Comment assurer le bon suivi de votre projet ?

Il arrive qu’au cours du projet les actions prennent du retard, que l’équipe se démobilise ou que des risques non anticipés surviennent… Il est donc important de mettre en place un suivi d’avancement pour s’assurer que toutes les tâches, les ressources et les budgets sont bien respectés et que le projet se déroule conformément à la stratégie et au planning établis en amont.

En bref, il faut s’assurer que tout se déroule comme prévu ou en tout cas que tout est bien mis en œuvre pour atteindre l’objectif du projet… Et si tel n’est pas le cas, pouvoir envisager un plan B avant qu’il ne soit trop tard !

Heureusement, il existe plusieurs outils pour vous y aider.

Un suivi adapté à votre organisation

Pour assurer ce suivi, il est primordial d’organiser des reporting réguliers :  quotidiens, hebdomadaires ou mensuels, tout dépendra de vos équipes, de votre projet, de sa durée, des risques associés….

L’anticipation des risques, la collecte de données, l’analyse, la transmission d’informations, la mise en place de mesures correctives sont les principales actions à mettre en place pour mener votre suivi à bien.

Il convient également d’introduire des indicateurs de pilotages (les Key Performance Indicators -KPI) pour mesurer les performances de votre projet de manière concrète et chiffrée. Leur nombre et leur spécificité dépend là encore de votre projet. On observe en moyenne 5 à 6 KPI par projet standard.

Nos méthodes pour réussir votre suivi d’avancement

Un minimum d’organisation s’impose :

  • De quelles informations aurons-nous besoin pendant le projet ?
  • Qui les fournira et quand ?
  • A quelle fréquence doit-on diffuser les rapports d’avancement et à qui ?
  • Quels ajustements doivent être faits en cas de dérive dans la planification prévue ?
  • Qui décide de quoi et à quel moment ?

Il est important de réaliser des points réguliers entre les parties prenantes du projet. Ces points seront fixés et prévus en amont du lancement du projet : un Coproj tous les jours, un Codir toutes les semaines, un Copil tous les mois. Il n’y a pas de règles en la matière, mais il est préférable d’anticiper les différents scénarios de production, d’anticiper les risques projet en amont ainsi que de prévoir une équipe post-projet pour stabiliser la production et assurer les réunions de suivi.

Les réunions de suivi ou d’avancement.

Les réunions de suivi sont d’autant plus importantes qu’elles permettent de rencontrer les acteurs, d’échanger les informations, de communiquer sur l’avancement, de s’adapter et de trouver des solutions ensemble.

Toutes les équipes sont réunies pour évoquer ensemble les problèmes rencontrés, les ressources utilisées et le respect des délais. C’est en général au chef de projet d’animer ces réunions en se concentrant sur le planning et la réalisation de chaque tâche. Ces réunions sont utiles pour améliorer la transparence et la communication entre les équipes sur l’avancée du projet.

Elles permettent aussi de connaître les prochains jalons, les nouvelles tâches à réaliser, la durée restante des tâches en cours, d’anticiper les risques et de prendre des décisions visant à corriger les problématiques actuelles. La fréquence de ces réunions dépendra de votre projet , de sa durée, de sa régularité, de son degré de prévisibilité et des risques qui y sont liés.

L’outil de gestion de projet

Outre les tableurs divers, les espaces partagés, l’outil optimum est un logiciel qui centralise toutes les fonctionnalités indispensables pour organiser et superviser un projet. Il permet de collecter l’information, de visualiser l’avancée du projet, d’éditer les rapports et de favoriser la collaboration. A la fois outil de planification, de partage de documents, de centralisation de l’information et  de zone de discussion,: l’outil de gestion de projet devient vite un incontournable du suivi de votre projet.

L’objectif de cet outil, en plus des réunions de suivi, est d’adopter une démarche participative pour que chacun participe pleinement au projet. Du diagramme de GANTT au calendrier partagé en passant par le suivi du temps de travail et la visualisation immédiate des tâches et de leu avancement, l’outil de gestion de projet permet de rendre le suivi d’avancement disponible à tous, partout et tout le temps. Chaque équipier participe pleinement au projet en contribuant à l’actualisation de l’outil en temps réel, boostant leur implication.

Le duo gagnant pour un bon suivi de projet :

Outils de gestion de projet comme réunions d’avancement sont les incontournables d’un bon suivi opérationnel et pérein de votre projet.

Le suivi de l’état d’avancement du projet est en effet tout aussi important que sa mise en place. L’équipe projet doit y participer pleinement pour contribuer au succès réel du projet.

Pour un logiciel de gestion de projet simple et complet, n’hésitez pas à jeter un coup d’œil à notre outil Facility-Project. 

La page LinkedIn de P2M Consulting c’est par ici

La page LinkedIn de Facility c’est par ici

Le Facebook de Facility c’est ici

Facility Project

Tout savoir sur Facility-Project : l’outil de gestion de projets collaboratif créé par P2M Consulting

La gestion de projet attire tout autant qu’elle effraie. Et quand on sait que plus de 80% des projets échouent par faute de temps ou de préparation, il y a de quoi douter… Pourtant, cela ne veut pas dire qu’il ne faut pas vous lancer. Au contraire, cela signifie que vous connaissez les secrets de la réussite des 20% restants et que vous avez toutes les cartes en main pour préparer le terrain de votre réussite. Et pour cela, il vous faut trouver un bon compagnon de route : un outil de gestion de projet collaboratif.

Trouver les secrets de la réussite d’un projet

C’est de notre expertise terrain et des besoins exprimés par nos clients que l’idée de créer Facility-Project nous est venue.

Nous en avions assez de la gestion éparpillée  avec des méthodes complexes, confuses, des documents introuvables aux formats multiples, des tableaux de suivi sur Excell illisibles, trop complexes qui prennent des heures à actualiser et que beaucoup de collaborateurs ne complètent jamais.

Et si une grande partie de la réussite d’un projet résidait dans l’utilisation d’un outil de gestion de projets collaboratif, simple et complet ?

Facility Project
  • Martine (Chef de projet) à Stéphane ( Collaborateur) : « DRING, DRING, DRING » « Allo Stéphane, je t’appelle car je ne visualise pas sur le tableau de suivi, qui semble-t-il n’a pas été actualisé, où tu en es des actions que tu devais mener cette semaine.. et tu sais que certains collaborateurs du projet.. ne peuvent commencer les actions qu’une fois les tiennes réalisées …Alors, pourrais-tu me dire si tu as finalisé les tests sur le projet P948 et sur le projet P944, as-tu pu finaliser le cahier des charges ?….. »
  • Réponse de Stéphane (Collaborateur) à Martine (Chef de projet) : « Ah oui, .. je sais j’allais le faire mais bon, entre nous Martine, j’ai dû mal avec ce tableau de suivi sous tableur.. en plus j’arrive jamais à le retrouver dans leur sharepoint – je perds un temps précieux-,  quand je trouve ce FAMEUX fichier de suivi, y’a au moins 30 colonnes, des cellules remplies de texte pas aligné, en plus à chaque fois, je me fais avoir.. je clique sur Entrée et je sors de la cellule. Bon désolé, je comprends que certains collaborateurs attendent mon retour.. alors bonne nouvelle, j’ai fait ce que je devais faire.. sauf  pour le P433 .. dis-moi Martine ? tu peux le remplir pour moi ce tableau, pendant que je donne les infos , MERCI, MERCI, tu es une super chef de projet»..

Bon entre nous, nous l’avons connue cette situation … ou tant d’autres du même type.. Nous la connaissons encore ou plutôt nous continuerons de la connaître si nous ne changeons rien…  

Comme vous, nos clients cherchaient une solution évolutive complète et simple avec une ergonomie épurée qui réponde à leurs besoins et nous aussi !

Aussi nous avons créé un outil facile d’utilisation qui vous permet d’organiser, de superviser, d’échanger, de communiquer et d’analyser en toute simplicité et ce, quel que soit votre rôle dans le projet.

Notre solution FACILITY PROJECT est un logiciel en mode SAAS qui vous permet de suivre l’avancée de vos projets, de centraliser vos données et de faciliter la collaboration avec les équipes.

Facility-Project, le Management de projets accessible à chacun, quel que soit son rôle dans le projet

Chez P2M Consulting, nous savons l’importance de ce type d’outil pour accompagner et permettre la réussite des projets. Et en tant que conseillers en management de projet, il nous semblait important d’arriver à cette nouvelle étape : créer notre propre outil de gestion de projet.

Pour accompagner nos interventions sur site et au-delà de toutes les formations que nous donnons au quotidien nous avions envie d’aller plus loin en créant l’outil rêvé.

Nous sommes heureux de vous annoncer le lancement officiel de Facility-Project issu de plusieurs mois de travail avec nos équipes :

  • d’ergonomie (merci encore pour ce fabuleux travail qui a permis de rendre cet outil attractif et facile d’utilisation)
  • de développement (merci également pour ce travail de tous les jours qui permet de proposer un outil efficace et opérationnel)
  • de testeurs qui ont œuvré pour optimiser la gestion des projets dans Facility.
  • et nos clients et partenaires qui nous ont fait remonter leurs besoins.

Un vrai travail d’équipe !

Toutes les équipes ont travaillé main dans la main pour créer un outil de gestion de projets collaboratif évolutif à la fois simple et complet. L’objectif n’était pas de proposer un outil complexe réservé aux experts du management de projet mais bien une plateforme SAAS pensée pour chacun d’entre vous. Chefs de projet, managers ou collaborateurs, vous être libre de choisir votre mode de présentation sur cet outil intuitif et simple.

Facility Project un outil de gestion de projet complet pensé pour vous

Pour faire simple, Facility vous permet de suivre facilement l’avancée des projets, de gagner du temps, de centraliser les données et de faciliter la collaboration avec les équipes.

1 - Une planification rigoureuse de votre projet vous apporte lisibilité et vous permet d’avancer plus sereinement dans l’atteinte de vos objectifs.
Tâches et risques du projet

Créez des projets, des modèles de projets, des groupes de projets. Structurez vos projets en grandes étapes avec des tâches, des évènements, des jalons, et même des risques. Ajoutez des tâches et évènements récurrents, programmez-vous des alertes et des rappels…

2 - Par ce que nous sommes tous différents, Facility s’adapte à notre profil et non l’inverse

Pour organiser votre travail et votre équipe, vous avez accès à 4 modes de visualisation, à savoir, le listing, le Gantt, (la représentation graphique de votre planification), l’Agile (le Kanban en colonne de votre projet) ou le Calendrier avec de multiples raccourcis pour une visualisation en 1 clic de votre travail.

Facility Project s’adapte à chaque collaborateur, du chef de projet au contributeur externe. Vous disposez chacun de visions adaptées en fonction de votre expertise, de votre rôle dans le projet et de vos attentes.

Des visuels utiles et opérationnels : priorité, retard, météo de projet, récurrences, nouvelles tâches…un code couleur pour chacun pour vous y retrouver en un clin d’œil !

3 - Pour gagner du temps dans le suivi de votre projet et vos reporting, vos rapports disponibles en 1 clic

Visualisez rapidement vos synthèses et exportez les rapports de vos projets, le plan de charge prévisionnel et effectif.

Des graphiques préformatés ou des tableaux de suivi plus détaillés à personnaliser : c’est au choix.

Des filtres, des tris, des tags (mots clés personnalisés) pour alimenter vos reporting… un panel multiple de possibilités s’offre à vous.

4 - Premier pas vers la collaboration : le calendrier partagé avec vos collaborateurs

Visualisez votre calendrier et celui de vos équipiers, gérez les indisponibilités de vos collaborateurs.

Fixez ainsi plus facilement vos réunions d’équipe.

Exportez facilement votre calendrier Facility vers votre icalendar (outlook, google…).

Facility Project, c’est aussi de nombreux espaces partagés, des zones de discussions structurées par projet et par thématiques pour échanger l’information et dialoguer avec votre équipe.

5 - Aujourd’hui indispensable pour beaucoup : la Visio

Facility Project c’est aussi la Visio-conférence avec partage d’écran et tchat intégré … tout en un pour vous éviter de démultiplier les outils et abonnements divers.

6 - Partagez les documents de vos projets

Enfin, qui dit projet dit stockage de document liés à votre projet : partage de documents multiprojets, documents types préformatés, documents d’aide, création de dossiers personnalisés, fiches client…

Facility Project c’est aussi un accompagnement par des professionnels français du Management de projets

Facility Project a également l’ambition d’insuffler le mode projet dans vos équipes en proposant des formations opérationnelles aux chefs de projets et collaborateurs pour une prise en main rapide et efficace dans votre environnement de travail et vous faire gagner du temps.

Facility Project c’est un logiciel 100% français de gestion de projet, avec un support fonctionnel et technique en France, conçu par des professionnels du Management de projet, au contact quotidien du terrain et à l’écoute des besoins des professionnels que vous êtes.

Nos consultants vous accompagnent dans l’utilisation de Facility, dans la modélisation de vos projets dans Facility et dans la généralisation de son usage auprès de vos équipes : c’est notre métier et notre savoir-faire.

A quoi sert un Outil de gestion de projets
  • des formations sur site au cœur de votre environnement
  • des modules d’accompagnement personnalisables pour optimiser la réussite de vos projets
  • un centre d’aide en ligne à votre disposition directement sur votre Facility

Envie d’en savoir plus ? et découvrir toutes les autres fonctionnalités de Facility Project ?

Pour plonger dans l’univers de Facility et bénéficier d’une présentation personnalisée contactez-nous :

contact@facility-project.com