Étiquette : Chef de projet

A quoi sert un Outil de gestion de projets

A quoi sert un outil de gestion de projets collaboratif ?

Publié le

Partager la publication "A quoi sert un outil de gestion de projets collaboratif ?"

Alors que les outils de gestion de projets se généralisent dans nos entreprises, nombre d’entre vous se posent la question de savoir à quoi servent-ils vraiment ?  Effet de mode ou réelle utilité ?

Petit décryptage en quelques mots : 

Qu’est ce qu’un Outil de gestion de projets ?

C’est généralement :

  • un logiciel en mode SAAS (un interface accessible en ligne dans un espace sécurisé via une simple connexion internet)
  • un outil « tout en un » qui permet  :
    • de visualiser son travail et celui de ses collaborateurs,
    • de suivre facilement l’avancée et le planning de ses projets,
    • de disposer de rapports clés en main,
    • de stocker des documents et de les partager avec ses équipes
    • de partager son calendrier
    • de communiquer avec les acteurs de ses projets

Un outil de gestion de projets collaboratif ? c’est un outil de gestion de projet qui n’est aps destiné uniquement à l’usage des chefs de projets et manager mais également aux équipiers et collaborateurs avec donc une ergonomie plus intuitive, des pages spécifiques pour les collaborateurs et des fonctionnalités de collaboration plus attractives.

Attention en effet,  certains outils de gestion de projets sont très utiles pour les directeurs / PMO et Chef de projets mais ne sont pas du tout collaboratifs car trop complexes à utiliser pour les autres membres de l’équipe.

Quelles sont les fonctionnalités de base d’un outil de gestion de projets ?

  • Un tableau de bord de suivi des tâches et évènements en cours
  • Une planification des projets : vue listing, Kanban, Gantt…
  • Des calendriers partagés
  • Une zone de stockage et de partage de vos documents
  • Des rapports et synthèses exportables
  • Une zone de notifications, alertes, commentaires, discussions et rappels
  • Et en plus : une vision individuelle et une vision d’équipe, la possibilité de créer un portefeuille de projets, le registre des risques, un suivi de la charge horaires de votre projet, du budget de votre projet…
Tâches et risques du projet

 

 

En quoi un Outil de gestion de projets peut-il vous être utile ?

Vous devez piloter un ou plusieurs projets et avez du mal à visualiser leur état d’avancement, à anticiper les retards éventuels ?

Vos journées sont bien chargées ? Vous avez du mal à penser à tout ? à prioriser vos actions ? Vous ne savez pas toujours par où commencer et si vous pourrez tout finir dans les temps ?

L’utilisation d’un outil de gestion de projets peut vous aider :

 

  • Gain de temps
  • Décharge mentale
  • Visibilité et suivi des projets
  • Collaboration accrue

 

Il est tout à fait possible de réussir ses projets sans outil de gestion de projets si vous êtes un chef de projet expert mais il est indéniable que vous optimisez vos chances de réussite avec un tel outil.

L’utilisation d’un outil de gestion de projets va en effet vous faciliter la vie et celle de vos équipes.

Un outil de gestion de projet est utile pour :

  • Organiser efficacement son travail
  • Suivre facilement l’avancée de ses projets
  • Gagner plus de temps, gérer ses priorités
  • Harmoniser sa manière de travailler et leur communication projet
  • Faciliter la collaboration avec ses équipes
  • Centraliser ses données et documents en un lieu unique
  • Partager facilement l’information avec ses équipes sur ses projets

Un outil de gestion de projet permet une planification rigoureuse de votre projet, apportera lisibilité et vous permettra d’avancer plus sereinement avec vos équipes dans le pilotage et la réussite  de vos projets.

 

 

Des choses à savoir avant de choisir mon outil de gestion de projets ?

1. La course aux fonctionnalités n’est pas gage de bonne utilisation

La base de la réussite d’un projet d’équipe : la Collaboration !

 Au-delà des fonctionnalités essentielles, une ergonomie simple et attractive est donc fondamentale pour faciliter son appropriation par tous.

Une ergonomie qui s’adapte à tous les utilisateurs : le Gantt pour les CDP, la todolist pour les équipiers, les reportings pour la Direction, la vue Kanban pour les rois de l’Agilité, le calendrier pour les férus de réunions…

C’est là la principale différence entre un outil de gestion de projets classique et un outil de gestion de projets collaboratif ! Et la nuance n’est pas anodine quand on sait que dans 82% des causes d’échec d’un projet apparaît le manque de communication et de partage d’information.

Il est donc fondamental que cet outil plaise à vos équipes si vous voulez qu’ils l’utilisent.

2. L’accompagnement par des professionnels pour suivre votre développement et pour faciliter l’appropriation par vos équipes

Disposer d’un excellent outil est une chose, l’utiliser en est une autre ! Et pour cela une véritable conduite du changement sera bien souvent à mener :

  • Le point de départ : une formation sur l’outil (et pas un simple webinar en ligne qui ne sera pas bénéfique à long terme)
  • Ensuite, la définition d’une procédure d’utilisation de votre logiciel en interne : quelles fonctionnalités vont être utilisées, quels projets , quels utilisateurs, dans quel délais ..
  • et enfin le pilotage des projets dans votre outil : quels indicateurs, quels objectifs …

Si les éditeurs de votre logiciel peuvent également vous accompagner sur ces points c’est un réel plus à ne pas négliger. Ils vous aideront à analyser vos besoins et vous proposeront un accompagnement pour un choix éclairé.

Envie d’en savoir plus sur le choix d’un outil de gestion de projets  ?

  • ou bien contactez nos experts en Management de projet :
  • ou encore rien de mieux que la pratique : testez gratuitement et sans engagement  Facility Project, l’outil de gestion de projets créé par P2M Consulting,  pendant 1 mois : www.facility-project.com

Lire la suite

bien choisir son outil de gestion de projets

5 conseils pour bien choisir son outil de gestion de projets

Publié le

Partager la publication "5 conseils pour bien choisir son outil de gestion de projets"

Comment optimiser la  réussite de vos projets ?

Et si en 2021 vous décidiez de vous faciliter la vie et celle de vos collaborateurs ? 

« Comment ça, tu n’utilises pas un outil de gestion ? Ton projet ne va jamais réussir, je ne sais pas comment tu fais… ».

De nos jours, ce type de logiciel est sur toutes les lèvres lorsqu’on évoque le management d’équipes et de projets. Si vous n’en avez pas, pas de panique. Il se peut que vous n’en ayez tout simplement pas besoin ou que vous ne sachiez pas encore lequel privilégier parmi le nombre croissant de logiciels existants sur le marché.

Découvrez nos 5 conseils pour choisir un outil de gestion de projet qui corresponde à votre organisation, vos besoins et vos attentes !

1) Identifiez clairement votre besoin

Avant de se lancer à corps perdu dans l’achat d’un nouveau logiciel qui perturberait l’organisation de votre équipe, il vous faut y réfléchir à tête reposée.

Le risque majeur est de suivre la majorité en se basant sur un nom de logiciel « connu » au risque qu’il ne soit pas adapté à votre réalité.

Autre écueil à éviter : prendre le logiciel avec le plus de fonctionnalités mais qui, à l’usage, sera trop compliqué d’utilisation par vos équipes

Asana, Trello, Freedcamp, Projeqtor, Teamwork ou encore Zoho, il se peut que ces noms vous parlent. Cependant, au lieu de démarrer par une recherche ciblée de chacune de ces solutions, revenez au fondamentaux et posez-vous LA question : de quoi avez-vous besoin ?

En tant que manager ou chef de projet, rédigez une liste de vos attentes concernant cet outil ainsi que des avantages et des inconvénients que vous pourriez retirer de son utilisation. Pour quel projet en ai-je besoin ? Ai-je besoin d’un outil qui me permette davantage de gérer mon temps ou mes équipes ? Quel format est le plus adapté à mon organisation ? Ai-je besoin d’un outil de gestion en temps réel ou d’un outil de supervision et de reporting ?

Notez votre besoin et faites le point avec votre direction et votre équipe pour comparer vos attentes aux leurs. 

2) Décidez combien de personnes en auront besoin et pour quoi

Chaque outil est bien conçu mais il ne correspond peut-être pas à la réalité de votre organisation. Commencez par mettre des mots sur ce qui caractérise votre organisation et les futurs utilisateurs.

Etes-vous une grande ou une petite entreprise ? Les équipes sont-elles en contact physique quotidien ou sont-elles éclatées sur plusieurs sites ? Faut-il utiliser cet outil pour organiser un événement ou pour lancer un projet ? Est-ce un projet de petite ou grande ampleur ? Qui seront les futurs utilisateur de l’outil de gestion de projets (un seul service ? tous ? uniquement les acteurs principaux ou bien également vos partenaires ou clients…) ?

Faites un état de lieu concis de votre besoin en listant le projet majeur ou les projets récurrents pour lesquels cet outil serait important. Et énoncez clairement quelles personnes ou quels services seront concernés par ce nouvel outil. Faites attention au degré de simplicité d’utilisation de l’interface. Un accompagnement dans l’utilisation de votre futur outil de gestion de projet est primordial avant la mise à disposition de l’outil, que ce soit des formations, des conseils, un accompagnement à la conduite du changement ou encore la réactivité quant aux évolutions. Notre outil Facility est d’ailleurs délivré automatiquement avec une formation à l’utilisation pour vous permettre d’en tirer un maximum de bénéfices en fonction de votre organisation et de vos projets.

Vous avez désormais tous les éléments en tête pour faire votre choix.

3) Privilégiez les fonctionnalités simples

L’utilisation d’un outil de gestion de projet n’a qu’un objectif : vous simplifier la vie et celle de vos équipes. Au lieu de favoriser un outil aux mille fonctionnalités toujours plus abouties les unes que les autres, mais également plus complexes d’utilisation, revenez au cœur de votre besoin et assurez-vous que les éléments suivants soient compris dans le logiciel :

  • Un tableau de bord clair et concis
  • Un outil de planification des tâches
  • Un outil de gestion des ressources
  • Une ergonomie attractive adaptée aux différents utilisateurs

 

En effet, ne sous-estimez pas l’importance de l’ergonomie,  il est important que vos collaborateurs aient envie d’utiliser cet outil et que ce dernier soit adapté aux visions de chacun.

Les 3 essentiels d'un outil de gestion de projets - Facility project

4) Valorisez les outils qui favorisent la collaboration et le reporting avancé

Au-delà des fonctionnalités de base que vous recherchez, demandez-vous quelles fonctionnalités apporteraient un plus à votre gestion de projet et vous permettrait de rendre vos équipes encore plus performantes.

Par expérience, la collaboration entre équipe est primordiale. N’hésitez pas à privilégier un outil qui héberge une discussion instantanée, un service de réunion par vidéoconférences, un stockage et partage de documents, ou encore un système de gestion de profils pour identifier une personne à une tâche.

De même, un système de reporting instantané est une véritable plus-value pour votre organisation afin de conserver une trace des performances de vos équipes et de l’avancée de votre projet.

5) Utilisez un logiciel en mode SAAS

Ce dernier point n’est pas à négliger.

La solution SAAS est délocalisée et hébergée sur un serveur spécifique. Vous avez accès à votre outil de n’importe où et avec n’importe quel ordinateur. Une simple connexion internet suffit pour accéder à votre interface personnel.

Nous recommandons généralement cette solution car elle permet de gérer les projets en déplacement, d’avoir un accès quotidien aux tâches, et un niveau de sécurité des données beaucoup plus élevé.

D’autant que les outils en mode Saas sont mis à jour automatiquement et vous permettent de profiter quotidiennement des fonctionnalités optimales.

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.

Chez P2M Consulting, nous avons voulu créer un outil – Facility Project – qui convient à la majorité des organisations, aux multiples typologies de  projets et profils d’utilisateurs (chefs de projets comme collaborateurs) avec des fonctionnalités simples et essentielles.

Facility Project

N’hésitez pas à nous contacter pour tester gratuitement Facility Project, l’outil de gestion de projet collaboratif créé par P2M Consulting

Lire la suite

Formation et coaching à distance, c’est possible !

Publié le

Partager la publication "Formation et coaching à distance, c’est possible !"

En cette période inédite, P2M Consulting s’adapte et élargit son offre de service en ligne pour répondre à vos besoins.

Nous adaptons nos contenus et nos présentations pour vous accompagner directement chez vous. Nous digitalisons ainsi l’ensemble de nos contenus et vous proposons nos formations et modules de coaching en visio conférence.

Des formations en Visio avec votre formateur directement à la maison !

Profitez ainsi de cette période pour vous former. Ce que vous n’avez pas le temps de faire en temps « normal » peut être possible aujourd’hui.

 

P2M Consulting vous accompagne sur le pilotage de vos projets

Prenez un temps pour vous ou pour former  vos équipes au management de projet (Le fonctionnement en Mode projet, le rôle du Chef de projet, la conduite du changement…)

Nos séances de coaching sont également adaptées pour vous permettre un accompagnement optimal en visio conférence :

  • bilan de votre positionnement professionnel, repérage de vos forces, potentiels, besoins et limites
  • questionnement sur votre rôle et vos aptitudes de chef de projet,
  • accompagnement dans vos fonctions de manager ….

Contactez-nous pour construire ensemble

votre programme personnalisé.

contact@p2mconsulting.fr

Nous profitons de ce message pour remercier nos 1er clients qui se sont d’ores et déjà inscrits dans cette démarche.

Nous vous rappelons que  P2M Consulting est datadocké : vos formations peuvent donc être prises en charge intégralement.

Lire la suite

Les 10 questions à se poser avant de lancer votre projet

Publié le

Partager la publication "Les 10 questions à se poser avant de lancer votre projet"

Vous venez d’être nommé chef de projets ?

Vous allez devoir piloter des projets : planifier et suivre l’avancée de votre projet, et modifier si besoin son plan en fonction des contraintes et des évolutions de votre environnement.

Avant de lancer votre projet, il est toujours utile de se poser quelques questions : cette étape d’initialisation et de réflexion servira à clarifier le contenu et les limites du projet et vous fera gagner un temps précieux par la suite.

1 / Dans quel environnement ou contexte s’inscrit mon projet ?

Dans quel service, quel lieu géographique, quel environnement concurrentiel, quelle phase de développement de l’entreprise…

2 / A quel(s)s besoins répond mon projet ?

Qu’est ce qui est à l’origine du lancement du projet ? quel besoin a exprimer le commanditaire. N’oubliez pas que tout projet vise à satisfaire un besoin qui doit être clairement exprimé.

3 / Quels sont les enjeux et les opportunités de mon projet ?

Bien identifiés, ils serviront à motiver et dynamiser vos équipes.

4 / A quelles contraintes doit -il faire face ? quels sont les risques liés à ce projet ?

Il est utile d’être lucide et de les envisager dès maintenant pour envisager sereinement les solutions à apporter.

Ces points 3 et 4 sont communément regroupés dans ce que l’on appelle une matrice Swot

5/ De quelles ressources (moyens humain, technique ou financier) dispose-t-on pour mener à bien ce projet ?

Il est important d’évaluer en amont les ressources dont vous disposez. Le manque de ressources ou de compétences pourrait  alors être considéré comme un frein à l’atteinte des objectifs.

6 / Quels sont les objectifs du projet ?

Ces objectifs auront pour but de répondre aux besoins précédemment définis.

Plus vous définissez clairement les objectifs de votre projet, plus vous serez susceptibles de les atteindre. La méthode SMART (nous la présenterons dans notre prochain article) est une méthode optimale pour être certain de bien définir vos objectifs. 

Et rappelez-vous : « un objectif flou débouche toujours sur une absurdité  précise »

7/ Quelles sont les personnes impliquées dans le projet ? Quels sont les rôles et responsabilités de chacun ?

Il s’agit ici de répertorier les parties prenantes au projet c’est-à-dire les personnes ou structures touchées de près ou de loin par mon projet.

Si ces personnes sont sous la responsabilité d’un tiers et/ou travaillent sur d’autres projets, vérifiez leur niveau de maîtrise et veillez bien à ce qu’elles soient disponibles pour participer au projet. Ces deux informations sont essentielles pour atteindre les objectifs de votre projet dans le délai estimé.

Si ce n’est pas le chef de projet, il sera également importante de définir qui est responsable ? qui prend les décisions ? quels organismes de contrôle et de décision sont prévus ?

8 / Quelles sont les grandes étapes du projet ?

L’une des conditions du succès est l’organisation. Votre projet doit se dérouler autour d’étapes clairement identifiées et identifiables par toutes les personnes impliquées.

En découpant votre projet en plusieurs étapes, vous pourrez :

  • estimer plus facilement leur durée
  • répartir les membres de l’équipe selon leurs compétences dans chaque étape
  • lister toutes les tâches qui incombent à chaque personne
  • définir le rôle et responsabilités de chacun

Au final, vous diminuerez le risque d’oublier des éléments importants.

Ce découpage de votre projet doit être compris par tous les acteurs du projet et doit permettre  à tous vos équipiers de disposer d’une vision claire du projet et du travail à réaliser. Les membres de votre équipe vont ainsi pouvoir s’approprier le projet et visualiser les parties du projet où ils interviennent.

Vous passerez ainsi d’une simple liste de tâches à un plan de gestion de projet structuré où rien ne sera laissé au hasard. 

9 / Quel plan de communication va-t-il être mis en place durant ce projet ? Quels support set outils vais-je utiliser ?

Quelles types de réunions allez-vous organiser ? avec ? à quelle fréquence ? pour quel objectif ?

Comment l’informations va-t-elle être transmise ? vers qui ? via quel support ? à quelle fréquence ?

Un outil de gestion de projet va-t-il être utilisé ? tout le monde est-il apte à l’utiliser ?

10/ Quelle est la durée prévue du projet ?

Chaque projet  se caractérise par une date de début et de fin.

Une fois que vous aurez obtenu (en concertation avec les acteurs du projet ) les réponses à toutes ces questions, vous pourrez alors les partager avec  toutes les personnes impliquées et organiser une réunion de lancement sereine et productive.

Equipe projet vers le succès

Et vous ? Quelles sont les questions que vous vous posez avant de commencer un projet ? N’hésitez pas à réagir dans les commentaires.

P2M Consulting, cabinet de conseil en Management de projet et facilitateurs de projet vous accompagner sur site dans la gestion de vos projets et vous forme sur la conduite de projets. 

N’hésitez pas à nous contacter pour de plus amples informations.

contact@p2mconsulting.fr

www.p2mconsulting.fr

Lire la suite

Le top 10 des difficultés rencontrées par les chefs de projet nommés en interne

Publié le

Partager la publication "Le top 10 des difficultés rencontrées par les chefs de projet nommés en interne"

Ne dit-on pas qu’ un homme averti en vaut deux ?

Nous pensons en effet que plus le chef de projet aura conscience des difficultés liées à sa fonction, mieux il sera à même de les gérer !  C’est pourquoi nous vous proposons de passer en revue ici les principaux obstacles rencontrés par les chefs de projet sur le terrain.

Qu’ils le soient sur des projets occasionnels ou à temps plein, les chefs de projet nommés en interne au sein de leur entreprise sont confrontés à des réalités parfois difficiles à gérer : un management transversal et non hiérarchique, des objectifs non partagés, des délais difficiles à tenir, des outils non adaptés, des équipes difficiles à motiver… petit tour de piste des principales difficultés rencontrées sur le terrain par les chefs de projet..

1- Le manque de temps
Le chef de projet est souvent un chef de projet occasionnel qui doit donc articuler son temps entre sa charge de travail quotidienne et sa charge « projet »… une gestion rigoureuse de son plan de charge est alors utile… une définition de sa disponibilité sur chaque projet également…

2- La difficulté à fédérer des collaborateurs
Le mode projet induit en règle général un mode de management transversal non hiérarchique entraînant parfois un manque de légitimité pour le chef de projet nommé. Une lettre de mission expliquant le rôle et les attributions du chef de projet est alors la bienvenue pour renforcer le positionnement du chef de projet. Un discours mobilisateur et une attitude de leadership positive et motivante sont également la règle pour impliquer son équipe.

3- Des difficultés d’orientation
Par où commencer ? Une organisation sans faille et une planification opérationnelle doit être le maître mot. Un plan d’actions clair, approuvé et partagé par tous est l’idéal. Une visualisation sur un diagramme de Gantt est un plus. Et si votre projet est long n’oubliez pas de le fragmenter et de le ponctuer de jalons qui serviront de point d’étape et remobiliseront vos troupes sur l’atteinte de l’objectif.

4- Des problèmes pour identifier toutes les actions à mener
Le chef de projet (et de surcroît son équipe) manque parfois de lisibilité sur son projet. Qui fait quoi ? quand ? pour quand ? comment ? avec qui ?
Une planification rigoureuse, un organigramme des tâches, un logiciel de gestion de projet sont autant d’outils qui peuvent s’avérer fondamentaux pour le suivi du projet.
Et rappelez-vous : une tâche complexe est toujours plus facile à mener si elle est découpée en plusieurs sous-tâches.

5- Des difficultés à identifier et articuler les parties prenantes au projet
Qui fait quoi ? qui décide quoi ?qui participe à quelle réunion ? A qui dois-je transmettre l’information ? qui est mon interlocuteur privilégié pour telle ou telle thématique ?
La communication multi directionnelle dans un projet n’est pas chose aisée mais reste primordiale pour la réussite de celui-ci.
Toutes ces questions doivent être abordées en amont, avant la réunion de lancement, pour rendre la transmission d’information la plus fluide possible et permettre une avancée du projet régulière et sans heurts.

6- Parvenir à faire fi de ses préjugés
Le Chef de projet en interne connaît habituellement ses collaborateurs sur un projet soit pour avoir déjà travaillé avec eux soit pour avoir entendu parlé d’eux. ( ex : « lui il ne travaille pas assez» /On ne pourra rien lui demander » / « lui, il fait toujours la tête »….. Il est important qu’un chef de projet fasse abstraction de ses préjugés car un collaborateur travaille bien souvent différemment sur ses tâches quotidiennes et sur les tâches d’un projet…

7- Un leadership parfois difficile à affirmer
Un chef de projet doit affirmer son rôle de leader. Pour cela il va devoir motiver son équipe et cela passe par la communication : une communication positive et motivationnelle !

8- La difficulté à prendre du recul
En cas de difficulté à tenir les délais, de situation tendue avec le client ou avec vos équipes, des réorientations seront parfois nécessaires. La gestion des risques dans un projet nécessite un process spécifique avec la mise en place d’outils adaptés… et une nécessaire prise de recul pour prendre les bonnes décisions au bon moment.

9- La difficulté à prendre des risques
Toute avancée suppose une prise de risque …mesurée si possible mais une prise de risque tout de même. Si le chef de projet est un interne il craint parfois pour son ascension interne, il peut alors être frileux à l’idée de prendre des risques ou à s’affirmer sur un projet… La peur de l’échec peut conduite à l’inaction, il devient alors difficile d’atteindre les objectifs du projet dans ces cas …

10- La peur de faire face à sa hiérarchie.
Dans nombre d’entreprises coexiste un fonctionnement verticalisé (hiérarchique) et en Mode projet (transversal). Le chef de projet par son implication, ses décisions peut avoir peur de vexer sa hiérarchie, et par là-même aller toujours dans son sens, même si les choix de sa hiérarchie sont en contradiction avec l’avancée du projet…

Et un dernier conseil pour terminer : Enfin bien souvent …. Un projet est jumelé à une phase de conduite de changement qui doit être mené comme un véritable projet à part entière… la conduite de changement ne s’improvise pas : elle obéit à des règles organisationnelles et comportementales spécifiques dont le chef de projet devra tenir compte. (CF notre article sur cette thématique)

Être chef de projet ne s’improvise pas :
Anticipez ces difficultés, organisez-vous, formez-vous
ou faîtes appel à des professionnels dont c’est le métier pour vous aider et vous accompagner.

Vous souhaitez en savoir plus ou échanger avec nous sur nos interventions sur site ou nos formations , contactez-nous : contact@p2mconsulting.fr

www.p2mconsulting.fr

Cet article vous a plu : n’hésitez pas à le partager ou à laisser un message. Tous les messages bienveillants et constructifs sont les bienvenus.

Lire la suite