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Quelques pistes pour l’encadrement de ses équipes

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Comment suivre le travail de mes équipiers ? comment m’assurer qu’ils sont en phase avec les attendus de l’entreprise, de leur mission ? Comment communiquer ? à quelle fréquence ? 

 

Il existe autant de réponse à ces questions qu’il existe d’organisation et de typologie de manager.

Cependant quelques constantes restent valables quelle que soit votre structure et quel que soit votre style de managements. 

1. Se réunir régulièrement avec ses équipes

Les conversations de couloirs, les mails et passages de courriers /texto ne suffisent pas. Instaurer une routine avec un espace de dialogue ouvert et récurrent est bien souvent primordial : des réunions d’équipes, de pôle ou de service, toutes les semaines ou tous les 15 jours… voire tous les jours pour les afficionados de l’agilité. Des réunions ou stand up meeting plus ou moins longues (de 15 à 45 mn en moyenne) mais en tout cas des réunions régulières et dont la fréquence est planifiée plusieurs mois à l’avance.

2. Réaliser des entretiens individuels : des «one to one»

Des rendez-vous d’environ 20 à 30mn ;  en moyenne une fois par mois dans son bureau ou  au café ou tout autre lieu propice à l’échange et au dialogue. Ce temps peut être structuré de la sorte :

  • 10mn informelles de contact  personnalisé
  • 10mn d’expression libre de votre équipier : son travail , son ressenti, ses propositions
  • 10mn pour vous exprimer : votre vision de manager, le suivi et l’organisation du travail sur la prochaine semaine …

3. Pratiquer le Feedback

A pratiquer régulièrement en complément des points évoqués précédemment. Le feedback permet de faire un point régulier sur les axes d’améliorations et les points positifs à généraliser.

Vous trouverez plus d’informations sur les intérêts et la pratique du feedback dans nos précédents articles à retrouver sur notre blog :

« Développez votre feedback attitude » Et «  Soyez convaincus des intérêts d’un bon feedback » 

4. Ne pas hésiter à déléguer

Pas toujours facile mais essentiel pour responsabiliser ses équipes, accroître leur compétence et leur confiance en eux. Leur donner goût au travail… et pour vous libérer du temps ! Pour ce faire armez-vous de patience, pédagogie et de confiance. Vos équipiers vous diront merci !

5. Accompagner vos collaborateurs

  • En diffusant une information claire et accessible
  • En définissant des objectifs compréhensibles et réalistes (des objectifs SMART)
  • En suivant et en aidant si besoin vos équipiers à optimiser leur travail : tutoring, formations… à moduler selon les besoins, compétences et profil de vos équipiers

6. Et pour finir une évidence pas toujours prise en compte :

Proposer à vos équipiers des missions en adéquation avec leur potentiel et leurs aspirations : vous les trouverez plus motivés, productifs et constructifs.

Nous conclurons sur ces mots : 

Un équipier qui ne s’exprime pas en réunion ne signifie pas qu’il n’a rien à dire…. Et ceux qui crient le plus fort ne sont pas toujours ceux qui ont les choses les plus pertinentes à avancer…

Être présent, à l’écoute et même temps assumer son rôle de leader directif : un juste équilibre  pas si simple mais efficace !

Des questions ?

L’équipe de P2M Consulting se tient à votre disposition pour vous accompagner sur la réalisation de vos projets et l’atteinte de vos objectifs.
contact@p2mconsulting.fr

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Pourquoi définir le rôle de chacun au sein d’une même tâche est-il essentiel dans la réussite de votre projet ?

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Faisons suite à notre dernier article sur l’importance de clarifier les attendus d’une tâche. Nous avions vu, que pour être bien exécutée il était important qu’une tâche soit claire et comprise par tous. Nous avons également vu que le rôle de chacun devait être clairement défini et qu’un outil appelé matrice des responsabilité ou RACI pouvait être fort utile dans ce cas.
Le RACI permet de définir clairement chaque responsabilité, d’éviter toute redondance de rôle et toute incompréhension.


Soyez en convaincu : ce temps passé à l’affectation des rôles et responsabilités de chacun n’est pas du temps perdu !


La matrice de responsabilité ou RACI permet de définir qui est chargé de la réalisation de chacune des actions selon 4 types de contributions.

En effet, RACI est t un acronyme anglais qui signifie : 

  • R – pour Responsable – (le « Réalisateur » en français). Il a en charge la réalisation de la tâche pour laquelle il est nommé. Il est sous la responsabilité d’un A
  • A – pour Accountable – (nous pourrions le traduire par l’Autorité en français) – Il supervise, décide, et rend des comptes Il « Assume », celui qui est garant de la bonne réalisation et du suivi de la tâche.
  • C – pour Consulted – (Le conseiller en français) – Il est consulté pour avoir des informations ou une aide. Ce sont généralement des experts qui détiennent une compétence sur la tâche en question. Ils apportent des conseils.
  • I – pour Informed (l’Informé en français) – Il est celui que l’on informe de la tâche ou de sa réalisation. Ces personnes doivent être informées même si elles n’exercent pas un rôle direct dans le projet car elles peuvent être impactées d’une manière ou d’une autre. Elles sont en copie des points et décisions importantes.

Parfois certains parlent de RASCI : le S correspondant au rôle de Support, un rôle complémentaire qui peut avoir son importance selon la nature du projet.

Précisions utiles :

• Il y a toujours à minima un R et un A sur une tâche.
• Le R et le A peuvent être la même personne. L’individu est dans ce cas le propre responsable de sa tâche.
• Chaque action doit avoir un A et un seul.
• Toute tâche non attribuée à un responsable risque de ne jamais être réalisée.
• Attention si le chef de projet attribue la responsabilité d’une tâche à deux personnes (2R) : cela peut-être risqué s’il ne précise pas le champ d’action de chacun des R car dans la pratique, quand il y a deux responsables, bien souvent, personne ne se sent responsable…
• Il peut ne pas y avoir de C sur une tâche
• Il peut ne pas y avoir de I sur une tâche
• Les C sont en général consultés par le R
• Les I sont en général informés par le A

Comment se matérialise la RACI ?

Le RACI est souvent représenté par un tableau à double entrée avec :

  • en ligne, les tâches, actions, jalons, livrables etc.
  • en colonne, les différents intervenants.
  • Il suffit ensuite de noter le rôle joué par chaque intervenant en fonction des activités. Ce qui revient à renseigner les croisements des lignes et des colonnes avec une ou plusieurs lettres

Une petite précision : les intervenants mentionnés ne sont pas forcément des personnes physiques. Le tableau peut mentionner des entités telles que services, fonctions ou métiers (ex : Client X / Fournisseur Y / COPIL…)

Un exemple pour illustrer tout cela ?

Voici un exemple de mise en œuvre pour un projet dont l’objectif est l’organisation d’un séminaire. Nous présentons ici sous forme de RACI quelques-unes des tâches qui composent l’étape relative à la gestion des invitations.



Pour conclure rappelez-vous que les risques en absence de RACI sont multiples :

  • qu’une tâche soit non affectée, mal affectée,
  • qu’une tâche soit mal réalisée
  • une perte de temps à réexpliquer les rôles qui n’auront pas été précisé en amont
  • une baisse de la motivation
  • une baisse de la cohésion d’équipe, des conflits entre équipiers
  • et enfin, des difficultés à atteindre l’objectif de votre projet

Convaincu de l’utilité du RACI ?
Alors à votre RACI c’est parti !

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De l’importance de clarifier les attendus d’une tâche dans la réussite de votre projet.

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Tout projet est décomposé en un ensemble d’actions, de tâches à réaliser par les parties prenantes, membres de l’équipe projet. La réussite d’un projet repose donc sur la bonne réalisation par l’équipe projet de l’ensemble des tâches qui lui sont affectées.


Team leader, Scrum master, Chef de projet, collaborateur, équipe projet, équipe scrum… quelle que soit votre type de fonctionnement Projet (Agile, Prince, PMI ou tout autre Mode Projet personnalisé) il est important que chacune des parties prenantes impliquée dans le projet sache exactement ce qu’elle a à faire, pour quand et avec qui.

 

Pour être bien réalisée une tâche doit être :

 

  • Comprise par tous : utilisez des termes adaptés à votre cible. Le plus important est que les personnes concernées par la réalisation de la tâche aient compris ce que l’on attendait d’eux. L’intitulé de la tâche doit donc être explicite, le vocabulaire employé doit être compréhensible par tous et ne pas prêter à confusion.
  • Claire et exhaustive : nous conseillons vivement de commencer l’intitulé de vos tâches par un verbe afin d’être clair et éviter qu’une même tâche n’en regroupe plusieurs.
  • Réaliste dans les délais au risque de démotiver son exécutant et de ne pas voir la tâche se réaliser du tout. Pour ce faire, préparer votre planification en concertation avec vos équipes est un préalable fondamental.
  • Explicite dans la répartition des rôles notamment si une même tâche devait être affectée à plusieurs personnes.

 

Et c’est précisément sur ce dernier point que la matrice des responsabilités ou RACI intervient. …

Mais qu’est ce donc que le RACI ? … Venez le découvrir dans notre prochain article !

N’hésitez pas à lire tous nos articles sur notre blog :

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