Projet – P2M consulting

5 conseils pour bien choisir son outil de gestion de projets

Publié le 13 janvier 2021

Comment optimiser la réussite de vos projets ?

Et si en 2021 vous décidiez de vous faciliter la vie et celle de vos collaborateurs ?

« Comment ça, tu n’utilises pas un outil de gestion ? Ton projet ne va jamais réussir, je ne sais pas comment tu fais… ».

De nos jours, ce type de logiciel est sur toutes les lèvres lorsqu’on évoque le management d’équipes et de projets. Si vous n’en avez pas, pas de panique. Il se peut que vous n’en ayez tout simplement pas besoin ou que vous ne sachiez pas encore lequel privilégier parmi le nombre croissant de logiciels existants sur le marché.

Découvrez nos 5 conseils pour choisir un outil de gestion de projet qui corresponde à votre organisation, vos besoins et vos attentes !

1) Identifiez clairement votre besoin

Avant de se lancer à corps perdu dans l’achat d’un nouveau logiciel qui perturberait l’organisation de votre équipe, il vous faut y réfléchir à tête reposée.

Le risque majeur est de suivre la majorité en se basant sur un nom de logiciel « connu » au risque qu’il ne soit pas adapté à votre réalité.

Autre écueil à éviter : prendre le logiciel avec le plus de fonctionnalités mais qui, à l’usage, sera trop compliqué d’utilisation par vos équipes

Asana, Trello, Freedcamp, Projeqtor, Teamwork ou encore Zoho, il se peut que ces noms vous parlent. Cependant, au lieu de démarrer par une recherche ciblée de chacune de ces solutions, revenez au fondamentaux et posez-vous LA question : de quoi avez-vous besoin ?

En tant que manager ou chef de projet, rédigez une liste de vos attentes concernant cet outil ainsi que des avantages et des inconvénients que vous pourriez retirer de son utilisation. Pour quel projet en ai-je besoin ? Ai-je besoin d’un outil qui me permette davantage de gérer mon temps ou mes équipes ? Quel format est le plus adapté à mon organisation ? Ai-je besoin d’un outil de gestion en temps réel ou d’un outil de supervision et de reporting ?

Notez votre besoin et faites le point avec votre direction et votre équipe pour comparer vos attentes aux leurs.

2) Décidez combien de personnes en auront besoin et pour quoi

Chaque outil est bien conçu mais il ne correspond peut-être pas à la réalité de votre organisation. Commencez par mettre des mots sur ce qui caractérise votre organisation et les futurs utilisateurs.

Etes-vous une grande ou une petite entreprise ? Les équipes sont-elles en contact physique quotidien ou sont-elles éclatées sur plusieurs sites ? Faut-il utiliser cet outil pour organiser un événement ou pour lancer un projet ? Est-ce un projet de petite ou grande ampleur ? Qui seront les futurs utilisateur de l’outil de gestion de projets (un seul service ? tous ? uniquement les acteurs principaux ou bien également vos partenaires ou clients…) ?

Faites un état de lieu concis de votre besoin en listant le projet majeur ou les projets récurrents pour lesquels cet outil serait important. Et énoncez clairement quelles personnes ou quels services seront concernés par ce nouvel outil. Faites attention au degré de simplicité d’utilisation de l’interface. Un accompagnement dans l’utilisation de votre futur outil de gestion de projet est primordial avant la mise à disposition de l’outil, que ce soit des formations, des conseils, un accompagnement à la conduite du changement ou encore la réactivité quant aux évolutions. Notre outil Facility est d’ailleurs délivré automatiquement avec une formation à l’utilisation pour vous permettre d’en tirer un maximum de bénéfices en fonction de votre organisation et de vos projets.

Vous avez désormais tous les éléments en tête pour faire votre choix.

3) Privilégiez les fonctionnalités simples

L’utilisation d’un outil de gestion de projet n’a qu’un objectif : vous simplifier la vie et celle de vos équipes. Au lieu de favoriser un outil aux mille fonctionnalités toujours plus abouties les unes que les autres, mais également plus complexes d’utilisation, revenez au cœur de votre besoin et assurez-vous que les éléments suivants soient compris dans le logiciel :

Un tableau de bord clair et concis
Un outil de planification des tâches
Un outil de gestion des ressources
Une ergonomie attractive adaptée aux différents utilisateurs

En effet, ne sous-estimez pas l’importance de l’ergonomie, il est important que vos collaborateurs aient envie d’utiliser cet outil et que ce dernier soit adapté aux visions de chacun.

4) Valorisez les outils qui favorisent la collaboration et le reporting avancé

Au-delà des fonctionnalités de base que vous recherchez, demandez-vous quelles fonctionnalités apporteraient un plus à votre gestion de projet et vous permettrait de rendre vos équipes encore plus performantes.

Par expérience, la collaboration entre équipe est primordiale. N’hésitez pas à privilégier un outil qui héberge une discussion instantanée, un service de réunion par vidéoconférences, un stockage et partage de documents, ou encore un système de gestion de profils pour identifier une personne à une tâche.

De même, un système de reporting instantané est une véritable plus-value pour votre organisation afin de conserver une trace des performances de vos équipes et de l’avancée de votre projet.

5) Utilisez un logiciel en mode SAAS

Ce dernier point n’est pas à négliger.

La solution SAAS est délocalisée et hébergée sur un serveur spécifique. Vous avez accès à votre outil de n’importe où et avec n’importe quel ordinateur. Une simple connexion internet suffit pour accéder à votre interface personnel.

Nous recommandons généralement cette solution car elle permet de gérer les projets en déplacement, d’avoir un accès quotidien aux tâches, et un niveau de sécurité des données beaucoup plus élevé.

D’autant que les outils en mode Saas sont mis à jour automatiquement et vous permettent de profiter quotidiennement des fonctionnalités optimales.

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Chez P2M Consulting, nous avons voulu créer un outil – Facility Project – qui convient à la majorité des organisations, aux multiples typologies de projets et profils d’utilisateurs (chefs de projets comme collaborateurs) avec des fonctionnalités simples et essentielles.

N’hésitez pas à nous contacter pour tester gratuitement Facility Project, l’outil de gestion de projet collaboratif créé par P2M Consulting

Comment bien définir les objectifs de mon projet ?

Publié le 11 mars 2020

Mener un projet à son terme n’est jamais simple… encore moins si votre objectif n’est pas défini …. ou n’est pas BIEN défini.

On dit généralement qu’un projet réussi est un projet qui a atteint son objectif… ou ses objectifs….

D’où l’importance de bien les définir !

L’objectif d’un projet est ce pour quoi toute l’équipe projet va se mobiliser durant toute la durée du projet. C’est le facteur commun mobilisateur et motivant de votre projet. Sa définition constitue donc un véritable enjeu !

Pour améliorer encore la motivation de chacun, il peut être intéressant de fixer également des objectifs individuels (allant dans le sens de l’objectif commun naturellement), comme l’amélioration d’une compétence, de sa productivité, ou encore la prise de responsabilités.

‘’ Un objectif flou débouche toujours sur une absurdité précise ‘’

La définition des objectifs passe tout d’abord par la réponse à la question : « quel est le besoin que doit satisfaire le projet ? »

On dit généralement qu’un objectif doit être :

Clair et compréhensible par tous

Un collaborateur qui ne comprend pas l’objectif aura du mal à se l’approprier

Hiérarchisé

Si plusieurs objectifs ont été identifiés, classifiez ces objectifs en leur attribuant un degré de priorité. Soyez prêts à laisser de côté tout objectif de faible portée

Approuvé par tous

Seuls des objectifs clairement définis, concertés et soutenus par l’entreprise assurent la motivation d’une équipe

Réaliste

Encouragez les collaborateurs à vous faire part de tous leurs doutes pour vérifier que votre objectif est viable et envisagez l’ensemble des contraintes et solutions de contournements

Mesurable et quantifiable

La mise en place d’indicateurs permettra de savoir si l’objectif est atteint

Difficile de définir votre objectif ? Alors aidez vous de la méthode SMART :

Spécifique
Mesurable
Ambitieux
Réaliste
Temporellement défini

Un fois le ou les objectifs clairement définis, les moyens d’y parvenir vont pouvoir être envisagés en tenant compte des contraintes et risques potentiels du projet.

A vous de jouer !

Pour plus d’informations sur le sujet n’hésitez pas à nous contacter :

Objectifs Projet SMART

Les 10 questions à se poser avant de lancer votre projet

Publié le 6 décembre 2019

Vous venez d’être nommé chef de projets ?

Vous allez devoir piloter des projets : planifier et suivre l’avancée de votre projet, et modifier si besoin son plan en fonction des contraintes et des évolutions de votre environnement.

Avant de lancer votre projet, il est toujours utile de se poser quelques questions : cette étape d’initialisation et de réflexion servira à clarifier le contenu et les limites du projet et vous fera gagner un temps précieux par la suite.

1 / Dans quel environnement ou contexte s’inscrit mon projet ?

Dans quel service, quel lieu géographique, quel environnement concurrentiel, quelle phase de développement de l’entreprise…

2 / A quel(s)s besoins répond mon projet ?

Qu’est ce qui est à l’origine du lancement du projet ? quel besoin a exprimer le commanditaire. N’oubliez pas que tout projet vise à satisfaire un besoin qui doit être clairement exprimé.

3 / Quels sont les enjeux et les opportunités de mon projet ?

Bien identifiés, ils serviront à motiver et dynamiser vos équipes.

4 / A quelles contraintes doit -il faire face ? quels sont les risques liés à ce projet ?

Il est utile d’être lucide et de les envisager dès maintenant pour envisager sereinement les solutions à apporter.

Ces points 3 et 4 sont communément regroupés dans ce que l’on appelle une matrice Swot

5/ De quelles ressources (moyens humain, technique ou financier) dispose-t-on pour mener à bien ce projet ?

Il est important d’évaluer en amont les ressources dont vous disposez. Le manque de ressources ou de compétences pourrait alors être considéré comme un frein à l’atteinte des objectifs.

6 / Quels sont les objectifs du projet ?

Ces objectifs auront pour but de répondre aux besoins précédemment définis.

Plus vous définissez clairement les objectifs de votre projet, plus vous serez susceptibles de les atteindre. La méthode SMART (nous la présenterons dans notre prochain article) est une méthode optimale pour être certain de bien définir vos objectifs.

Et rappelez-vous : « un objectif flou débouche toujours sur une absurdité précise »

7/ Quelles sont les personnes impliquées dans le projet ? Quels sont les rôles et responsabilités de chacun ?

Il s’agit ici de répertorier les parties prenantes au projet c’est-à-dire les personnes ou structures touchées de près ou de loin par mon projet.

Si ces personnes sont sous la responsabilité d’un tiers et/ou travaillent sur d’autres projets, vérifiez leur niveau de maîtrise et veillez bien à ce qu’elles soient disponibles pour participer au projet. Ces deux informations sont essentielles pour atteindre les objectifs de votre projet dans le délai estimé.

Si ce n’est pas le chef de projet, il sera également importante de définir qui est responsable ? qui prend les décisions ? quels organismes de contrôle et de décision sont prévus ?

8 / Quelles sont les grandes étapes du projet ?

L’une des conditions du succès est l’organisation. Votre projet doit se dérouler autour d’étapes clairement identifiées et identifiables par toutes les personnes impliquées.

En découpant votre projet en plusieurs étapes, vous pourrez :

estimer plus facilement leur durée
répartir les membres de l’équipe selon leurs compétences dans chaque étape
lister toutes les tâches qui incombent à chaque personne
définir le rôle et responsabilités de chacun

Au final, vous diminuerez le risque d’oublier des éléments importants.

Ce découpage de votre projet doit être compris par tous les acteurs du projet et doit permettre à tous vos équipiers de disposer d’une vision claire du projet et du travail à réaliser. Les membres de votre équipe vont ainsi pouvoir s’approprier le projet et visualiser les parties du projet où ils interviennent.

Vous passerez ainsi d’une simple liste de tâches à un plan de gestion de projet structuré où rien ne sera laissé au hasard.

9 / Quel plan de communication va-t-il être mis en place durant ce projet ? Quels support set outils vais-je utiliser ?

Quelles types de réunions allez-vous organiser ? avec ? à quelle fréquence ? pour quel objectif ?

Comment l’informations va-t-elle être transmise ? vers qui ? via quel support ? à quelle fréquence ?

Un outil de gestion de projet va-t-il être utilisé ? tout le monde est-il apte à l’utiliser ?

10/ Quelle est la durée prévue du projet ?

Chaque projet se caractérise par une date de début et de fin.

Une fois que vous aurez obtenu (en concertation avec les acteurs du projet ) les réponses à toutes ces questions, vous pourrez alors les partager avec toutes les personnes impliquées et organiser une réunion de lancement sereine et productive.

Et vous ? Quelles sont les questions que vous vous posez avant de commencer un projet ? N’hésitez pas à réagir dans les commentaires.

P2M Consulting, cabinet de conseil en Management de projet et facilitateurs de projet vous accompagner sur site dans la gestion de vos projets et vous forme sur la conduite de projets.

N’hésitez pas à nous contacter pour de plus amples informations.

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Chef de projet gestion de projets Initialisation Pilotage Projet

P2M Consulting Cabinet de conseil en Management de Projets

Mais qu’est-ce q’un projet ?

Publié le 2 septembre 2019

Pour la reprise de nos publications après la trêve estivale, nous vous proposons de revenir aux fondamentaux en répondant à cette simple question : qu’est ce qu’un projet ?

Plusieurs définitions existent… certaines sont plus ou moins précises mais toutes se recoupent sur des caractéristique communes :

« Un projet est un ensemble d’actions planifiées »…. : des tâches, des réunions regroupées en étapes ponctuées de jalons et bien souvent formalisées dans un planning de Gantt donnant à l’équipe projet une vision claire et partagée de l’ensemble du projet
« … Coordonnées par un responsable …» : en effet, pas de projet sans chef de projet. Il est le garant de l’atteinte des objectifs par une organisation rigoureuse, un suivi régulier et un management adapté de son équipe projet.
« … Délimitées dans le temps… »: tout projet et les tâches le composant comprennent une date de début et de fin…. pas toujours évidentes à respecter…
« … Faisant appel à des compétences et des ressources diverses … »: en effet, il est bon d’évaluer en amont la disponibilité de son équipe projet, de lister les moyens humains, techniques et financiers disponibles pour permettre l’atteinte les objectifs du projet.
« … Qui vise à atteindre un ou une série d’objectifs précis … »: il est conseillé d’utiliser la méthode SMART pour définir des objectifs spécifiques, mesurables, ambitieux, réalistes et temporellement définis.
« … Pour répondre à un/des besoin(s) spécifique(s) … »: la définition des besoins avec le commanditaire est une étape préalable fondamentale à tout lancement de projet afin de valider que les objectifs définis permettront bien de répondre aux besoins identifiés.
« … Dans le cadre d’un budget et de contraintes données … » : une gestion continue des risques sera bien souvent essentielle à la réussite du projet

Un projet est donc un ensemble d’actions et d’étapes qui vont permettre de partir du point A pour arriver au point B selon différents chemins qui seront à adapter à la réalité de votre environnement et de votre équipe.

Une multitude de projets différents voient régulièrement le jour: lancement d’un nouveau produit, la mise en place d’une nouvelle méthode de travail, l’intégration d’un nouvel outil informatique, la création d’un site web…

Quel qu’il soit, la réussite d’un projet repose à minima sur :

Un besoin ou des besoins identifiés
Des contraintes analysées
Des objectifs clairement définis et approuvés.
Une équipe motivée, impliquée, encadrée par un chef de projet, ayant autorité pour l’atteinte des objectifs
Une planification efficace et un fonctionnement en Mode Projet : un plan d’actions, des jalons, des réunions, des étapes de validations et de suivi planifiées qui permettront d’atteindre votre objectif partagé.

Travailler en « mode projet » c’est appliquer une méthode et suivre des étapes spécifiques qui vous permettront d’optimiser la réussite de vos projets et l’atteinte de vos objectifs.

Travailler en mode Projet c’est notamment utiliser des outils qui optimiseront vos process et vous aideront à piloter votre projet.

C’est une manière de penser, de concevoir et de réaliser les choses.

Vous souhaitez en savoir plus ?

N’hésitez pas à nous contacter, à consulter notre blog ou à suivre une de nos formations sur le Management de Projet.

Nous nous tenons à votre service pour répondre à vos questions :

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