Partager la publication "A quoi sert un outil de gestion de projets collaboratif ?"

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Alors que les outils de gestion de projets se généralisent dans nos entreprises, nombre d’entre vous se posent la question de savoir à quoi servent-ils vraiment ? Effet de mode ou réelle utilité ?
Petit décryptage en quelques mots :
C’est généralement :
Un outil de gestion de projets collaboratif ? c’est un outil de gestion de projet qui n’est aps destiné uniquement à l’usage des chefs de projets et manager mais également aux équipiers et collaborateurs avec donc une ergonomie plus intuitive, des pages spécifiques pour les collaborateurs et des fonctionnalités de collaboration plus attractives.
Attention en effet, certains outils de gestion de projets sont très utiles pour les directeurs / PMO et Chef de projets mais ne sont pas du tout collaboratifs car trop complexes à utiliser pour les autres membres de l’équipe.
Vous devez piloter un ou plusieurs projets et avez du mal à visualiser leur état d’avancement, à anticiper les retards éventuels ?
Vos journées sont bien chargées ? Vous avez du mal à penser à tout ? à prioriser vos actions ? Vous ne savez pas toujours par où commencer et si vous pourrez tout finir dans les temps ?
L’utilisation d’un outil de gestion de projets peut vous aider :
Il est tout à fait possible de réussir ses projets sans outil de gestion de projets si vous êtes un chef de projet expert mais il est indéniable que vous optimisez vos chances de réussite avec un tel outil.
L’utilisation d’un outil de gestion de projets va en effet vous faciliter la vie et celle de vos équipes.
Un outil de gestion de projet est utile pour :
Un outil de gestion de projet permet une planification rigoureuse de votre projet, apportera lisibilité et vous permettra d’avancer plus sereinement avec vos équipes dans le pilotage et la réussite de vos projets.
La base de la réussite d’un projet d’équipe : la Collaboration !
Au-delà des fonctionnalités essentielles, une ergonomie simple et attractive est donc fondamentale pour faciliter son appropriation par tous.
Une ergonomie qui s’adapte à tous les utilisateurs : le Gantt pour les CDP, la todolist pour les équipiers, les reportings pour la Direction, la vue Kanban pour les rois de l’Agilité, le calendrier pour les férus de réunions…
C’est là la principale différence entre un outil de gestion de projets classique et un outil de gestion de projets collaboratif ! Et la nuance n’est pas anodine quand on sait que dans 82% des causes d’échec d’un projet apparaît le manque de communication et de partage d’information.
Il est donc fondamental que cet outil plaise à vos équipes si vous voulez qu’ils l’utilisent.
Disposer d’un excellent outil est une chose, l’utiliser en est une autre ! Et pour cela une véritable conduite du changement sera bien souvent à mener :
Si les éditeurs de votre logiciel peuvent également vous accompagner sur ces points c’est un réel plus à ne pas négliger. Ils vous aideront à analyser vos besoins et vous proposeront un accompagnement pour un choix éclairé.
Envie d’en savoir plus sur le choix d’un outil de gestion de projets ?
Partager la publication "Réaliser un diagramme de Gantt : un outil efficace pour suivre vos projets… mais pas toujours facile à maîtriser !"
Lorsque l’on souhaite se lancer dans le management de projet, ce diagramme est souvent la première chose que l’on découvre.
En proposant une représentation graphique du planning du projet, le diagramme de Gantt est un véritable outil de communication et de visualisation fréquemment inclus dans les tableaux de bord de projet.
Le Gantt est l’outil historique du management des délais du projet… mais pas toujours facile à réaliser !
Quelques petites choses utiles à savoir pour maîtriser le diagramme de GANTT et mener vos projets au succès,!
C’est un diagramme qui doit son nom à Henry GANTT, contemporain de Taylor, qui l’a créé en 1903.
Dans un diagramme de GANTT les étapes et les tâches de votre projet sont représentées par des lignes, tandis que les colonnes représentent les jours, semaines ou mois du calendrier selon la durée du projet. Le temps estimé pour une tâche se modélise par une barre horizontale dont l’extrémité gauche est positionnée sur la date prévue de démarrage et l’extrémité droite sur la date prévue de fin de réalisation. Les tâches peuvent s’enchaîner séquentiellement ou bien être exécutées en parallèle.
Dans le cas où les tâches s’enchaînent séquentiellement, des relations d’antériorité peuvent être modélisées par une flèche partant de la tâche en amont vers la tâche en aval. La tâche en aval ne peut être exécutée tant que la tâche amont n’est pas réalisée.
Au fur et à mesure de l’avancement d’une tâche, la barre la représentant est remplie proportionnellement à son degré d’accomplissement.
En effet, avant de démarrer, assurez-vous que le Gantt est l’outil le plus adapté à votre projet et à votre environnement.
L’intérêt premier du diagramme de Gantt est la représentation graphique et temporelle de votre projet. Il permet également de visualiser rapidement les dépendances entre les tâches de votre projet. Il est très utile pour suivre l’avancée de vos projets et faire des tableaux de bord visuels.
Mais attention, la réalisation d’un Gantt peut s’avérer complexe et son actualisation bien lourde et chronophage, notamment si vous ne disposez pas d’un outil de gestion de projets.
L’un des écueils à éviter est de se jeter sur cet outil sans se demander au préalable si il correspond à votre besoin.
Le diagramme de GANTT n’est pas le seul outil de planification possible. Il existe bien d’autres visualisations possibles de votre planification.
Tout dépend de vos objectifs et de votre public. Qui lira ce diagramme de Gantt et dans quel but le réalisez-vous ? ou pour quelle cible ?
C’est d’ailleurs pour cela que Facility Project propose 6 modes de visualisation différents en fonction de vos projets et de vos préférences.
C’est le principal écueil à éviter, certains chefs de projet veulent tout écrire dans leur Gantt et se retrouvent avec des Gantt illisible de plus de 300 lignes avec des flèches de dépendances en tout sens. On perd alors une des fonctions premières du Gantt : communiquer clairement sur le planning du projet !
Lorsque les lignes se multiplient sur la page, que les caractères se réduisent et que les jalons se retrouvent les uns sur les autres, beaucoup préfèrent abandonner. Pour faire du diagramme votre outil de prédilection, évitez de le surcharger avec des lignes inutiles. Si vous devez imprimer votre diagramme, préférez un format A3/A2 en couleurs qui soit compréhensible. Aujourd’hui, avec les nouveaux outils de gestion de projet (dont Facility développé par P2M Consulting), la visualisation en ligne sur grand écran de votre diagramme de GANTT interactif est aujourd’hui possible.
Gain de temps et de visibilité garantie !
Idéalement, un tel diagramme ne devrait pas posséder plus de 15 ou 20 lignes afin qu’il puisse tenir sur une simple page A4. Si le nombre de tâches est plus important il est recommandé de créer des listes de regroupements permettant de simplifier la visualisation progressive du planning
Ainsi, il est conseillé de regrouper l’ensemble de vos tâches dans des listes qui correspondront aux grandes étapes ou phases de votre projet.
L’objectif : rendre votre Gantt plus lisible et compréhensible par tous
Lorsque votre projet est ensuite bien structuré et découpé en grandes étapes, vous pourrez alors lister toutes les tâches qui seront nécessaires à son accomplissement. Attention à ce stade à ne pas oublier de tâches importantes!
Les dépendances dans un Gantt sont en générale représentées par une flèche indiquant qu’une tâche ne peut démarrer que lorsque la précédente est terminée.
Noter les dépendances au moment du listing des tâches permet d’augmenter la visibilité de votre projet et de responsabiliser vos collaborateurs au sein de vos équipes. Chacun comprend l’impact de sa tâche sur le reste du projet et sur les retards éventuellement impactant que son retard pourrait générer.
Pour permettre à votre équipe de se retrouver dans le projet, il est recommandé d’indiquer clairement les jalons de votre projet.
Les jalons correspondent à des objectifs intermédiaires, des livrables importants, une mise en production, des Go ou No Go, des points de passage d’une étape à une autre… Ils marquent les moments importants du projet et permettent à votre équipe de mieux s’y retrouver et de rythmer votre projet. Chaque passage de jalon est l’occasion de faire le point sur l’avancée de votre projet, de remobiliser votre équipe ou de réorienter le projet.
Grâce aux fonctions de tri et de filtres de votre Gantt vous pourrez d’ailleurs décider de n’afficher que les jalons sur votre Gantt et ainsi montrer à votre direction ou à vos équipes les phases importantes de votre projet
Enfin, utilisez des éléments visuels pour faciliter la lecture de l’état d’avancement de votre projet
Pour s’y retrouver, les états des tâches sont importants. Le simple fait d’annoter si la tâche est en cours, réalisée, en retard ou non démarrée permet d’apporter de la clarté à l’avancée du projet. Et pour cela rien ne vaut des éléments visuels. Par exemple, l’outil de gestion de projet Facility s’est basé sur des codes couleurs simples pour connaître l’état d’avancement d’une tâche ou de votre projet.
Partagez autant que possible le diagramme pour que vos équipes puissent suivre l’avancement et le planning du projet
Une erreur récurrente en management de projet provient de l’utilisation du diagramme de GANTT… seulement par le chef de projet. Il peut arriver que les équipes ne se sentent pas concernées par cet outil ou n’aient tout simplement pas le réflexe de s’y reporter. Pour remédier à cela, insistez sur le fait que ce document appartient à l’équipe dans son ensemble et créez une routine de travail grâce à son utilisation.
Attention, un GANTT n’est jamais figé dans le marbre ! Au contraire, il se peut que quelque chose d’inattendu survienne ou que certaines tâches aient pris du retard. Son actualisation peut donc s’avérer lourde et chronophage mais pourtant essentielle au suivi de votre projet :
Utilisez un logiciel de gestion de projet avec ce mode de visualisation
Au lieu de dépenser de l’énergie et du temps dans la création d’un diagramme de GANTT indigeste sur Excel, pourquoi ne pas opter pour une solution clé en main ? De nombreux outils de gestion proposent des diagrammes de GANTT en ligne interactifs. Cette solution permet de gagner du temps précieux et de s’assurer que le diagramme sera parfaitement clair et lisible par tous. N’hésitez pas à consulter les solutions existantes sur le marché.
Pour conclure, un diagramme de GANTT se travaille tant sur le fond que la forme, tant en amont du projet que pendant le projet. N’oubliez jamais que cet outil est une mine d’or lorsqu’il est adapté à votre projet et aux usages de vos équipes.
Pour vous faire gagner du temps et découvrir un diagramme GANTT clé en main, rendez-vous sur Facility et partagez vos impressions sur ce mode de visualisation !
Envie d’en savoir plus ou d’être accompagner par un de nos consultants ?
Maîtriser un outil de gestion de projet pour optimiser la réussite de vos projets. Venez découvrir au cours d’une formation dédiée à l’outil de gestion Planzone comment mener un projet collaboratif. Découverte de l’outil, prise en main des fonctionnalités notamment via la création de projet et de modèles, la constitution de l’équipe, la gestion du planning, la visualisation du diagramme de Gantt, le partage documentaire, les calendriers partagés et les rapports: on vous le garantit, vous serez au terme de cette journée opérationnel pour gérer vos projets directement sur l’outil Planzone.
Cette formation d’une journée est menée en partenariat avec Planzone.
Vous souhaitez maîtriser les étapes clés la conduite du changement Le changement est inévitable et divers dans une entreprise: acquisition d’un nouvel outil, réorganisation, nouveaux process, déménagement, …
Conduire ce changement est une mission délicate car le changement se fait souvent dans l’urgence et est parfois mal perçu, et vécu comme une menace ou une remise en question.
La conduite du changement ne s’improvise pas .. elle se prépare ensemble et chaque étape est importante.
De la phase d’écoute, de planification , de suivi et d’accompagnement jusqu’à celle du bilan : votre rôle est essentiel.
Cette formation de 3 jours vous aidera à modéliser les différentes étapes clés de la conduite du changement et les différents attitudes induites par l’annonce du changement.
Vous souhaitez maîtriser toutes les compétences d’un bon formateur ? Que ce rôle soit nouveau pour vous ou que vous souhaitiez perfectionner vos acquis, nous vous accompagnons afin de vous doter des outils nécessaires à l’optimisation de vos futures formations. Obligations réglementaires, documents types, supports, nous vous aiderons à vous positionner en qualité de formateur tant sur le fond que la forme . Une formation complète de 5 jours qui explore toutes les compétences attendues d’un bon formateur avec notamment une journée complète consacrée à la prise de parole en public. Cette formation est menée en partenariat avec Ranger Consultant, cabinet spécialiste en communication interpersonnelle et management comportemental.
Besoin d’animer des formations en interne au sein de votre entreprise ou auprès de vos clients ? Que cette mission soit inédite pour vous ou que vous souhaitiez perfectionner vos acquis, nous vous accompagnons afin de vous doter des outils nécessaires à l’optimisation de vos futures formations. Obligations réglementaires, documents types, supports, nous vous aiderons à vous positionner en qualité de formateur tant sur le fond que la forme.
Vous souhaitez maîtriser les étapes clés la conduite du changement et motiver vos équipes pour mieux vous accompagner dans ce projet. Inhérent à toute organisation, le changement devrait toujours être accueilli comme une opportunité pour chacun des acteurs de votre entreprise ou institution… mais la réalité est toute autre et la mise en place du changement s’avère bien souvent délicate. Acquisition d’un nouvel outil, déménagement dans de nouveaux locaux, nouvelle politique produit… Conduire ce changement est une mission délicate car ce changement se fait souvent dans l’urgence et peut parfois être mal compris, ou vécu comme une menace ou une remise en question.
Notre formation de 5 jours vous aidera à modéliser chacune des étapes de la conduite du changement et à mieux appréhender les freins à l’acceptation du changement par vos collaborateurs. Outre l’acquisition d’une méthode opérationnelle, vous serez ainsi en mesure au terme de cette formation d’identifier et gérer les différentes attitudes de vos collaborateurs face au changement tout en optimisant votre communication.
Afin de vous livrer les meilleurs outils et analyse, nous réalisons cette formation en partenariat avec le cabinet Ranger Consultant, cabinet spécialiste en communication interpersonnelle et management comportemental.
Comment se positionner dans une équipe fonctionnant en Mode Projet
Réussir un projet c’est mettre en mouvement un collectif , les parties prenantes du projet que sont les clients, les commanditaires, les instances de pilotages, les partenaires et surtout une équipe projet c’est-à-dire des collaborateurs devenus acteurs du projet, menés par un chef de projet.
Intégrer une équipe projet nécessite donc de comprendre son organisation, la répartition des rôles et la méthode utilisée pour atteindre l’objectif fixé.
Cette formation synthétique d’une journée permettra aux collaborateurs de l’équipe projet de maîtriser les phases de la conduite de projet, les aidera à mieux se positionner au sein de celui-ci et à crier les conditions de sa réussite.
Optimiser la réussite de vos projets : maîtrisez les Fondamentaux du Mode Projet. Vous souhaitez optimiser la réussite de vos projet : acquérir la méthode comme les attitudes comportementales d’un management en Mode projet ?
Aujourd’hui l’engouement pour les projets va croissant.
L’efficacité du Mode projet a fait ses preuves et ses méthodes (Prince 2, Agile…) se généralisent pour conduire plus sereinement et rapidement au succès.
Cependant, l’expérience montre que la gestion d’un projet peut parfois s’avérer délicate : mauvaise communication, retard de planning, gestion hasardeuse des risques et confits, motivation difficile de l’équipe projet…
Les compétences projet deviennent aujourd’hui stratégiques.
Un chef de projet doit être capable de relever un double challenge : choisir les outils les plus pertinents en fonction du contexte projet et intégrer les relations humaines dans la réussite de ses projets y compris dans un rapport transversal et non hiérarchique.
Opérationnelle, cette formation vous donnera les clés pour maîtriser les fondamentaux de la méthodologie projet et proposera de travailler sur les attitudes communicantes du chef de projet.
Vous apprendrez à maîtriser la conduite de votre projet et à crier les conditions de sa réussite.
Cette formation de 5 jours est menée en partenariat avec Ranger Consultant, cabinet spécialiste en communication interpersonnelle et management comportemental.
– Coordination des projets
– Analyse d’impact sur les process Métiers et Support
– Conduite de Changement
– Autres types de projets SI
– Audit du SI
– Réglementaire
– Migration SI
– Cahier des charges, Contrat Avant-projet, Spécifcation fonctionnelle, ..)
– Schéma Directeur
– Gestion des risques
Vous avez à animer des projets et vous souhaitez acquérir les bases de la méthode projet.
Vous souhaitez optimiser les chances de réussite de vos projet ?
Le choix d’une méthodologie pour conduire un projet est un atout permettant à tous les acteurs du projet de mener conjointement une action organisée selon des règles clairement exprimées. Maîtriser les fondamentaux de base du fonctionnement en mode Projet vous permettra de gagner du temps et d’éviter certains pièges.
Pour se donner le maximum de chance de succès dans l’achèvement de vos projets cette formation de 3 jours vise à vous fournir les principaux outils et attitudes clés pour mener vos équipes avec efficacité jusqu’à la réalisation du projet et l’atteinte de vos objectifs
L’évolution des logiciels de gestion de projets révolutionne et facilite les usages des professionnels. Un outil de gestion de projets collaboratif simplifie la planification, le suivi d’un projet et favorise le travail en équipe : des atouts certains dans la gestion et la réussite de vos projets. Pourquoi utiliser un outil de gestion de projet ? De quelles fonctionnalités avez-vous besoin ? Comment optimiser la mise en place de cet outil dans votre organisation et généraliser son utilisation par toutes les parties prenantes ? Les réticences au changement sont souvent tenaces et l’implantation d’un nouveau logiciel et donc de nouveaux process nécessite une organisation rigoureuse. Grâce à cette journée vous serez outillés pour déployer de façon optimum la gestion de vos projets grâce à votre outil de gestion de projet.
Le choix d’une méthode pour conduire un projet est un atout permettant à tous les acteurs de mener conjointement une action organisée selon des règles clairement établies. Méthode Agile, Scrum, Prince, PMI… de multiples process existent… Vous vous demander lequel appliquer ? tout est question d’environnement, d’équipe, de savoir-faire et de typologie de projet. Cette formation permet de passer en revue les concepts de base du fonctionnement en Mode Projet et grâce à des interactions et questionnement sur votre réalité de travail vous donnera les clés pour vous positionner et de définit votre propre méthodologie de gestion de projet.
Toutes le clés et outils pour lancer votre mise en conformité. En 2 jours, maîtrisez les clés pour appréhender avec sérénité votre mise en conformité au RGPD et mettez en place sereinement les outils et process de votre plan d’actions de mise en conformité.
Vous souhaitez préparer au mieux votre mise en conformité RGPD ? Cette formation d’une journée vous présentera les enjeux de la nouvelle réglementation européenne sur la protection des données personnelles et vous permettra d’évaluer votre degré de conformité en y associant les outils pour y parvenir.
« Le rôle du chef de projet est fondamental pour la réussite du projet. Un chef de projet doit être capable coordonner son équipe et d’organiser l’action pour atteindre les objectifs et mener le projet au succès. Il doit adapter sa méthode au contexte et intégrer les relations humaines dans la réussite de ses projets y compris dans un rapport transversal et non hiérarchique : un judicieux mélange de savoir-faire et de savoir être. Opérationnelle, cette formation vous donnera les clés pour maîtriser le rôle et les compétences attendues du chef de projet. Cette formation proposera également de travailler sur les attitudes communicantes du chef de projet : élément essentiel à la réussite de tout projet d’équipe. »