acteurs de l’entreprise à tous les niveaux.

Notre vision chez P2M Consulting est que cette AMOA doit également (je n’ai pas dit « surtout » mais je ne suis pas loin de le penser…) avoir des qualités humaines (ou SoftSkill) orientées : sur la bienveillance, l’écoute, une facilité de communication, la lutte contre les biais cognitifs (ou préjugés), la nuance, la créativité, et l’empathie avec les intervenants du projet.

La clé du succès dans un projet ?

C’est l’humain et la communication, la capacité à fédérer l’ensemble des acteurs vers un objectif commun.

De mon expérience, quand une AMOA met ces qualités au service du projet alors elle obtient de chacun le meilleur, du moins de la grande majorité des parties prenantes.

AMOA juniore ou AMOA séniore, pour la prise en main d’un projet ?

Comme un trajet d’avion, plus il est long, plus il passe dans des zones de turbulences, plus y’à des trous d’airs, mieux vaut alors avoir un pilote chevronné (assisté pourquoi pas d’un junior, la transmission des bonnes pratiques c’est important pour P2M Consulting!) pour être certain que l’avion se pose dans les meilleures conditions et que le voyage soit le moins rude possible pour les passagers.

Comme une AMOA Séniore, un pilote chevronné va en amont cadrer parfaitement son voyage, piloter en collaboration avec l’équipage dans les meilleures conditions, anticiper les risques, prévoir des solutions de contournement, se préparer…à l’imprévu et prendre le plus grand soin de ses passagers.

Comme un voyage qui traverse une ou des tempêtes, et que les passagers ne suivent pas toutes les bonnes procédures (voir aucune…) édictées au début du vol, le pilote sera le garant des bonnes pratiques en étant lui-même le meilleur exemple et en s’adaptant au contexte si nécessaire.

Notre définition et notre vision chez P2M Consulting, sont donc que notre AMOA doit être un facilitateur, un liant humain fondamental pour fédérer les parties prenantes sur un projet en partageant principalement des qualités d’écoute, d’empathie, d’interaction et de méthodologie en gestion de projets (et pour cela l’utilisation d’un outil de gestion de projets comme Facility Project pour simplifier la gestion du projet en mode collaboratif est un réel plus… www.facility-project.com) 😉 !

Envie d’en savoir plus : nous vous invitons à nous contacter directement, nous serons ravis de répondre à toutes vos questions !

P2M Consulting est certifié Qualiopi au titre de ses actions de formations

Publié le 24 février 2022

P2M Consulting référencé Datadock et certifié Qualiopi

Eh oui, vous ne le saviez peut-être pas mais en plus d’être référencé Datadock, P2M Consulting a également obtenu la Certification QUALIOPI pour ses actions de formations selon le Référentiel National Qualité mentionné à l’article L.6316-3 du Code du Travail « Organismes Prestataires d’actions concourants au développement des compétences ».

Un gage de qualité et de professionnalisme des formations délivrées par P2M Consulting
Un préalable pour que vos formations P2M Consulting puissent être éligibles aux financements par les organismes financeurs (OPCO, Fongecif…).

Les formations P2M Consulting : Un mélange de savoir faire et de savoir être.

Les formations P2M Consulting : Un mélange de savoir faire et de savoir être.

P2M Consulting ce sont plus de 1000 stagiaires formés à ce jour, en Visio ou sur site pour s’adapter aux contraintes du moment.

Les points forts de nos formations ?

99% de nos stagiaires recommandent nos formations !

Toutes nos formations allient théorie et pratique
Des formations associant maîtrise des savoirs faire techniques (méthodologies, boites à outils) et acquisition de compétences comportementales et relationnelles : compétences indissociables à la réussite de vos projets.
Des formateurs qualifiés issus du monde professionnel.
Des formations opérationnelles adaptées aux réalités de l’entreprise et directement applicables sur le terrain.
Des contenus personnalisables et des durées de 1 à 6 jours modulables selon vos besoins.

Envie d'en savoir plus sur les formations délivrées par P2M Consulting ?

Quelques unes de nos formations à découvrir dans notre catalogue de formation :

Comment optimiser la réussite de ses projets : tout savoir sur les étapes du fonctionnement en Mode projet
Les outils pour piloter ses projets
Le rôle du manager, du Chef de projet et du PMO
La cohésion d’équipe : mieux se connaître pour mieux communiquer avec ses équipes
Professionnaliser la conduite du changement : les étapes clés et les attitudes communicantes

…. Et bientôt notre toute nouvelle formation sur l’animation de réunion : toutes les clés pour conduire efficacement vos réunions…. A découvrir prochainement !

Au plaisir de vous retrouver pour de nouveaux accompagnements !

Mais au fait, c’est quoi la certification Qualiopi ?

Cette certification a pour objectif d’attester la qualité du processus mis en œuvre par les prestataires d’actions de développement des compétences, qu’il s’agisse d’actions de formation, de bilans de compétences, d’actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience ou les actions de formation par apprentissage.

L’audit se base sur un référentiel de 7 critères, déclinés en 22 indicateurs qui s’appliquent à l’ensemble des prestataires (tronc commun), auxquels s’ajoutent 10 indicateurs spécifiques (aux formations certifiantes, à l’apprentissage…).

1-Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus,

2-L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires, lors de la conception des prestations,

3-L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre,

4-L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre,

5-La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations,

6-L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel.

7-Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées,

Pour en savoir plus sur Qualiopi : suivez ce lien

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5 conseils pour bien choisir son outil de gestion de projets

Publié le 13 janvier 2021

Comment optimiser la réussite de vos projets ?

Et si en 2021 vous décidiez de vous faciliter la vie et celle de vos collaborateurs ?

« Comment ça, tu n’utilises pas un outil de gestion ? Ton projet ne va jamais réussir, je ne sais pas comment tu fais… ».

De nos jours, ce type de logiciel est sur toutes les lèvres lorsqu’on évoque le management d’équipes et de projets. Si vous n’en avez pas, pas de panique. Il se peut que vous n’en ayez tout simplement pas besoin ou que vous ne sachiez pas encore lequel privilégier parmi le nombre croissant de logiciels existants sur le marché.

Découvrez nos 5 conseils pour choisir un outil de gestion de projet qui corresponde à votre organisation, vos besoins et vos attentes !

1) Identifiez clairement votre besoin

Avant de se lancer à corps perdu dans l’achat d’un nouveau logiciel qui perturberait l’organisation de votre équipe, il vous faut y réfléchir à tête reposée.

Le risque majeur est de suivre la majorité en se basant sur un nom de logiciel « connu » au risque qu’il ne soit pas adapté à votre réalité.

Autre écueil à éviter : prendre le logiciel avec le plus de fonctionnalités mais qui, à l’usage, sera trop compliqué d’utilisation par vos équipes

Asana, Trello, Freedcamp, Projeqtor, Teamwork ou encore Zoho, il se peut que ces noms vous parlent. Cependant, au lieu de démarrer par une recherche ciblée de chacune de ces solutions, revenez au fondamentaux et posez-vous LA question : de quoi avez-vous besoin ?

En tant que manager ou chef de projet, rédigez une liste de vos attentes concernant cet outil ainsi que des avantages et des inconvénients que vous pourriez retirer de son utilisation. Pour quel projet en ai-je besoin ? Ai-je besoin d’un outil qui me permette davantage de gérer mon temps ou mes équipes ? Quel format est le plus adapté à mon organisation ? Ai-je besoin d’un outil de gestion en temps réel ou d’un outil de supervision et de reporting ?

Notez votre besoin et faites le point avec votre direction et votre équipe pour comparer vos attentes aux leurs.

2) Décidez combien de personnes en auront besoin et pour quoi

Chaque outil est bien conçu mais il ne correspond peut-être pas à la réalité de votre organisation. Commencez par mettre des mots sur ce qui caractérise votre organisation et les futurs utilisateurs.

Etes-vous une grande ou une petite entreprise ? Les équipes sont-elles en contact physique quotidien ou sont-elles éclatées sur plusieurs sites ? Faut-il utiliser cet outil pour organiser un événement ou pour lancer un projet ? Est-ce un projet de petite ou grande ampleur ? Qui seront les futurs utilisateur de l’outil de gestion de projets (un seul service ? tous ? uniquement les acteurs principaux ou bien également vos partenaires ou clients…) ?

Faites un état de lieu concis de votre besoin en listant le projet majeur ou les projets récurrents pour lesquels cet outil serait important. Et énoncez clairement quelles personnes ou quels services seront concernés par ce nouvel outil. Faites attention au degré de simplicité d’utilisation de l’interface. Un accompagnement dans l’utilisation de votre futur outil de gestion de projet est primordial avant la mise à disposition de l’outil, que ce soit des formations, des conseils, un accompagnement à la conduite du changement ou encore la réactivité quant aux évolutions. Notre outil Facility est d’ailleurs délivré automatiquement avec une formation à l’utilisation pour vous permettre d’en tirer un maximum de bénéfices en fonction de votre organisation et de vos projets.

Vous avez désormais tous les éléments en tête pour faire votre choix.

3) Privilégiez les fonctionnalités simples

L’utilisation d’un outil de gestion de projet n’a qu’un objectif : vous simplifier la vie et celle de vos équipes. Au lieu de favoriser un outil aux mille fonctionnalités toujours plus abouties les unes que les autres, mais également plus complexes d’utilisation, revenez au cœur de votre besoin et assurez-vous que les éléments suivants soient compris dans le logiciel :

Un tableau de bord clair et concis
Un outil de planification des tâches
Un outil de gestion des ressources
Une ergonomie attractive adaptée aux différents utilisateurs

En effet, ne sous-estimez pas l’importance de l’ergonomie, il est important que vos collaborateurs aient envie d’utiliser cet outil et que ce dernier soit adapté aux visions de chacun.

4) Valorisez les outils qui favorisent la collaboration et le reporting avancé

Au-delà des fonctionnalités de base que vous recherchez, demandez-vous quelles fonctionnalités apporteraient un plus à votre gestion de projet et vous permettrait de rendre vos équipes encore plus performantes.

Par expérience, la collaboration entre équipe est primordiale. N’hésitez pas à privilégier un outil qui héberge une discussion instantanée, un service de réunion par vidéoconférences, un stockage et partage de documents, ou encore un système de gestion de profils pour identifier une personne à une tâche.

De même, un système de reporting instantané est une véritable plus-value pour votre organisation afin de conserver une trace des performances de vos équipes et de l’avancée de votre projet.

5) Utilisez un logiciel en mode SAAS

Ce dernier point n’est pas à négliger.

La solution SAAS est délocalisée et hébergée sur un serveur spécifique. Vous avez accès à votre outil de n’importe où et avec n’importe quel ordinateur. Une simple connexion internet suffit pour accéder à votre interface personnel.

Nous recommandons généralement cette solution car elle permet de gérer les projets en déplacement, d’avoir un accès quotidien aux tâches, et un niveau de sécurité des données beaucoup plus élevé.

D’autant que les outils en mode Saas sont mis à jour automatiquement et vous permettent de profiter quotidiennement des fonctionnalités optimales.

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Chez P2M Consulting, nous avons voulu créer un outil – Facility Project – qui convient à la majorité des organisations, aux multiples typologies de projets et profils d’utilisateurs (chefs de projets comme collaborateurs) avec des fonctionnalités simples et essentielles.

N’hésitez pas à nous contacter pour tester gratuitement Facility Project, l’outil de gestion de projet collaboratif créé par P2M Consulting

Chef de projet gestion de projets Outils de gestion de projets Pilotage Projet

Les 10 questions à se poser avant de lancer votre projet

Publié le 6 décembre 2019

Vous venez d’être nommé chef de projets ?

Vous allez devoir piloter des projets : planifier et suivre l’avancée de votre projet, et modifier si besoin son plan en fonction des contraintes et des évolutions de votre environnement.

Avant de lancer votre projet, il est toujours utile de se poser quelques questions : cette étape d’initialisation et de réflexion servira à clarifier le contenu et les limites du projet et vous fera gagner un temps précieux par la suite.

1 / Dans quel environnement ou contexte s’inscrit mon projet ?

Dans quel service, quel lieu géographique, quel environnement concurrentiel, quelle phase de développement de l’entreprise…

2 / A quel(s)s besoins répond mon projet ?

Qu’est ce qui est à l’origine du lancement du projet ? quel besoin a exprimer le commanditaire. N’oubliez pas que tout projet vise à satisfaire un besoin qui doit être clairement exprimé.

3 / Quels sont les enjeux et les opportunités de mon projet ?

Bien identifiés, ils serviront à motiver et dynamiser vos équipes.

4 / A quelles contraintes doit -il faire face ? quels sont les risques liés à ce projet ?

Il est utile d’être lucide et de les envisager dès maintenant pour envisager sereinement les solutions à apporter.

Ces points 3 et 4 sont communément regroupés dans ce que l’on appelle une matrice Swot

5/ De quelles ressources (moyens humain, technique ou financier) dispose-t-on pour mener à bien ce projet ?

Il est important d’évaluer en amont les ressources dont vous disposez. Le manque de ressources ou de compétences pourrait alors être considéré comme un frein à l’atteinte des objectifs.

6 / Quels sont les objectifs du projet ?

Ces objectifs auront pour but de répondre aux besoins précédemment définis.

Plus vous définissez clairement les objectifs de votre projet, plus vous serez susceptibles de les atteindre. La méthode SMART (nous la présenterons dans notre prochain article) est une méthode optimale pour être certain de bien définir vos objectifs.

Et rappelez-vous : « un objectif flou débouche toujours sur une absurdité précise »

7/ Quelles sont les personnes impliquées dans le projet ? Quels sont les rôles et responsabilités de chacun ?

Il s’agit ici de répertorier les parties prenantes au projet c’est-à-dire les personnes ou structures touchées de près ou de loin par mon projet.

Si ces personnes sont sous la responsabilité d’un tiers et/ou travaillent sur d’autres projets, vérifiez leur niveau de maîtrise et veillez bien à ce qu’elles soient disponibles pour participer au projet. Ces deux informations sont essentielles pour atteindre les objectifs de votre projet dans le délai estimé.

Si ce n’est pas le chef de projet, il sera également importante de définir qui est responsable ? qui prend les décisions ? quels organismes de contrôle et de décision sont prévus ?

8 / Quelles sont les grandes étapes du projet ?

L’une des conditions du succès est l’organisation. Votre projet doit se dérouler autour d’étapes clairement identifiées et identifiables par toutes les personnes impliquées.

En découpant votre projet en plusieurs étapes, vous pourrez :

estimer plus facilement leur durée
répartir les membres de l’équipe selon leurs compétences dans chaque étape
lister toutes les tâches qui incombent à chaque personne
définir le rôle et responsabilités de chacun

Au final, vous diminuerez le risque d’oublier des éléments importants.

Ce découpage de votre projet doit être compris par tous les acteurs du projet et doit permettre à tous vos équipiers de disposer d’une vision claire du projet et du travail à réaliser. Les membres de votre équipe vont ainsi pouvoir s’approprier le projet et visualiser les parties du projet où ils interviennent.

Vous passerez ainsi d’une simple liste de tâches à un plan de gestion de projet structuré où rien ne sera laissé au hasard.

9 / Quel plan de communication va-t-il être mis en place durant ce projet ? Quels support set outils vais-je utiliser ?

Quelles types de réunions allez-vous organiser ? avec ? à quelle fréquence ? pour quel objectif ?

Comment l’informations va-t-elle être transmise ? vers qui ? via quel support ? à quelle fréquence ?

Un outil de gestion de projet va-t-il être utilisé ? tout le monde est-il apte à l’utiliser ?

10/ Quelle est la durée prévue du projet ?

Chaque projet se caractérise par une date de début et de fin.

Une fois que vous aurez obtenu (en concertation avec les acteurs du projet ) les réponses à toutes ces questions, vous pourrez alors les partager avec toutes les personnes impliquées et organiser une réunion de lancement sereine et productive.

Et vous ? Quelles sont les questions que vous vous posez avant de commencer un projet ? N’hésitez pas à réagir dans les commentaires.

P2M Consulting, cabinet de conseil en Management de projet et facilitateurs de projet vous accompagner sur site dans la gestion de vos projets et vous forme sur la conduite de projets.

N’hésitez pas à nous contacter pour de plus amples informations.

contact@p2mconsulting.fr