Réaliser un diagramme de Gantt : un outil efficace pour suivre vos projets… mais pas toujours facile à maîtriser !

Lorsque l’on souhaite se lancer dans le management de projet, ce diagramme est souvent la première chose que l’on découvre.

En proposant une représentation graphique du planning du projet, le diagramme de Gantt est un véritable outil de communication et de visualisation fréquemment inclus dans les tableaux de bord de projet.

Le Gantt est l’outil historique du management des délais du projet… mais pas toujours facile à réaliser !

Quelques petites choses utiles  à savoir pour maîtriser le diagramme de GANTT et mener vos projets au succès,!

1/ C’est quoi un Gantt ?

C’est un diagramme qui doit son nom à Henry GANTT, contemporain de Taylor, qui l’a créé en 1903.

Dans un diagramme de GANTT les étapes et les tâches de votre projet sont représentées par des lignes, tandis que les colonnes représentent les jours, semaines ou mois du calendrier selon la durée du projet. Le temps estimé pour une tâche se modélise par une barre horizontale dont l’extrémité gauche est positionnée sur la date prévue de démarrage et l’extrémité droite sur la date prévue de fin de réalisation. Les tâches peuvent s’enchaîner séquentiellement ou bien être exécutées en parallèle.

Diagramme de Gantt

Dans le cas où les tâches s’enchaînent séquentiellement, des relations d’antériorité peuvent être modélisées par une flèche partant de la tâche en amont vers la tâche en aval. La tâche en aval ne peut être exécutée tant que la tâche amont n’est pas réalisée.

 Au fur et à mesure de l’avancement d’une tâche, la barre la représentant est remplie proportionnellement à son degré d’accomplissement.

2/ Dois-je vraiment utiliser un diagramme de Gantt pour planifier mes projets ?

En effet, avant de démarrer, assurez-vous que le Gantt est l’outil le plus adapté à votre projet et à votre environnement.

L’intérêt premier du diagramme de Gantt est la représentation graphique et temporelle de votre projet. Il permet également de visualiser rapidement les dépendances entre les tâches de votre projet. Il est très utile pour suivre l’avancée de vos projets et faire des tableaux de bord visuels.

Mais attention, la réalisation d’un Gantt peut s’avérer complexe et son actualisation bien lourde et chronophage, notamment si vous ne disposez pas d’un outil de gestion de projets.

L’un des écueils à éviter est de se jeter sur cet outil sans se demander au préalable si il correspond à votre besoin.

Le diagramme de GANTT n’est pas le seul outil de planification possible. Il existe bien d’autres visualisations possibles de votre planification.

Tout dépend de vos objectifs et de votre public. Qui lira ce diagramme de Gantt et dans quel but le réalisez-vous ? ou pour quelle cible ?

C’est d’ailleurs pour cela que Facility Project  propose 6 modes de visualisation différents en fonction de vos projets et de vos préférences.

3) Comment réaliser un Gantt lisible ?

C’est le principal écueil à éviter, certains chefs de projet veulent tout écrire dans leur Gantt et se retrouvent avec des Gantt illisible de plus de 300 lignes avec des flèches de dépendances en tout sens. On perd alors une des fonctions premières du Gantt : communiquer clairement sur le planning du projet !

Lorsque les lignes se multiplient sur la page, que les caractères se réduisent et que les jalons se retrouvent les uns sur les autres, beaucoup préfèrent abandonner. Pour faire du diagramme votre outil de prédilection, évitez de le surcharger avec des lignes inutiles. Si vous devez imprimer votre diagramme, préférez un format A3/A2 en couleurs qui soit compréhensible. Aujourd’hui, avec les nouveaux outils de gestion de projet (dont Facility développé par P2M Consulting), la visualisation en ligne sur grand écran de votre diagramme de GANTT interactif est aujourd’hui possible.

Gain de temps et de visibilité garantie !

Idéalement, un tel diagramme ne devrait pas posséder plus de 15 ou 20 lignes afin qu’il puisse tenir sur une simple page A4. Si le nombre de tâches est plus important il est recommandé de créer des listes de regroupements permettant de simplifier la visualisation progressive du planning

Ainsi, il est conseillé de regrouper l’ensemble de vos tâches dans des listes qui correspondront aux grandes étapes ou phases de votre projet.

L’objectif : rendre votre Gantt plus lisible et compréhensible par tous

Lorsque votre projet est ensuite bien structuré et découpé en grandes étapes, vous pourrez alors lister toutes les tâches qui seront nécessaires à son accomplissement. Attention à ce stade à ne pas oublier de tâches importantes!

Les dépendances dans un Gantt sont en générale représentées par une flèche indiquant qu’une tâche ne peut démarrer que lorsque la précédente est terminée.

Noter les dépendances au moment du listing des tâches permet d’augmenter la visibilité de votre projet et de responsabiliser vos collaborateurs au sein de vos équipes. Chacun comprend l’impact de sa tâche sur le reste du projet et sur les retards éventuellement impactant que son retard pourrait générer.

4) Et pour encore plus de clarté et d’efficacité ?

Pour permettre à votre équipe de se retrouver dans le projet, il est recommandé d’indiquer clairement les jalons de votre projet.

Les jalons du projet

Les jalons correspondent à des objectifs intermédiaires, des livrables importants, une mise en production, des Go ou No Go, des points de passage d’une étape à une autre… Ils marquent les moments importants du projet et permettent à votre équipe de mieux s’y retrouver et de rythmer votre projet. Chaque passage de jalon est l’occasion de faire le point sur l’avancée de votre projet, de remobiliser votre équipe ou de réorienter le projet.

Grâce aux fonctions de tri et de filtres de votre Gantt vous pourrez d’ailleurs décider de n’afficher que les jalons sur votre Gantt et ainsi montrer à votre direction ou à vos équipes les phases importantes de votre projet

Enfin, utilisez des éléments visuels pour faciliter la lecture de l’état d’avancement de votre projet

Pour s’y retrouver, les états des tâches sont importants. Le simple fait d’annoter si la tâche est en cours, réalisée, en retard ou non démarrée permet d’apporter de la clarté à l’avancée du projet. Et pour cela rien ne vaut des éléments visuels. Par exemple, l’outil de gestion de projet Facility s’est basé sur des codes couleurs simples pour connaître l’état d’avancement d’une tâche ou de votre projet.

5/ Partagez votre Gantt

Partagez autant que possible le diagramme pour que vos équipes puissent suivre l’avancement et le planning du projet

Une erreur récurrente en management de projet provient de l’utilisation du diagramme de GANTT… seulement par le chef de projet. Il peut arriver que les équipes ne se sentent pas concernées par cet outil ou n’aient tout simplement pas le réflexe de s’y reporter. Pour remédier à cela, insistez sur le fait que ce document appartient à l’équipe dans son ensemble et créez une routine de travail grâce à son utilisation.

Intérêts du gantt

Alors le Gantt : Gain de temps ou perte de temps ?

Attention, un GANTT n’est jamais figé dans le marbre ! Au contraire, il se peut que quelque chose d’inattendu survienne ou que certaines tâches aient pris du retard. Son actualisation peut donc s’avérer lourde et chronophage mais pourtant essentielle au suivi de votre projet :

Utilisez un logiciel de gestion de projet avec ce mode de visualisation

Au lieu de dépenser de l’énergie et du temps dans la création d’un diagramme de GANTT indigeste sur Excel, pourquoi ne pas opter pour une solution clé en main ? De nombreux outils de gestion proposent des diagrammes de GANTT en ligne interactifs. Cette solution permet de gagner du temps précieux et de s’assurer que le diagramme sera parfaitement clair et lisible par tous. N’hésitez pas à consulter les solutions existantes sur le marché.

Pour conclure, un diagramme de GANTT se travaille tant sur le fond que la forme, tant en amont du projet que pendant le projet. N’oubliez jamais que cet outil est une mine d’or lorsqu’il est adapté à votre projet et aux usages de vos équipes.

Pour vous faire gagner du temps et découvrir un diagramme GANTT clé en main, rendez-vous sur Facility et partagez vos impressions sur ce mode de visualisation !

Envie d’en savoir plus ou d’être accompagner par un de nos consultants ?

P2M Consulting et le programme Hop'En

Projet Hop’En : P2M Consulting vous accompagne et modélise vos projets collaboratifs via Facility Project

Le programme national HOP’EN, pour un Hôpital ouvert sur son environnement prend la suite du programme Hôpital Numérique pour la période 2019-2022.

Aujourd’hui, le véritable enjeu pour les établissements est l’atteinte des prérequis pour valider l’AMI (Appel à Manifestation d’Intérêt) déposé en 2019 ainsi que l’atteinte des dates cibles pour les domaines financés (D1, D2…D5)

P2M Consulting vous accompagne et met à votre disposition Facility Project, son outil de gestion de projets collaboratifs :

  • Pour vous accompagner dans la dernière ligne droite des prérequis HOP’EN !
  • Pour la gestion de vos projets financés (D2, D3…D5)

Facility Project : Un vrai atout pour la réussite de vos projets !

  • Gestion des projets collaboratifs 

Aujourd’hui, plusieurs GHT, SSR, utilisent Facility Project, pour la gestion du programme Hop’En, et pour gérer d’autres projets en mode collaboratifs (DPI ; PME,).

  • Gestion des équipes et des projets à distance

Facility Project vous permet de gérer ses projets et ses équipes à distance. Les fonctionnalités et l’ergonomie ont été pensées pour acculturer le mode projet aux utilisateurs.

Exemple de modélisation pour le programme HOP’EN :

Une modélisation de vos projets pour l’atteinte des pré requis Hop’En : en listing, en Gantt, en mode Agile, en To do List, en mode calendrier, c’est vous qui choisissez !

Hop'en et outils de gestion Facility Project

La vue avec le graphique de Gantt : 

Suivi de votre projet avec le Gantt de Facility project

Un page d’accueil épurée, qui va à l’essentiel : qu’est-ce que j’ai à réaliser, mes évènements, mes jalons...

Facility Project : une solution pour vos projets Hop'En

Une GED pratique pour partager les documents… plus besoin d’échanger par mail et de chercher les documents 0:)

Suivi de projet sur Facility project

Des synthèses et des rapports clés en main par projet, par établissement...

Une vue rapide de l’avancée de vos projets !

Avancée des projets avec Facility Project

Contactez-nous et nous vous mettons à disposition votre Facility disponible en mode SAAS

Pourquoi vous faire accompagner par P2M Consulting ?

 Experts dans l’accompagnement et la constitution de dossiers relatifs au programme Hôpital numérique, nous avons instauré une méthodologie spécifique à ce programme HOP’EN à même de répondre à votre situation et vos spécificités (GHT, SSR…).

Rodé aux procédures et exigences des différentes instances, notamment l’ARS, l’équipe de consultants de P2M Consulting identifie pour vous les attentes du programme HOP’EN et met en place des outils opérationnels pour y répondre.

C’est officiel : le site Internet de Facility Project, votre nouveau compagnon de travail, est en ligne.

Le télétravail n’a jamais été autant d’actualité.

Le besoin de nouveaux outils « tout en un » pour faciliter le suivi de ses équipes et de ses projets à tout moment et de tout lieu est aujourd’hui fondamental.

Nous avons besoin d’un outil qui nous fasse gagner du temps, nous permette de nous concentrer sur l’essentiel et être plus efficace

Pour répondre à ces besoins et à bien d’autres, P2M Consulting a créé Facility Project

Facility Project, c’est un logiciel en mode Saas (une simple connexion internet suffit pour accéder à votre espace personnalisé) qui vous permet de gérer vos tâches, votre emploi du temps ou celui de vos équipes et de piloter vos projets en un tour de main.

Facility Project : Un logiciel 100% français et une équipe  de professionnel pour vous accompagner.

Facility, votre nouveau compagnon de travail

Visitez ce nouveau site Internet :

www.facility-project.com

Vous souhaitez  :

  • Demander une démonstration gratuite personnalisée de Facility
  • Tester Facility gratuitement pendant 15 jours
  • Nous poser des questions sur ce nouvel outil
Facility Project

Envie d’en savoir plus ? découvrez ou redécouvrez l’article de présentation de Facility Project en ligne sur le blog de P2M Consulting :  » P2M Consulting crée votre nouvel outil de gestion de projets : tout savoir sur Facility project »

Le travail collaboratif est dans l’air du temps…

Le travail collaboratif est dans l’air du temps…

Et P2M Consulting s’est toujours inscrit dans cette démarche auprès de ses clients, de ses collaborateurs et de ses partenaires.

Que l’on parle  de management, de pilotage d’équipe projet ou d’outils de gestion ou de communication, le collaboratif est aujourd’hui plus que d’actualité dans notre environnement de travail.

Le pilotage d’un projet fait en effet appel aux fonctions collaboratives diverses : une équipe projet, des outils de partage d’informations, de stockage et de partage de documents, de planification, des agendas partagés, des outils de discussion en groupe ou en privatif, d’organisation de vos réunions …

 … sans oublier les fameux outils de gestion de projet collaboratifs qui bien souvent proposent, outre les fonctionnalités précédemment citées ,  les outils de planification de vos tâches et de pilotage de vos projets…. Nous en parlerons plus longuement dans notre prochain article …

bref…le collaboratif est  partout dans les mots et dans les organisations et c’est une bonne chose !

Les équipes même éloignées n’ont jamais autant communiqué et partagé l’information que depuis que ces outils collaboratifs existent.

Il n’est plus rare désormais de manager une équipe à distance.

Qui n’a jamais organisé des réunions  sous forme de visio conférence , de conf call …  à cause d’une perturbation dans les transports ?, pour gagner du temps , et éviter les trajets longs, fatigants et coûteux ? ou tout simplement pour diminuer votre empreinte carbone (la planète vous dit merci 😉)

Quelles qu’en soient les raisons, il est un fait que le management de vos équipes change, les méthodes, les process et le contexte évoluent, la communication évolue, les modalités de partage de l’information aussi.

Le collaboratif : un changement à organiser... pas toujours facile à mettre en œuvre

Une chose est certaine : tous ces outils représentent le plus souvent un vrai changement dans vos organisations et dans vos habitudes de travail.

Tous vos collaborateurs ne sont pas toujours prêts à s’adapter à ces nouvelles pratiques. Une véritable conduite du changement structurée, progressive et collaborative est nécessaire pour instaurer cette mise en place.

L’objectif affiché (transparence, meilleure communication, gain d’efficacité et de temps) n’est pas toujours atteint si le choix des outils et les modalités d’usage de ces outils ne sont pas pensés et organisés en amont.

Besoin d’accompagnement ?

Une analyse fine des besoins pour choisir les bons outils collaboratifs, une mise en place progressive et adaptée sont nécessaires pour modifier les habitudes et pérenniser l’usage dans le temps.

  • P2M Consulting vous accompagne au cœur de vos équipes dans cette évolution.
  • N’hésitez pas à nous contacter pour plus de renseignements : contact@p2mconsulting.fr
  • P2M Consulting c’est plus de 15 années d’expérience alliant savoir faire et savoir être pour faire du collaboratif une réussite !