Outil de gestion de projets

Alors que les outils de gestion de projets se généralisent dans nos entreprises, nombre d’entre vous se posent la question de savoir à quoi servent-ils vraiment ? Effet de mode ou réelle utilité ?

Petit décryptage en quelques mots :

Qu’est ce qu’un Outil de gestion de projets ?

C’est généralement :

un logiciel en mode SAAS (un interface accessible en ligne dans un espace sécurisé via une simple connexion internet)
un outil « tout en un » qui permet :
- de visualiser son travail et celui de ses collaborateurs,
- de suivre facilement l’avancée et le planning de ses projets,
- de disposer de rapports clés en main,
- de stocker des documents et de les partager avec ses équipes
- de partager son calendrier
- de communiquer avec les acteurs de ses projets

Un outil de gestion de projets collaboratif ? c’est un outil de gestion de projet qui n’est aps destiné uniquement à l’usage des chefs de projets et manager mais également aux équipiers et collaborateurs avec donc une ergonomie plus intuitive, des pages spécifiques pour les collaborateurs et des fonctionnalités de collaboration plus attractives.

Attention en effet, certains outils de gestion de projets sont très utiles pour les directeurs / PMO et Chef de projets mais ne sont pas du tout collaboratifs car trop complexes à utiliser pour les autres membres de l’équipe.

Quelles sont les fonctionnalités de base d’un outil de gestion de projets ?

Un tableau de bord de suivi des tâches et évènements en cours
Une planification des projets : vue listing, Kanban, Gantt…
Des calendriers partagés
Une zone de stockage et de partage de vos documents
Des rapports et synthèses exportables
Une zone de notifications, alertes, commentaires, discussions et rappels
Et en plus : une vision individuelle et une vision d’équipe, la possibilité de créer un portefeuille de projets, le registre des risques, un suivi de la charge horaires de votre projet, du budget de votre projet…

En quoi un Outil de gestion de projets peut-il vous être utile ?

Vous devez piloter un ou plusieurs projets et avez du mal à visualiser leur état d’avancement, à anticiper les retards éventuels ?

Vos journées sont bien chargées ? Vous avez du mal à penser à tout ? à prioriser vos actions ? Vous ne savez pas toujours par où commencer et si vous pourrez tout finir dans les temps ?

L’utilisation d’un outil de gestion de projets peut vous aider :

Gain de temps
Décharge mentale
Visibilité et suivi des projets
Collaboration accrue

Il est tout à fait possible de réussir ses projets sans outil de gestion de projets si vous êtes un chef de projet expert mais il est indéniable que vous optimisez vos chances de réussite avec un tel outil.

L’utilisation d’un outil de gestion de projets va en effet vous faciliter la vie et celle de vos équipes.

Un outil de gestion de projet est utile pour :

Organiser efficacement son travail
Suivre facilement l’avancée de ses projets
Gagner plus de temps, gérer ses priorités
Harmoniser sa manière de travailler et leur communication projet
Faciliter la collaboration avec ses équipes
Centraliser ses données et documents en un lieu unique
Partager facilement l’information avec ses équipes sur ses projets

Un outil de gestion de projet permet une planification rigoureuse de votre projet, apportera lisibilité et vous permettra d’avancer plus sereinement avec vos équipes dans le pilotage et la réussite de vos projets.

Des choses à savoir avant de choisir mon outil de gestion de projets ?

1. La course aux fonctionnalités n’est pas gage de bonne utilisation

La base de la réussite d’un projet d’équipe : la Collaboration !

Au-delà des fonctionnalités essentielles, une ergonomie simple et attractive est donc fondamentale pour faciliter son appropriation par tous.

Une ergonomie qui s’adapte à tous les utilisateurs : le Gantt pour les CDP, la todolist pour les équipiers, les reportings pour la Direction, la vue Kanban pour les rois de l’Agilité, le calendrier pour les férus de réunions…

C’est là la principale différence entre un outil de gestion de projets classique et un outil de gestion de projets collaboratif ! Et la nuance n’est pas anodine quand on sait que dans 82% des causes d’échec d’un projet apparaît le manque de communication et de partage d’information.

Il est donc fondamental que cet outil plaise à vos équipes si vous voulez qu’ils l’utilisent.

2. L’accompagnement par des professionnels pour suivre votre développement et pour faciliter l’appropriation par vos équipes

Disposer d’un excellent outil est une chose, l’utiliser en est une autre ! Et pour cela une véritable conduite du changement sera bien souvent à mener :

Le point de départ : une formation sur l’outil (et pas un simple webinar en ligne qui ne sera pas bénéfique à long terme)
Ensuite, la définition d’une procédure d’utilisation de votre logiciel en interne : quelles fonctionnalités vont être utilisées, quels projets , quels utilisateurs, dans quel délais ..
et enfin le pilotage des projets dans votre outil : quels indicateurs, quels objectifs …

Si les éditeurs de votre logiciel peuvent également vous accompagner sur ces points c’est un réel plus à ne pas négliger. Ils vous aideront à analyser vos besoins et vous proposeront un accompagnement pour un choix éclairé.

Envie d’en savoir plus sur le choix d’un outil de gestion de projets ?

Lisez cet article publié par P2M Consulting : https://www.p2mconsulting.fr/5-conseils-pour-bien-choisir-son-outil-de-gestion-de-projets/

ou bien contactez nos experts en Management de projet :

ou encore rien de mieux que la pratique : testez gratuitement et sans engagement Facility Project, l’outil de gestion de projets créé par P2M Consulting, pendant 1 mois : www.facility-project.com

La gestion de projet attire tout autant qu’elle effraie. Et quand on sait que plus de 80% des projets échouent par faute de temps ou de préparation, il y a de quoi douter… Pourtant, cela ne veut pas dire qu’il ne faut pas vous lancer. Au contraire, cela signifie que vous connaissez les secrets de la réussite des 20% restants et que vous avez toutes les cartes en main pour préparer le terrain de votre réussite. Et pour cela, il vous faut trouver un bon compagnon de route : un outil de gestion de projet collaboratif.

Trouver les secrets de la réussite d’un projet

C’est de notre expertise terrain et des besoins exprimés par nos clients que l’idée de créer Facility-Project nous est venue.

Nous en avions assez de la gestion éparpillée avec des méthodes complexes, confuses, des documents introuvables aux formats multiples, des tableaux de suivi sur Excell illisibles, trop complexes qui prennent des heures à actualiser et que beaucoup de collaborateurs ne complètent jamais.

Et si une grande partie de la réussite d’un projet résidait dans l’utilisation d’un outil de gestion de projets collaboratif, simple et complet ?

Martine (Chef de projet) à Stéphane ( Collaborateur) : « DRING, DRING, DRING » « Allo Stéphane, je t’appelle car je ne visualise pas sur le tableau de suivi, qui semble-t-il n’a pas été actualisé, où tu en es des actions que tu devais mener cette semaine.. et tu sais que certains collaborateurs du projet.. ne peuvent commencer les actions qu’une fois les tiennes réalisées …Alors, pourrais-tu me dire si tu as finalisé les tests sur le projet P948 et sur le projet P944, as-tu pu finaliser le cahier des charges ?….. »
Réponse de Stéphane (Collaborateur) à Martine (Chef de projet) : « Ah oui, .. je sais j’allais le faire mais bon, entre nous Martine, j’ai dû mal avec ce tableau de suivi sous tableur.. en plus j’arrive jamais à le retrouver dans leur sharepoint – je perds un temps précieux-, quand je trouve ce FAMEUX fichier de suivi, y’a au moins 30 colonnes, des cellules remplies de texte pas aligné, en plus à chaque fois, je me fais avoir.. je clique sur Entrée et je sors de la cellule. Bon désolé, je comprends que certains collaborateurs attendent mon retour.. alors bonne nouvelle, j’ai fait ce que je devais faire.. sauf pour le P433 .. dis-moi Martine ? tu peux le remplir pour moi ce tableau, pendant que je donne les infos , MERCI, MERCI, tu es une super chef de projet»..

Bon entre nous, nous l’avons connue cette situation … ou tant d’autres du même type.. Nous la connaissons encore ou plutôt nous continuerons de la connaître si nous ne changeons rien…

Comme vous, nos clients cherchaient une solution évolutive complète et simple avec une ergonomie épurée qui réponde à leurs besoins et nous aussi !

Aussi nous avons créé un outil facile d’utilisation qui vous permet d’organiser, de superviser, d’échanger, de communiquer et d’analyser en toute simplicité et ce, quel que soit votre rôle dans le projet.

Notre solution FACILITY PROJECT est un logiciel en mode SAAS qui vous permet de suivre l’avancée de vos projets, de centraliser vos données et de faciliter la collaboration avec les équipes.

Facility-Project, le Management de projets accessible à chacun, quel que soit son rôle dans le projet

Chez P2M Consulting, nous savons l’importance de ce type d’outil pour accompagner et permettre la réussite des projets. Et en tant que conseillers en management de projet, il nous semblait important d’arriver à cette nouvelle étape : créer notre propre outil de gestion de projet.

Pour accompagner nos interventions sur site et au-delà de toutes les formations que nous donnons au quotidien nous avions envie d’aller plus loin en créant l’outil rêvé.

Nous sommes heureux de vous annoncer le lancement officiel de Facility-Project issu de plusieurs mois de travail avec nos équipes :

d’ergonomie (merci encore pour ce fabuleux travail qui a permis de rendre cet outil attractif et facile d’utilisation)
de développement (merci également pour ce travail de tous les jours qui permet de proposer un outil efficace et opérationnel)
de testeurs qui ont œuvré pour optimiser la gestion des projets dans Facility.
et nos clients et partenaires qui nous ont fait remonter leurs besoins.

Un vrai travail d’équipe !

Toutes les équipes ont travaillé main dans la main pour créer un outil de gestion de projets collaboratif évolutif à la fois simple et complet. L’objectif n’était pas de proposer un outil complexe réservé aux experts du management de projet mais bien une plateforme SAAS pensée pour chacun d’entre vous. Chefs de projet, managers ou collaborateurs, vous être libre de choisir votre mode de présentation sur cet outil intuitif et simple.

Facility Project un outil de gestion de projet complet pensé pour vous

Pour faire simple, Facility vous permet de suivre facilement l’avancée des projets, de gagner du temps, de centraliser les données et de faciliter la collaboration avec les équipes.

1 - Une planification rigoureuse de votre projet vous apporte lisibilité et vous permet d’avancer plus sereinement dans l’atteinte de vos objectifs.

Créez des projets, des modèles de projets, des groupes de projets. Structurez vos projets en grandes étapes avec des tâches, des évènements, des jalons, et même des risques. Ajoutez des tâches et évènements récurrents, programmez-vous des alertes et des rappels…

2 - Par ce que nous sommes tous différents, Facility s’adapte à notre profil et non l’inverse

Pour organiser votre travail et votre équipe, vous avez accès à 4 modes de visualisation, à savoir, le listing, le Gantt, (la représentation graphique de votre planification), l’Agile (le Kanban en colonne de votre projet) ou le Calendrier avec de multiples raccourcis pour une visualisation en 1 clic de votre travail.

Facility Project s’adapte à chaque collaborateur, du chef de projet au contributeur externe. Vous disposez chacun de visions adaptées en fonction de votre expertise, de votre rôle dans le projet et de vos attentes.

Des visuels utiles et opérationnels : priorité, retard, météo de projet, récurrences, nouvelles tâches…un code couleur pour chacun pour vous y retrouver en un clin d’œil !

3 - Pour gagner du temps dans le suivi de votre projet et vos reporting, vos rapports disponibles en 1 clic

Visualisez rapidement vos synthèses et exportez les rapports de vos projets, le plan de charge prévisionnel et effectif.

Des graphiques préformatés ou des tableaux de suivi plus détaillés à personnaliser : c’est au choix.

Des filtres, des tris, des tags (mots clés personnalisés) pour alimenter vos reporting… un panel multiple de possibilités s’offre à vous.

4 - Premier pas vers la collaboration : le calendrier partagé avec vos collaborateurs

Visualisez votre calendrier et celui de vos équipiers, gérez les indisponibilités de vos collaborateurs.

Fixez ainsi plus facilement vos réunions d’équipe.

Exportez facilement votre calendrier Facility vers votre icalendar (outlook, google…).

Facility Project, c’est aussi de nombreux espaces partagés, des zones de discussions structurées par projet et par thématiques pour échanger l’information et dialoguer avec votre équipe.

5 - Aujourd’hui indispensable pour beaucoup : la Visio

Facility Project c’est aussi la Visio-conférence avec partage d’écran et tchat intégré … tout en un pour vous éviter de démultiplier les outils et abonnements divers.

6 - Partagez les documents de vos projets

Enfin, qui dit projet dit stockage de document liés à votre projet : partage de documents multiprojets, documents types préformatés, documents d’aide, création de dossiers personnalisés, fiches client…

Facility Project c’est aussi un accompagnement par des professionnels français du Management de projets

Facility Project a également l’ambition d’insuffler le mode projet dans vos équipes en proposant des formations opérationnelles aux chefs de projets et collaborateurs pour une prise en main rapide et efficace dans votre environnement de travail et vous faire gagner du temps.

Facility Project c’est un logiciel 100% français de gestion de projet, avec un support fonctionnel et technique en France, conçu par des professionnels du Management de projet, au contact quotidien du terrain et à l’écoute des besoins des professionnels que vous êtes.

Nos consultants vous accompagnent dans l’utilisation de Facility, dans la modélisation de vos projets dans Facility et dans la généralisation de son usage auprès de vos équipes : c’est notre métier et notre savoir-faire.

des formations sur site au cœur de votre environnement
des modules d’accompagnement personnalisables pour optimiser la réussite de vos projets
un centre d’aide en ligne à votre disposition directement sur votre Facility

Envie d’en savoir plus ? et découvrir toutes les autres fonctionnalités de Facility Project ?

Pour plonger dans l’univers de Facility et bénéficier d’une présentation personnalisée contactez-nous :

contact@facility-project.com

Equipe projet Outil de gestion de projets outil degestion de projets collaboratif Pilotage Suivi de projet