Partager la publication "La place du chef de projet en réunion : rôle, enjeux et bonnes pratiques"
Au quotidien, le chef de projet est le chef d’orchestre de l’équipe. Il cadre, pilote et veille à la réussite du projet durant toutes ses étapes.
Sa place au cours des différentes réunions qui ponctuent le projet est particulière : Son implication ne se limite pas au temps de la réunion : elle commence bien avant et se poursuit après.
Avant la réunion : préparer et cadrer
Une réunion de projet n’est pas un simple point d’échange : elle est un outil de pilotage et de prise de décision.
C’est au chef de projet que revient la responsabilité de préparer la réunion pour en assurer l’efficacité. Son rôle en amont est donc déterminant :
- Définir un ordre du jour clair et structuré : chaque participant doit savoir pourquoi il est là et ce que l’on attend de lui.
- Clarifier les objectifs : s’agit-il de prendre une décision ? De lever un blocage ? De partager une information clé ?
- Anticiper les points bloquants : en identifiant en amont les risques et objections possibles, il évite les impasses et permet une discussion productive.
- Convier les bonnes personnes : une réunion efficace repose sur la participation des bons interlocuteurs.
Un cadrage précis permet d’éviter les réunions improductives et garantit une dynamique d’échange constructive.
Le bonus : éviter d’enchaîner des réunions sans objectif qui lassent les participants !
Pendant la réunion : animer et guider les échanges
Quel que soit le type de réunion, le chef de projet est le garant de son bon déroulement, il est le maître du temps et de l’ordre du jour. Mais son rôle va au-delà. Il doit animer la réunion pour maintenir une dynamique fluide et efficace.
- Encourager la participation : chaque participant doit pouvoir s’exprimer et apporter sa contribution.
- Reformuler les informations clés : pour s’assurer que tous partagent la même compréhension des enjeux.
- Recentrer les discussions : il veille à éviter les digressions et à garder le cap sur les objectifs fixés.
- Utiliser une technique d’animation adaptée au style et aux objectifs de la formation : tableau collaboratif, Kanban, Speedboat ou simple tour de table.
Une équipe engagée est une équipe qui comprend l’utilité de la réunion et les décisions qui en découlent.
Les reformulations successives sont l’occasion de clarifier à l’oral les décisions et les objectifs convenus ensemble lors de la réunion.
Après la réunion : assurer le suivi et l’engagement des parties prenantes
Le travail du chef de projet ne s’arrête pas une fois la réunion terminée. Pour garantir l’efficacité des échanges et le passage à l’action, il doit structurer le suivi et s’assurer de l’engagement des parties prenantes.
Il s’agit de la restitution de la réunion à travers un compte rendu clair et actionnable. Un bon compte rendu va au-delà d’un résumé des discussions, il est un véritable outil de pilotage.
Pour être efficace, il doit :
- Lister les actions à mener en précisant pour chacune un responsable et un délai.
- Formaliser les engagements pris pour s’assurer qu’ils seront respectés et suivis.
- Rappeler les décisions prises afin d’éviter toute ambiguïté et garantir l’alignement de l’équipe.
- Utiliser et alimenter un outil de gestion de projets est un véritable atout pour créer la todolist de chacun, centraliser ces informations, en assurer leur suivi.
Au-delà du compte rendu, le chef de projet doit veiller à maintenir la dynamique engagée en relançant si nécessaire les parties prenantes et en s’assurant que les actions avancent dans les délais impartis.
C’est dans cette phase de suivi que la réunion prend tout son sens.
Une réunion bien préparée et bien animée ne portera ses fruits que si elle se traduit par des avancées concrètes.
Conclusion sur la place du chef de projet en réunion.
Le chef de projet doit donc être un facilitateur, un animateur et un garant du suivi des réunions. Une réunion bien menée est un levier puissant pour l’avancement du projet, à condition qu’elle soit bien préparée et suivie avec rigueur.
