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A quoi sert un Outil de gestion de projets

A quoi sert un outil de gestion de projets collaboratif ?

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Alors que les outils de gestion de projets se généralisent dans nos entreprises, nombre d’entre vous se posent la question de savoir à quoi servent-ils vraiment ?  Effet de mode ou réelle utilité ?

Petit décryptage en quelques mots : 

Qu’est ce qu’un Outil de gestion de projets ?

C’est généralement :

  • un logiciel en mode SAAS (un interface accessible en ligne dans un espace sécurisé via une simple connexion internet)
  • un outil « tout en un » qui permet  :
    • de visualiser son travail et celui de ses collaborateurs,
    • de suivre facilement l’avancée et le planning de ses projets,
    • de disposer de rapports clés en main,
    • de stocker des documents et de les partager avec ses équipes
    • de partager son calendrier
    • de communiquer avec les acteurs de ses projets

Un outil de gestion de projets collaboratif ? c’est un outil de gestion de projet qui n’est aps destiné uniquement à l’usage des chefs de projets et manager mais également aux équipiers et collaborateurs avec donc une ergonomie plus intuitive, des pages spécifiques pour les collaborateurs et des fonctionnalités de collaboration plus attractives.

Attention en effet,  certains outils de gestion de projets sont très utiles pour les directeurs / PMO et Chef de projets mais ne sont pas du tout collaboratifs car trop complexes à utiliser pour les autres membres de l’équipe.

Quelles sont les fonctionnalités de base d’un outil de gestion de projets ?

  • Un tableau de bord de suivi des tâches et évènements en cours
  • Une planification des projets : vue listing, Kanban, Gantt…
  • Des calendriers partagés
  • Une zone de stockage et de partage de vos documents
  • Des rapports et synthèses exportables
  • Une zone de notifications, alertes, commentaires, discussions et rappels
  • Et en plus : une vision individuelle et une vision d’équipe, la possibilité de créer un portefeuille de projets, le registre des risques, un suivi de la charge horaires de votre projet, du budget de votre projet…
Tâches et risques du projet

 

 

En quoi un Outil de gestion de projets peut-il vous être utile ?

Vous devez piloter un ou plusieurs projets et avez du mal à visualiser leur état d’avancement, à anticiper les retards éventuels ?

Vos journées sont bien chargées ? Vous avez du mal à penser à tout ? à prioriser vos actions ? Vous ne savez pas toujours par où commencer et si vous pourrez tout finir dans les temps ?

L’utilisation d’un outil de gestion de projets peut vous aider :

 

  • Gain de temps
  • Décharge mentale
  • Visibilité et suivi des projets
  • Collaboration accrue

 

Il est tout à fait possible de réussir ses projets sans outil de gestion de projets si vous êtes un chef de projet expert mais il est indéniable que vous optimisez vos chances de réussite avec un tel outil.

L’utilisation d’un outil de gestion de projets va en effet vous faciliter la vie et celle de vos équipes.

Un outil de gestion de projet est utile pour :

  • Organiser efficacement son travail
  • Suivre facilement l’avancée de ses projets
  • Gagner plus de temps, gérer ses priorités
  • Harmoniser sa manière de travailler et leur communication projet
  • Faciliter la collaboration avec ses équipes
  • Centraliser ses données et documents en un lieu unique
  • Partager facilement l’information avec ses équipes sur ses projets

Un outil de gestion de projet permet une planification rigoureuse de votre projet, apportera lisibilité et vous permettra d’avancer plus sereinement avec vos équipes dans le pilotage et la réussite  de vos projets.

 

 

Des choses à savoir avant de choisir mon outil de gestion de projets ?

1. La course aux fonctionnalités n’est pas gage de bonne utilisation

La base de la réussite d’un projet d’équipe : la Collaboration !

 Au-delà des fonctionnalités essentielles, une ergonomie simple et attractive est donc fondamentale pour faciliter son appropriation par tous.

Une ergonomie qui s’adapte à tous les utilisateurs : le Gantt pour les CDP, la todolist pour les équipiers, les reportings pour la Direction, la vue Kanban pour les rois de l’Agilité, le calendrier pour les férus de réunions…

C’est là la principale différence entre un outil de gestion de projets classique et un outil de gestion de projets collaboratif ! Et la nuance n’est pas anodine quand on sait que dans 82% des causes d’échec d’un projet apparaît le manque de communication et de partage d’information.

Il est donc fondamental que cet outil plaise à vos équipes si vous voulez qu’ils l’utilisent.

2. L’accompagnement par des professionnels pour suivre votre développement et pour faciliter l’appropriation par vos équipes

Disposer d’un excellent outil est une chose, l’utiliser en est une autre ! Et pour cela une véritable conduite du changement sera bien souvent à mener :

  • Le point de départ : une formation sur l’outil (et pas un simple webinar en ligne qui ne sera pas bénéfique à long terme)
  • Ensuite, la définition d’une procédure d’utilisation de votre logiciel en interne : quelles fonctionnalités vont être utilisées, quels projets , quels utilisateurs, dans quel délais ..
  • et enfin le pilotage des projets dans votre outil : quels indicateurs, quels objectifs …

Si les éditeurs de votre logiciel peuvent également vous accompagner sur ces points c’est un réel plus à ne pas négliger. Ils vous aideront à analyser vos besoins et vous proposeront un accompagnement pour un choix éclairé.

Envie d’en savoir plus sur le choix d’un outil de gestion de projets  ?

  • ou bien contactez nos experts en Management de projet :
  • ou encore rien de mieux que la pratique : testez gratuitement et sans engagement  Facility Project, l’outil de gestion de projets créé par P2M Consulting,  pendant 1 mois : www.facility-project.com

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Réaliser un diagramme de Gantt : un outil efficace pour suivre vos projets… mais pas toujours facile à maîtriser !

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Lorsque l’on souhaite se lancer dans le management de projet, ce diagramme est souvent la première chose que l’on découvre.

En proposant une représentation graphique du planning du projet, le diagramme de Gantt est un véritable outil de communication et de visualisation fréquemment inclus dans les tableaux de bord de projet.

Le Gantt est l’outil historique du management des délais du projet… mais pas toujours facile à réaliser !

Quelques petites choses utiles  à savoir pour maîtriser le diagramme de GANTT et mener vos projets au succès,!

1/ C’est quoi un Gantt ?

C’est un diagramme qui doit son nom à Henry GANTT, contemporain de Taylor, qui l’a créé en 1903.

Dans un diagramme de GANTT les étapes et les tâches de votre projet sont représentées par des lignes, tandis que les colonnes représentent les jours, semaines ou mois du calendrier selon la durée du projet. Le temps estimé pour une tâche se modélise par une barre horizontale dont l’extrémité gauche est positionnée sur la date prévue de démarrage et l’extrémité droite sur la date prévue de fin de réalisation. Les tâches peuvent s’enchaîner séquentiellement ou bien être exécutées en parallèle.

Diagramme de Gantt

Dans le cas où les tâches s’enchaînent séquentiellement, des relations d’antériorité peuvent être modélisées par une flèche partant de la tâche en amont vers la tâche en aval. La tâche en aval ne peut être exécutée tant que la tâche amont n’est pas réalisée.

 Au fur et à mesure de l’avancement d’une tâche, la barre la représentant est remplie proportionnellement à son degré d’accomplissement.

2/ Dois-je vraiment utiliser un diagramme de Gantt pour planifier mes projets ?

En effet, avant de démarrer, assurez-vous que le Gantt est l’outil le plus adapté à votre projet et à votre environnement.

L’intérêt premier du diagramme de Gantt est la représentation graphique et temporelle de votre projet. Il permet également de visualiser rapidement les dépendances entre les tâches de votre projet. Il est très utile pour suivre l’avancée de vos projets et faire des tableaux de bord visuels.

Mais attention, la réalisation d’un Gantt peut s’avérer complexe et son actualisation bien lourde et chronophage, notamment si vous ne disposez pas d’un outil de gestion de projets.

L’un des écueils à éviter est de se jeter sur cet outil sans se demander au préalable si il correspond à votre besoin.

Le diagramme de GANTT n’est pas le seul outil de planification possible. Il existe bien d’autres visualisations possibles de votre planification.

Tout dépend de vos objectifs et de votre public. Qui lira ce diagramme de Gantt et dans quel but le réalisez-vous ? ou pour quelle cible ?

C’est d’ailleurs pour cela que Facility Project  propose 6 modes de visualisation différents en fonction de vos projets et de vos préférences.

3) Comment réaliser un Gantt lisible ?

C’est le principal écueil à éviter, certains chefs de projet veulent tout écrire dans leur Gantt et se retrouvent avec des Gantt illisible de plus de 300 lignes avec des flèches de dépendances en tout sens. On perd alors une des fonctions premières du Gantt : communiquer clairement sur le planning du projet !

Lorsque les lignes se multiplient sur la page, que les caractères se réduisent et que les jalons se retrouvent les uns sur les autres, beaucoup préfèrent abandonner. Pour faire du diagramme votre outil de prédilection, évitez de le surcharger avec des lignes inutiles. Si vous devez imprimer votre diagramme, préférez un format A3/A2 en couleurs qui soit compréhensible. Aujourd’hui, avec les nouveaux outils de gestion de projet (dont Facility développé par P2M Consulting), la visualisation en ligne sur grand écran de votre diagramme de GANTT interactif est aujourd’hui possible.

Gain de temps et de visibilité garantie !

Idéalement, un tel diagramme ne devrait pas posséder plus de 15 ou 20 lignes afin qu’il puisse tenir sur une simple page A4. Si le nombre de tâches est plus important il est recommandé de créer des listes de regroupements permettant de simplifier la visualisation progressive du planning

Ainsi, il est conseillé de regrouper l’ensemble de vos tâches dans des listes qui correspondront aux grandes étapes ou phases de votre projet.

L’objectif : rendre votre Gantt plus lisible et compréhensible par tous

Lorsque votre projet est ensuite bien structuré et découpé en grandes étapes, vous pourrez alors lister toutes les tâches qui seront nécessaires à son accomplissement. Attention à ce stade à ne pas oublier de tâches importantes!

Les dépendances dans un Gantt sont en générale représentées par une flèche indiquant qu’une tâche ne peut démarrer que lorsque la précédente est terminée.

Noter les dépendances au moment du listing des tâches permet d’augmenter la visibilité de votre projet et de responsabiliser vos collaborateurs au sein de vos équipes. Chacun comprend l’impact de sa tâche sur le reste du projet et sur les retards éventuellement impactant que son retard pourrait générer.

4) Et pour encore plus de clarté et d’efficacité ?

Pour permettre à votre équipe de se retrouver dans le projet, il est recommandé d’indiquer clairement les jalons de votre projet.

Les jalons du projet

Les jalons correspondent à des objectifs intermédiaires, des livrables importants, une mise en production, des Go ou No Go, des points de passage d’une étape à une autre… Ils marquent les moments importants du projet et permettent à votre équipe de mieux s’y retrouver et de rythmer votre projet. Chaque passage de jalon est l’occasion de faire le point sur l’avancée de votre projet, de remobiliser votre équipe ou de réorienter le projet.

Grâce aux fonctions de tri et de filtres de votre Gantt vous pourrez d’ailleurs décider de n’afficher que les jalons sur votre Gantt et ainsi montrer à votre direction ou à vos équipes les phases importantes de votre projet

Enfin, utilisez des éléments visuels pour faciliter la lecture de l’état d’avancement de votre projet

Pour s’y retrouver, les états des tâches sont importants. Le simple fait d’annoter si la tâche est en cours, réalisée, en retard ou non démarrée permet d’apporter de la clarté à l’avancée du projet. Et pour cela rien ne vaut des éléments visuels. Par exemple, l’outil de gestion de projet Facility s’est basé sur des codes couleurs simples pour connaître l’état d’avancement d’une tâche ou de votre projet.

5/ Partagez votre Gantt

Partagez autant que possible le diagramme pour que vos équipes puissent suivre l’avancement et le planning du projet

Une erreur récurrente en management de projet provient de l’utilisation du diagramme de GANTT… seulement par le chef de projet. Il peut arriver que les équipes ne se sentent pas concernées par cet outil ou n’aient tout simplement pas le réflexe de s’y reporter. Pour remédier à cela, insistez sur le fait que ce document appartient à l’équipe dans son ensemble et créez une routine de travail grâce à son utilisation.

Intérêts du gantt

Alors le Gantt : Gain de temps ou perte de temps ?

Attention, un GANTT n’est jamais figé dans le marbre ! Au contraire, il se peut que quelque chose d’inattendu survienne ou que certaines tâches aient pris du retard. Son actualisation peut donc s’avérer lourde et chronophage mais pourtant essentielle au suivi de votre projet :

Utilisez un logiciel de gestion de projet avec ce mode de visualisation

Au lieu de dépenser de l’énergie et du temps dans la création d’un diagramme de GANTT indigeste sur Excel, pourquoi ne pas opter pour une solution clé en main ? De nombreux outils de gestion proposent des diagrammes de GANTT en ligne interactifs. Cette solution permet de gagner du temps précieux et de s’assurer que le diagramme sera parfaitement clair et lisible par tous. N’hésitez pas à consulter les solutions existantes sur le marché.

Pour conclure, un diagramme de GANTT se travaille tant sur le fond que la forme, tant en amont du projet que pendant le projet. N’oubliez jamais que cet outil est une mine d’or lorsqu’il est adapté à votre projet et aux usages de vos équipes.

Pour vous faire gagner du temps et découvrir un diagramme GANTT clé en main, rendez-vous sur Facility et partagez vos impressions sur ce mode de visualisation !

Envie d’en savoir plus ou d’être accompagner par un de nos consultants ?

www.p2mconsulting.fr
Facility Project

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