Comment bien définir les objectifs de mon projet ?

Mener un projet à son terme n’est jamais simple… encore moins si votre objectif n’est pas défini …. ou n’est pas BIEN défini.

On dit généralement qu’un  projet réussi est un projet qui a atteint son objectif… ou ses objectifs….

D’où l’importance de bien les définir !

L’objectif d’un projet est ce pour quoi toute l’équipe projet va se mobiliser durant toute la durée du projet. C’est le facteur commun mobilisateur et motivant de votre projet. Sa définition constitue donc un véritable enjeu !

Pour améliorer encore la motivation de chacun, il peut être intéressant de fixer également des objectifs individuels (allant dans le sens de l’objectif commun naturellement), comme l’amélioration d’une compétence, de sa productivité, ou encore la prise de responsabilités.

‘’ Un objectif flou débouche toujours sur une absurdité précise ‘’

La définition des objectifs passe tout d’abord par la réponse à la question : « quel est le besoin que doit satisfaire le projet ? »

On dit généralement qu’un objectif doit être :

  • Clair et compréhensible par tous

Un collaborateur qui ne comprend pas l’objectif aura du mal à se l’approprier

  • Hiérarchisé

Si plusieurs objectifs ont été identifiés, classifiez ces objectifs en leur attribuant un degré de priorité. Soyez prêts à laisser de côté tout objectif de faible portée

  • Approuvé par tous

Seuls des objectifs clairement définis, concertés et soutenus par l’entreprise  assurent la motivation d’une équipe

  • Réaliste

Encouragez les collaborateurs à vous faire part de tous leurs doutes pour vérifier que votre objectif est viable et envisagez l’ensemble des contraintes et solutions de contournements

  • Mesurable et quantifiable

La mise en place d’indicateurs permettra de savoir si l’objectif est atteint

Difficile de définir votre objectif ? Alors aidez vous de la méthode SMART :

  • Spécifique
  • Mesurable
  • Ambitieux
  • Réaliste
  • Temporellement défini

Un fois le ou les objectifs clairement définis, les moyens d’y parvenir vont pouvoir  être envisagés en tenant compte des contraintes et risques potentiels du projet.

A vous de jouer !

Pour plus d’informations sur le sujet n’hésitez pas à nous contacter : 

Les 10 questions à se poser avant de lancer votre projet

Vous venez d’être nommé chef de projets ?

Vous allez devoir piloter des projets : planifier et suivre l’avancée de votre projet, et modifier si besoin son plan en fonction des contraintes et des évolutions de votre environnement.

Avant de lancer votre projet, il est toujours utile de se poser quelques questions : cette étape d’initialisation et de réflexion servira à clarifier le contenu et les limites du projet et vous fera gagner un temps précieux par la suite.

1 / Dans quel environnement ou contexte s’inscrit mon projet ?

Dans quel service, quel lieu géographique, quel environnement concurrentiel, quelle phase de développement de l’entreprise…

2 / A quel(s)s besoins répond mon projet ?

Qu’est ce qui est à l’origine du lancement du projet ? quel besoin a exprimer le commanditaire. N’oubliez pas que tout projet vise à satisfaire un besoin qui doit être clairement exprimé.

3 / Quels sont les enjeux et les opportunités de mon projet ?

Bien identifiés, ils serviront à motiver et dynamiser vos équipes.

4 / A quelles contraintes doit -il faire face ? quels sont les risques liés à ce projet ?

Il est utile d’être lucide et de les envisager dès maintenant pour envisager sereinement les solutions à apporter.

Ces points 3 et 4 sont communément regroupés dans ce que l’on appelle une matrice Swot

5/ De quelles ressources (moyens humain, technique ou financier) dispose-t-on pour mener à bien ce projet ?

Il est important d’évaluer en amont les ressources dont vous disposez. Le manque de ressources ou de compétences pourrait  alors être considéré comme un frein à l’atteinte des objectifs.

6 / Quels sont les objectifs du projet ?

Ces objectifs auront pour but de répondre aux besoins précédemment définis.

Plus vous définissez clairement les objectifs de votre projet, plus vous serez susceptibles de les atteindre. La méthode SMART (nous la présenterons dans notre prochain article) est une méthode optimale pour être certain de bien définir vos objectifs. 

Et rappelez-vous : « un objectif flou débouche toujours sur une absurdité  précise »

7/ Quelles sont les personnes impliquées dans le projet ? Quels sont les rôles et responsabilités de chacun ?

Il s’agit ici de répertorier les parties prenantes au projet c’est-à-dire les personnes ou structures touchées de près ou de loin par mon projet.

Si ces personnes sont sous la responsabilité d’un tiers et/ou travaillent sur d’autres projets, vérifiez leur niveau de maîtrise et veillez bien à ce qu’elles soient disponibles pour participer au projet. Ces deux informations sont essentielles pour atteindre les objectifs de votre projet dans le délai estimé.

Si ce n’est pas le chef de projet, il sera également importante de définir qui est responsable ? qui prend les décisions ? quels organismes de contrôle et de décision sont prévus ?

8 / Quelles sont les grandes étapes du projet ?

L’une des conditions du succès est l’organisation. Votre projet doit se dérouler autour d’étapes clairement identifiées et identifiables par toutes les personnes impliquées.

En découpant votre projet en plusieurs étapes, vous pourrez :

  • estimer plus facilement leur durée
  • répartir les membres de l’équipe selon leurs compétences dans chaque étape
  • lister toutes les tâches qui incombent à chaque personne
  • définir le rôle et responsabilités de chacun

Au final, vous diminuerez le risque d’oublier des éléments importants.

Ce découpage de votre projet doit être compris par tous les acteurs du projet et doit permettre  à tous vos équipiers de disposer d’une vision claire du projet et du travail à réaliser. Les membres de votre équipe vont ainsi pouvoir s’approprier le projet et visualiser les parties du projet où ils interviennent.

Vous passerez ainsi d’une simple liste de tâches à un plan de gestion de projet structuré où rien ne sera laissé au hasard. 

9 / Quel plan de communication va-t-il être mis en place durant ce projet ? Quels support set outils vais-je utiliser ?

Quelles types de réunions allez-vous organiser ? avec ? à quelle fréquence ? pour quel objectif ?

Comment l’informations va-t-elle être transmise ? vers qui ? via quel support ? à quelle fréquence ?

Un outil de gestion de projet va-t-il être utilisé ? tout le monde est-il apte à l’utiliser ?

10/ Quelle est la durée prévue du projet ?

Chaque projet  se caractérise par une date de début et de fin.

Une fois que vous aurez obtenu (en concertation avec les acteurs du projet ) les réponses à toutes ces questions, vous pourrez alors les partager avec  toutes les personnes impliquées et organiser une réunion de lancement sereine et productive.

Et vous ? Quelles sont les questions que vous vous posez avant de commencer un projet ? N’hésitez pas à réagir dans les commentaires.

P2M Consulting, cabinet de conseil en Management de projet et facilitateurs de projet vous accompagner sur site dans la gestion de vos projets et vous forme sur la conduite de projets. 

N’hésitez pas à nous contacter pour de plus amples informations.

Mais qu’est-ce q’un projet ?

 

Pour la reprise de nos publications après la trêve estivale, nous vous proposons de revenir aux fondamentaux en répondant à cette simple question :  qu’est ce qu’un projet ?

Plusieurs définitions existent… certaines sont plus ou  moins précises mais toutes se recoupent sur des caractéristique communes : 

  • « Un projet est un ensemble d’actions planifiées »…. : des tâches, des réunions regroupées en étapes ponctuées de jalons et bien souvent formalisées dans un planning de Gantt donnant à l’équipe projet une vision claire et partagée de l’ensemble du projet
  • « … Coordonnées par un responsable …» : en effet, pas de projet sans chef de projet. Il est le garant de l’atteinte des objectifs par une organisation rigoureuse, un suivi régulier et un management adapté de son équipe projet.
  • « … Délimitées dans le temps… »: tout projet et les tâches le composant comprennent une date de début et de fin…. pas toujours évidentes à respecter…
  • « … Faisant appel à des compétences et des ressources diverses … »: en effet, il est bon d’évaluer en amont la disponibilité de son équipe projet, de lister les moyens humains, techniques et financiers disponibles pour permettre l’atteinte les objectifs du projet.
  • « … Qui vise à atteindre un ou une série d’objectifs précis … »: il est conseillé d’utiliser la méthode SMART pour définir des objectifs spécifiques, mesurables, ambitieux, réalistes et temporellement définis.
  • « … Pour répondre à un/des besoin(s) spécifique(s) … »: la définition des besoins avec le commanditaire est une étape préalable fondamentale à tout lancement de projet afin de valider que les objectifs définis permettront bien de répondre aux besoins identifiés.
  • « … Dans le cadre d’un budget et de contraintes données … » : une gestion continue des risques sera bien souvent essentielle à la réussite du projet 

Un projet est donc un ensemble d’actions et d’étapes qui vont permettre de partir du point A pour arriver au point B selon différents chemins qui seront à adapter à la réalité de votre environnement et de votre équipe.

Une multitude de projets différents voient régulièrement le jour: lancement d’un nouveau produit, la mise en place d’une nouvelle méthode de travail, l’intégration d’un nouvel outil informatique, la création d’un site web…

Quel qu’il soit, la réussite d’un projet repose à minima sur :

  • Un besoin ou des besoins identifiés
  • Des contraintes analysées
  • Des objectifs clairement définis et approuvés.
  • Une équipe motivée, impliquée, encadrée par un chef de projet, ayant autorité pour l’atteinte des objectifs
  • Une planification efficace et un fonctionnement en Mode Projet : un plan d’actions, des jalons, des réunions, des étapes de validations et de suivi planifiées qui permettront d’atteindre votre objectif partagé.

Travailler en « mode projet » c’est appliquer une méthode et suivre des étapes spécifiques  qui vous permettront d’optimiser la réussite de vos projets et l’atteinte de vos objectifs.

Travailler en mode Projet c’est notamment utiliser des outils qui optimiseront vos process et vous aideront à piloter votre projet.

C’est une manière de penser, de concevoir et de réaliser les choses.

Vous souhaitez en savoir plus ?

N’hésitez pas à nous contacter, à consulter notre blog ou à suivre une de nos formations sur le Management de Projet.

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