Réaliser un diagramme de Gantt : un outil efficace pour suivre vos projets… mais pas toujours facile à maîtriser !

Lorsque l’on souhaite se lancer dans le management de projet, ce diagramme est souvent la première chose que l’on découvre.

En proposant une représentation graphique du planning du projet, le diagramme de Gantt est un véritable outil de communication et de visualisation fréquemment inclus dans les tableaux de bord de projet.

Le Gantt est l’outil historique du management des délais du projet… mais pas toujours facile à réaliser !

Quelques petites choses utiles  à savoir pour maîtriser le diagramme de GANTT et mener vos projets au succès,!

1/ C’est quoi un Gantt ?

C’est un diagramme qui doit son nom à Henry GANTT, contemporain de Taylor, qui l’a créé en 1903.

Dans un diagramme de GANTT les étapes et les tâches de votre projet sont représentées par des lignes, tandis que les colonnes représentent les jours, semaines ou mois du calendrier selon la durée du projet. Le temps estimé pour une tâche se modélise par une barre horizontale dont l’extrémité gauche est positionnée sur la date prévue de démarrage et l’extrémité droite sur la date prévue de fin de réalisation. Les tâches peuvent s’enchaîner séquentiellement ou bien être exécutées en parallèle.

Diagramme de Gantt

Dans le cas où les tâches s’enchaînent séquentiellement, des relations d’antériorité peuvent être modélisées par une flèche partant de la tâche en amont vers la tâche en aval. La tâche en aval ne peut être exécutée tant que la tâche amont n’est pas réalisée.

 Au fur et à mesure de l’avancement d’une tâche, la barre la représentant est remplie proportionnellement à son degré d’accomplissement.

2/ Dois-je vraiment utiliser un diagramme de Gantt pour planifier mes projets ?

En effet, avant de démarrer, assurez-vous que le Gantt est l’outil le plus adapté à votre projet et à votre environnement.

L’intérêt premier du diagramme de Gantt est la représentation graphique et temporelle de votre projet. Il permet également de visualiser rapidement les dépendances entre les tâches de votre projet. Il est très utile pour suivre l’avancée de vos projets et faire des tableaux de bord visuels.

Mais attention, la réalisation d’un Gantt peut s’avérer complexe et son actualisation bien lourde et chronophage, notamment si vous ne disposez pas d’un outil de gestion de projets.

L’un des écueils à éviter est de se jeter sur cet outil sans se demander au préalable si il correspond à votre besoin.

Le diagramme de GANTT n’est pas le seul outil de planification possible. Il existe bien d’autres visualisations possibles de votre planification.

Tout dépend de vos objectifs et de votre public. Qui lira ce diagramme de Gantt et dans quel but le réalisez-vous ? ou pour quelle cible ?

C’est d’ailleurs pour cela que Facility Project  propose 6 modes de visualisation différents en fonction de vos projets et de vos préférences.

3) Comment réaliser un Gantt lisible ?

C’est le principal écueil à éviter, certains chefs de projet veulent tout écrire dans leur Gantt et se retrouvent avec des Gantt illisible de plus de 300 lignes avec des flèches de dépendances en tout sens. On perd alors une des fonctions premières du Gantt : communiquer clairement sur le planning du projet !

Lorsque les lignes se multiplient sur la page, que les caractères se réduisent et que les jalons se retrouvent les uns sur les autres, beaucoup préfèrent abandonner. Pour faire du diagramme votre outil de prédilection, évitez de le surcharger avec des lignes inutiles. Si vous devez imprimer votre diagramme, préférez un format A3/A2 en couleurs qui soit compréhensible. Aujourd’hui, avec les nouveaux outils de gestion de projet (dont Facility développé par P2M Consulting), la visualisation en ligne sur grand écran de votre diagramme de GANTT interactif est aujourd’hui possible.

Gain de temps et de visibilité garantie !

Idéalement, un tel diagramme ne devrait pas posséder plus de 15 ou 20 lignes afin qu’il puisse tenir sur une simple page A4. Si le nombre de tâches est plus important il est recommandé de créer des listes de regroupements permettant de simplifier la visualisation progressive du planning

Ainsi, il est conseillé de regrouper l’ensemble de vos tâches dans des listes qui correspondront aux grandes étapes ou phases de votre projet.

L’objectif : rendre votre Gantt plus lisible et compréhensible par tous

Lorsque votre projet est ensuite bien structuré et découpé en grandes étapes, vous pourrez alors lister toutes les tâches qui seront nécessaires à son accomplissement. Attention à ce stade à ne pas oublier de tâches importantes!

Les dépendances dans un Gantt sont en générale représentées par une flèche indiquant qu’une tâche ne peut démarrer que lorsque la précédente est terminée.

Noter les dépendances au moment du listing des tâches permet d’augmenter la visibilité de votre projet et de responsabiliser vos collaborateurs au sein de vos équipes. Chacun comprend l’impact de sa tâche sur le reste du projet et sur les retards éventuellement impactant que son retard pourrait générer.

4) Et pour encore plus de clarté et d’efficacité ?

Pour permettre à votre équipe de se retrouver dans le projet, il est recommandé d’indiquer clairement les jalons de votre projet.

Les jalons du projet

Les jalons correspondent à des objectifs intermédiaires, des livrables importants, une mise en production, des Go ou No Go, des points de passage d’une étape à une autre… Ils marquent les moments importants du projet et permettent à votre équipe de mieux s’y retrouver et de rythmer votre projet. Chaque passage de jalon est l’occasion de faire le point sur l’avancée de votre projet, de remobiliser votre équipe ou de réorienter le projet.

Grâce aux fonctions de tri et de filtres de votre Gantt vous pourrez d’ailleurs décider de n’afficher que les jalons sur votre Gantt et ainsi montrer à votre direction ou à vos équipes les phases importantes de votre projet

Enfin, utilisez des éléments visuels pour faciliter la lecture de l’état d’avancement de votre projet

Pour s’y retrouver, les états des tâches sont importants. Le simple fait d’annoter si la tâche est en cours, réalisée, en retard ou non démarrée permet d’apporter de la clarté à l’avancée du projet. Et pour cela rien ne vaut des éléments visuels. Par exemple, l’outil de gestion de projet Facility s’est basé sur des codes couleurs simples pour connaître l’état d’avancement d’une tâche ou de votre projet.

5/ Partagez votre Gantt

Partagez autant que possible le diagramme pour que vos équipes puissent suivre l’avancement et le planning du projet

Une erreur récurrente en management de projet provient de l’utilisation du diagramme de GANTT… seulement par le chef de projet. Il peut arriver que les équipes ne se sentent pas concernées par cet outil ou n’aient tout simplement pas le réflexe de s’y reporter. Pour remédier à cela, insistez sur le fait que ce document appartient à l’équipe dans son ensemble et créez une routine de travail grâce à son utilisation.

Intérêts du gantt

Alors le Gantt : Gain de temps ou perte de temps ?

Attention, un GANTT n’est jamais figé dans le marbre ! Au contraire, il se peut que quelque chose d’inattendu survienne ou que certaines tâches aient pris du retard. Son actualisation peut donc s’avérer lourde et chronophage mais pourtant essentielle au suivi de votre projet :

Utilisez un logiciel de gestion de projet avec ce mode de visualisation

Au lieu de dépenser de l’énergie et du temps dans la création d’un diagramme de GANTT indigeste sur Excel, pourquoi ne pas opter pour une solution clé en main ? De nombreux outils de gestion proposent des diagrammes de GANTT en ligne interactifs. Cette solution permet de gagner du temps précieux et de s’assurer que le diagramme sera parfaitement clair et lisible par tous. N’hésitez pas à consulter les solutions existantes sur le marché.

Pour conclure, un diagramme de GANTT se travaille tant sur le fond que la forme, tant en amont du projet que pendant le projet. N’oubliez jamais que cet outil est une mine d’or lorsqu’il est adapté à votre projet et aux usages de vos équipes.

Pour vous faire gagner du temps et découvrir un diagramme GANTT clé en main, rendez-vous sur Facility et partagez vos impressions sur ce mode de visualisation !

Envie d’en savoir plus ou d’être accompagner par un de nos consultants ?

P2M Consulting et le programme Hop'En

Projet Hop’En : P2M Consulting vous accompagne et modélise vos projets collaboratifs via Facility Project

Le programme national HOP’EN, pour un Hôpital ouvert sur son environnement prend la suite du programme Hôpital Numérique pour la période 2019-2022.

Aujourd’hui, le véritable enjeu pour les établissements est l’atteinte des prérequis pour valider l’AMI (Appel à Manifestation d’Intérêt) déposé en 2019 ainsi que l’atteinte des dates cibles pour les domaines financés (D1, D2…D5)

P2M Consulting vous accompagne et met à votre disposition Facility Project, son outil de gestion de projets collaboratifs :

  • Pour vous accompagner dans la dernière ligne droite des prérequis HOP’EN !
  • Pour la gestion de vos projets financés (D2, D3…D5)

Facility Project : Un vrai atout pour la réussite de vos projets !

  • Gestion des projets collaboratifs 

Aujourd’hui, plusieurs GHT, SSR, utilisent Facility Project, pour la gestion du programme Hop’En, et pour gérer d’autres projets en mode collaboratifs (DPI ; PME,).

  • Gestion des équipes et des projets à distance

Facility Project vous permet de gérer ses projets et ses équipes à distance. Les fonctionnalités et l’ergonomie ont été pensées pour acculturer le mode projet aux utilisateurs.

Exemple de modélisation pour le programme HOP’EN :

Une modélisation de vos projets pour l’atteinte des pré requis Hop’En : en listing, en Gantt, en mode Agile, en To do List, en mode calendrier, c’est vous qui choisissez !

Hop'en et outils de gestion Facility Project

La vue avec le graphique de Gantt : 

Suivi de votre projet avec le Gantt de Facility project

Un page d’accueil épurée, qui va à l’essentiel : qu’est-ce que j’ai à réaliser, mes évènements, mes jalons...

Facility Project : une solution pour vos projets Hop'En

Une GED pratique pour partager les documents… plus besoin d’échanger par mail et de chercher les documents 0:)

Suivi de projet sur Facility project

Des synthèses et des rapports clés en main par projet, par établissement...

Une vue rapide de l’avancée de vos projets !

Avancée des projets avec Facility Project

Contactez-nous et nous vous mettons à disposition votre Facility disponible en mode SAAS

Pourquoi vous faire accompagner par P2M Consulting ?

 Experts dans l’accompagnement et la constitution de dossiers relatifs au programme Hôpital numérique, nous avons instauré une méthodologie spécifique à ce programme HOP’EN à même de répondre à votre situation et vos spécificités (GHT, SSR…).

Rodé aux procédures et exigences des différentes instances, notamment l’ARS, l’équipe de consultants de P2M Consulting identifie pour vous les attentes du programme HOP’EN et met en place des outils opérationnels pour y répondre.

bien choisir son outil de gestion de projets

5 conseils pour bien choisir son outil de gestion de projets

Comment optimiser la  réussite de vos projets ?

Et si en 2021 vous décidiez de vous faciliter la vie et celle de vos collaborateurs ? 

« Comment ça, tu n’utilises pas un outil de gestion ? Ton projet ne va jamais réussir, je ne sais pas comment tu fais… ».

De nos jours, ce type de logiciel est sur toutes les lèvres lorsqu’on évoque le management d’équipes et de projets. Si vous n’en avez pas, pas de panique. Il se peut que vous n’en ayez tout simplement pas besoin ou que vous ne sachiez pas encore lequel privilégier parmi le nombre croissant de logiciels existants sur le marché.

Découvrez nos 5 conseils pour choisir un outil de gestion de projet qui corresponde à votre organisation, vos besoins et vos attentes !

1) Identifiez clairement votre besoin

Avant de se lancer à corps perdu dans l’achat d’un nouveau logiciel qui perturberait l’organisation de votre équipe, il vous faut y réfléchir à tête reposée.

Le risque majeur est de suivre la majorité en se basant sur un nom de logiciel « connu » au risque qu’il ne soit pas adapté à votre réalité.

Autre écueil à éviter : prendre le logiciel avec le plus de fonctionnalités mais qui, à l’usage, sera trop compliqué d’utilisation par vos équipes

Asana, Trello, Freedcamp, Projeqtor, Teamwork ou encore Zoho, il se peut que ces noms vous parlent. Cependant, au lieu de démarrer par une recherche ciblée de chacune de ces solutions, revenez au fondamentaux et posez-vous LA question : de quoi avez-vous besoin ?

En tant que manager ou chef de projet, rédigez une liste de vos attentes concernant cet outil ainsi que des avantages et des inconvénients que vous pourriez retirer de son utilisation. Pour quel projet en ai-je besoin ? Ai-je besoin d’un outil qui me permette davantage de gérer mon temps ou mes équipes ? Quel format est le plus adapté à mon organisation ? Ai-je besoin d’un outil de gestion en temps réel ou d’un outil de supervision et de reporting ?

Notez votre besoin et faites le point avec votre direction et votre équipe pour comparer vos attentes aux leurs. 

2) Décidez combien de personnes en auront besoin et pour quoi

Chaque outil est bien conçu mais il ne correspond peut-être pas à la réalité de votre organisation. Commencez par mettre des mots sur ce qui caractérise votre organisation et les futurs utilisateurs.

Etes-vous une grande ou une petite entreprise ? Les équipes sont-elles en contact physique quotidien ou sont-elles éclatées sur plusieurs sites ? Faut-il utiliser cet outil pour organiser un événement ou pour lancer un projet ? Est-ce un projet de petite ou grande ampleur ? Qui seront les futurs utilisateur de l’outil de gestion de projets (un seul service ? tous ? uniquement les acteurs principaux ou bien également vos partenaires ou clients…) ?

Faites un état de lieu concis de votre besoin en listant le projet majeur ou les projets récurrents pour lesquels cet outil serait important. Et énoncez clairement quelles personnes ou quels services seront concernés par ce nouvel outil. Faites attention au degré de simplicité d’utilisation de l’interface. Un accompagnement dans l’utilisation de votre futur outil de gestion de projet est primordial avant la mise à disposition de l’outil, que ce soit des formations, des conseils, un accompagnement à la conduite du changement ou encore la réactivité quant aux évolutions. Notre outil Facility est d’ailleurs délivré automatiquement avec une formation à l’utilisation pour vous permettre d’en tirer un maximum de bénéfices en fonction de votre organisation et de vos projets.

Vous avez désormais tous les éléments en tête pour faire votre choix.

3) Privilégiez les fonctionnalités simples

L’utilisation d’un outil de gestion de projet n’a qu’un objectif : vous simplifier la vie et celle de vos équipes. Au lieu de favoriser un outil aux mille fonctionnalités toujours plus abouties les unes que les autres, mais également plus complexes d’utilisation, revenez au cœur de votre besoin et assurez-vous que les éléments suivants soient compris dans le logiciel :

  • Un tableau de bord clair et concis
  • Un outil de planification des tâches
  • Un outil de gestion des ressources
  • Une ergonomie attractive adaptée aux différents utilisateurs

 

En effet, ne sous-estimez pas l’importance de l’ergonomie,  il est important que vos collaborateurs aient envie d’utiliser cet outil et que ce dernier soit adapté aux visions de chacun.

Les 3 essentiels d'un outil de gestion de projets - Facility project

4) Valorisez les outils qui favorisent la collaboration et le reporting avancé

Au-delà des fonctionnalités de base que vous recherchez, demandez-vous quelles fonctionnalités apporteraient un plus à votre gestion de projet et vous permettrait de rendre vos équipes encore plus performantes.

Par expérience, la collaboration entre équipe est primordiale. N’hésitez pas à privilégier un outil qui héberge une discussion instantanée, un service de réunion par vidéoconférences, un stockage et partage de documents, ou encore un système de gestion de profils pour identifier une personne à une tâche.

De même, un système de reporting instantané est une véritable plus-value pour votre organisation afin de conserver une trace des performances de vos équipes et de l’avancée de votre projet.

5) Utilisez un logiciel en mode SAAS

Ce dernier point n’est pas à négliger.

La solution SAAS est délocalisée et hébergée sur un serveur spécifique. Vous avez accès à votre outil de n’importe où et avec n’importe quel ordinateur. Une simple connexion internet suffit pour accéder à votre interface personnel.

Nous recommandons généralement cette solution car elle permet de gérer les projets en déplacement, d’avoir un accès quotidien aux tâches, et un niveau de sécurité des données beaucoup plus élevé.

D’autant que les outils en mode Saas sont mis à jour automatiquement et vous permettent de profiter quotidiennement des fonctionnalités optimales.

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Chez P2M Consulting, nous avons voulu créer un outil – Facility Project – qui convient à la majorité des organisations, aux multiples typologies de  projets et profils d’utilisateurs (chefs de projets comme collaborateurs) avec des fonctionnalités simples et essentielles.

Facility Project

N’hésitez pas à nous contacter pour tester gratuitement Facility Project, l’outil de gestion de projet collaboratif créé par P2M Consulting

C’est officiel : le site Internet de Facility Project, votre nouveau compagnon de travail, est en ligne.

Le télétravail n’a jamais été autant d’actualité.

Le besoin de nouveaux outils « tout en un » pour faciliter le suivi de ses équipes et de ses projets à tout moment et de tout lieu est aujourd’hui fondamental.

Nous avons besoin d’un outil qui nous fasse gagner du temps, nous permette de nous concentrer sur l’essentiel et être plus efficace

Pour répondre à ces besoins et à bien d’autres, P2M Consulting a créé Facility Project

Facility Project, c’est un logiciel en mode Saas (une simple connexion internet suffit pour accéder à votre espace personnalisé) qui vous permet de gérer vos tâches, votre emploi du temps ou celui de vos équipes et de piloter vos projets en un tour de main.

Facility Project : Un logiciel 100% français et une équipe  de professionnel pour vous accompagner.

Facility, votre nouveau compagnon de travail

Visitez ce nouveau site Internet :

www.facility-project.com

Vous souhaitez  :

  • Demander une démonstration gratuite personnalisée de Facility
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  • Nous poser des questions sur ce nouvel outil
Facility Project

Envie d’en savoir plus ? découvrez ou redécouvrez l’article de présentation de Facility Project en ligne sur le blog de P2M Consulting :  » P2M Consulting crée votre nouvel outil de gestion de projets : tout savoir sur Facility project »

Le travail collaboratif est dans l’air du temps…

Le travail collaboratif est dans l’air du temps…

Et P2M Consulting s’est toujours inscrit dans cette démarche auprès de ses clients, de ses collaborateurs et de ses partenaires.

Que l’on parle  de management, de pilotage d’équipe projet ou d’outils de gestion ou de communication, le collaboratif est aujourd’hui plus que d’actualité dans notre environnement de travail.

Le pilotage d’un projet fait en effet appel aux fonctions collaboratives diverses : une équipe projet, des outils de partage d’informations, de stockage et de partage de documents, de planification, des agendas partagés, des outils de discussion en groupe ou en privatif, d’organisation de vos réunions …

 … sans oublier les fameux outils de gestion de projet collaboratifs qui bien souvent proposent, outre les fonctionnalités précédemment citées ,  les outils de planification de vos tâches et de pilotage de vos projets…. Nous en parlerons plus longuement dans notre prochain article …

bref…le collaboratif est  partout dans les mots et dans les organisations et c’est une bonne chose !

Les équipes même éloignées n’ont jamais autant communiqué et partagé l’information que depuis que ces outils collaboratifs existent.

Il n’est plus rare désormais de manager une équipe à distance.

Qui n’a jamais organisé des réunions  sous forme de visio conférence , de conf call …  à cause d’une perturbation dans les transports ?, pour gagner du temps , et éviter les trajets longs, fatigants et coûteux ? ou tout simplement pour diminuer votre empreinte carbone (la planète vous dit merci 😉)

Quelles qu’en soient les raisons, il est un fait que le management de vos équipes change, les méthodes, les process et le contexte évoluent, la communication évolue, les modalités de partage de l’information aussi.

Le collaboratif : un changement à organiser... pas toujours facile à mettre en œuvre

Une chose est certaine : tous ces outils représentent le plus souvent un vrai changement dans vos organisations et dans vos habitudes de travail.

Tous vos collaborateurs ne sont pas toujours prêts à s’adapter à ces nouvelles pratiques. Une véritable conduite du changement structurée, progressive et collaborative est nécessaire pour instaurer cette mise en place.

L’objectif affiché (transparence, meilleure communication, gain d’efficacité et de temps) n’est pas toujours atteint si le choix des outils et les modalités d’usage de ces outils ne sont pas pensés et organisés en amont.

Besoin d’accompagnement ?

Une analyse fine des besoins pour choisir les bons outils collaboratifs, une mise en place progressive et adaptée sont nécessaires pour modifier les habitudes et pérenniser l’usage dans le temps.

  • P2M Consulting vous accompagne au cœur de vos équipes dans cette évolution.
  • N’hésitez pas à nous contacter pour plus de renseignements : contact@p2mconsulting.fr
  • P2M Consulting c’est plus de 15 années d’expérience alliant savoir faire et savoir être pour faire du collaboratif une réussite !