Image : la matrice SWOT par P2M qui détaille Strength, Weaknesse, Oportunities et Threats (forces, Faiblesses, Opportunités et Risques)

La matrice SWOT pour identifier les risques et les opportunités de vos projets

Anticipez les risques et maximisez les opportunités de vos projets grâce à la matrice SWOT

Vous êtes un chef de projet ou un chef d’entreprise à la recherche d’un outil simple mais efficace pour identifier les risques et les opportunités de vos projets ?
La matrice SWOT est un outil d’analyse stratégique qui peut vous aider à évaluer les forces et les faiblesses internes de votre entreprise ainsi que les opportunités et les menaces externes. Dans cet article, nous vous expliquerons comment utiliser la matrice SWOT pour maximiser l’efficacité de vos projets et anticiper les risques et les opportunités.

Qu'est-ce que la matrice SWOT ?

La matrice SWOT , certainement la plus connue et utilisée de toutes les matrices, est un outil d’analyse. Elle combine l’étude des forces, faiblesses, opportunités et menaces (Strenghts, Weaknesses, Opportunities, Threats…).

La matrice SWOT est de base bien connue pour l’analyse de marketing stratégique, cependant l’analyse SWOT est très largement adoptée également dans l’identification de risques, des forces et faiblesses et l’analyse d’un marché ou d’un projet.

Pourquoi utiliser la matrice SWOT pour vos projets ?

Utiliser la matrice SWOT c’est mettre toutes les chances de votre côté pour gagner des parts de marchés et bénéficier d’avantage concurrentiel, au-delà de cela c’est un moyen pour vous en tant que chef de projet d’avoir une vision 360 degrés la plus juste possible de votre environnement projet interne ou externe.

Identifier vos forces, faiblesses, opportunités et menaces au sein d’un projet vous permettra d’avoir une vision opérationnelle complète en amont de l’exécution d’un projet et s’assurer de son bon déroulé.

Comment utiliser la matrice SWOT pour vos projets ?

En gestion de projet, utiliser la Matrice SWOT c’est mettre des outils en place pour favoriser une évaluation stratégique optimale de votre projet.

Comment croiser les différentes analyses pour établir la matrice SWOT ?

Les forces et faiblesses représentent les facteurs internes : c’est-à-dire ceux qui dépendent à priori de vous, de votre entreprise et sur lesquels vous pouvez donc avoir une capacité d’action (expertise dans un domaine, bonne réputation, contraintes de temps…)
Les opportunités et menaces représentent les facteurs externes : c’est-à-dire ceux qui ne dépendent à priori pas de vous (réglementation, mouvement sociaux, contraintes environnementales…), de votre entreprise. Vous devez donc en avoir conscience pour pouvoir anticiper et vous adapter à ceux-ci.

Les différents quadrants de la matrice SWOT

Image : la matrice SWOT pour Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats

Forces / Strenghts

Le quadrant Forces de la matrice SWOT vous permettra d’identifier les atouts internes de votre projet. Ce sont les atouts sur lesquels vous pourrez vous appuyer pour atteindre vos objectifs et communiquer :

  • Quelles sont les forces de votre équipe : compétences, technicité et savoir faire
  • Qu’est ce qui nous différencie des autres ?
  • Disposez-vous d’avantages concurrentiels ?
  • Disposez-vous d’une réputation avantageuse ?
  • Le budget de votre projet vous permet-il de satisfaire vos ambitions ?
  • Que faîtes-vous mieux que les autres ?
  • Que pouvez-vous valoriser ?

 

Faiblesses / weaknesses

Le quadrant Faiblesses de la matrice SWOT vous permettra d’identifier ce qui peut en interne être un frein à l’atteinte de votre objectif. Ce sont vos points de vigilances qui éventuellement vont vous obliger à réorienter votre projet os es objectifs et pour lesquels vous devrez envisager des solutions de contournement :

  • Manquez-vous de ressources / le départ d’une ressource importante pour votre projet est-il à anticiper ?
  • Manquez-vous d’expérience ?
  • L’objectif est-il réaliste ?
  • Que faîtes-vous moins bien que les autres ?
  • Que devez-vous renforcer face à la concurrence ?
  •  …

 

Opportunités / Opportunities

Le quadrant Opportunités de la Matrice SWOT permet d’identifier les facteurs externes qui pourront jouer en faveur de votre projet et qui vont donc favoriser l’atteinte de vos objectifs :

  • Le marché est-il en croissance / en votre faveur ?
  • Existe-t-il une nouvelle législation favorable à votre projet ?
  • Existe-t-il des partenariats envisageables ?
  • L’attractivité touristique de votre environnement par exemple est-il un « plus » pour votre projet ?
  • ….

 

Menaces / threats

Le quadrant Menaces de la Matrice SWOT vous permettra d’identifier les freins externes, qui ne dépendent pas de votre entreprise et qui pourraient impacter négativement votre projet :

  • Existe-t-il de nombreux / nouveaux concurrents ?
  • Des mouvements sociaux peuvent-ils impacter négativement le projet ?
  • La conjoncture économique est-elle en votre défaveur?
  • La crise sanitaire est-elle impactante pour votre projet ?
  • La hausse du coût des matières premières est-elle à prévoir ?
  • Des retards fournisseurs sont-ils à anticiper ?

Comment interpréter la matrice SWOT ?

Dans le cas d’un projet, l’analyse SWOT est une aide pour détenir un maximum d’informations. Définir les forces et faiblesses internes et opportunités et menaces externes participe à une meilleure planification stratégique concernant le projet.

Pour bien l’interpréter, vous devez au préalable avoir effectué une bonne étude des facteurs internes et externes pour cela rien de mieux que d’échanger avec le maximum d’acteurs. Les parties prenantes de votre projet ont ici toutes leurs champs d’expertise : juriste, administratifs, techniciens … tous ont une vision qui pourra alimenter votre analyse…

Comment prendre des décisions stratégiques à partir de la matrice SWOT ?

Au travers de l’outil d’analyse, vous aurez la possibilité de prendre des décisions stratégiques plus facilement.
Cela est notamment permis par la vision globale que cet outil apporte.
Au-delà de cela, nous voyons quels apports cette matrice permet en gestion de projets.

Comment maximiser les opportunités et minimiser les risques ?

Pour maximiser les opportunités, il est important de mener une bonne analyse concurrentielle, cela vous permettra de rédiger au mieux votre SWOT notamment sur la partie externe. Cette analyse de la concurrence vous permettra entre autres une optimisation des ressources dépendamment de ce que met en place la concurrence. Cela vous permettra aussi de définir un plan d’action stratégique et une stratégie d’entreprise efficace adapté aux besoins et contraintes de vos projets. Pour maximiser vos opportunités il vous sera donc tenu d’intégrer vos forces internes dans la stratégique de gouvernance du projet de manière à saisir toutes les opportunités présentes ou envisageable.

En gestion de projet, l’analyse SWOT vous permettra d’anticiper un grand nombre de risques et une meilleure évaluation et gestion des risques du projet en vous permettant d’affiner vous jugements sur les priorités stratégiques d’un projet. Elle participera à la définition d’une vision stratégique globale. Tout cela grâce à l’évaluation de vos faiblesses internes et des menaces externes. Cette analyse participera donc au développement des stratégies pour minimiser les impacts négatifs et les risques. Cela vous permettra d’améliorer les performances de l’entreprise et d’éviter les imprévus.

(Si vous souhaitez plus d’informations sur la gestion des risques de vos projets, retrouvez notre article juste ici)

Comment utiliser la matrice SWOT pour ajuster votre plan de projet ?

La matrice SWOT est un outil essentiel pour les entreprises cherchant à ajuster leur plan de projet. En évaluant de manière approfondie les facteurs internes et externes, les entreprises peuvent prendre des décisions éclairées et élaborer une stratégie qui leur permettra de rester compétitives en anticipant les changements du marché.

Compléter une matrice SWOT est un excellent moyen de favoriser le brainstorming pour être le plus exhaustif possible et profiter des expériences et expertises de chacun des acteurs de votre projet.

Image d'une table ronde pour une séance de brainstorming et recherche d'idées appuyée par la matrice SWOT dans l'article de P2M qui explique la Matrice SWOT.

Conclusion/Synthèse

La matrice SWOT : un outil efficace pour la gestion de vos projets

La matrice SWOT est essentielle pour la gestion de vos projets. Cet outil d’analyse vous sera plus qu’utile pour :

  • Motiver / anticiper / argumenter au mieux votre projet
  • Définir des objectifs stratégiques
  • Analyser la stratégie de marché à adopter
  • Gérer votre performance.
  • Activer les leviers de croissance

La matrice SWOT vous permettra de remettre en question votre entreprise et ses projets grâce à l’évaluation de la concurrence et la prise en compte des tendances du marché, elle vous permettra d’autant plus de définir l’évaluation des performances de vos projets.

Au-delà de tout cela et de tous les nombreux autres avantages que cette analyse présente, c’est avant tout un outil simple à mettre en place qui vous permettra de prendre des décisions éclairées, d’optimiser la gestion de vos projets et d’améliorer vos prises de décisions

Les professionnels comme P2M peuvent vous accompagner pour piloter vos projets et optimiser leur réussite www.p2mconsulting.fr

Envie d’en savoir plus : nous vous invitons à nous contacter directement, nous serons ravis de répondre à toutes vos questions !

P2M Consulting
P2M Consulting cabinet de conseil et de formation en gestion de projets
Equipe projets motivée P2M Consulting

5 astuces pour motiver son équipe à la veille du lancement d’un projet

C’est le grand moment, les préparatifs sont terminés, le projet est fin prêt et le lancement est sur le point d’avoir lieu.

Après avoir travaillé longuement à la préparation de votre projet avec vos équipes et les différentes parties prenantes, il arrive que vous ayez ce que l’on appelle « la tête dans le guidon ».

Vous n’avez qu’une seule hâte : que le projet voit le jour !

Et au moment crucial du lancement, il serait dommageable d’oublier ce qui compte réellement dans la réussite d’un projet, les personnes qui composent votre équipe. Quand on sait que 70% du travail est réalisé en amont du lancement, il serait tentant de relâcher la pression au moment du lancement. Pourtant, la partie n’est pas encore finie. Découvrez nos 5 astuces pour motiver votre équipe à la veille du lancement de votre projet.

5 conseils de P2M Consulting pour motiver son équipe projet

1) Impliquer en amont vos collaborateurs, valoriser les qualités et la plus-value de chacun

Co-construisez le projet avec vos équipiers ; demandez-leur leur avis, (même s’il appartiendra ensuite au chef de projet d’arbitrer), anticipez les contraintes avec eux, montrez-leur les enjeux du projet. Leur implication commence bien avant le lancement du projet. Leur motivation ne sera que plus forte par la suite.

A la veille du lancement, il se peut que la motivation retombe comme un soufflé. Pour motiver les troupes, il est de bon ton de rappeler à chaque membre de l’équipe l’importance du rôle qu’il tient dans la conduite du projet. Mettez en avant ses compétences techniques et ses qualités humaines pour lui donner un regain de confiance et lui donner les clés pour conduire le projet vers le succès.

2) Créer du lien dans l’équipe pour favoriser l’engagement

Une équipe fonctionne comme un écosystème. Avant le lancement officiel, organisez une sortie ou un dîner d’équipe qui sorte du cadre purement professionnel.

Dans la période actuelle que nous connaissons, où les regroupements sont limités, de nouveaux ateliers de cohésion d’équipe en Visio se développent et ont fait leur preuve : n’hésitez pas à vous renseigner (où à nous demander conseil) !

Cela permettra à votre équipe de se vider la tête et de tisser des liens encore plus fort. Chaque collaborateur aura à cœur d’entamer ce nouveau chapitre avec les personnes qui l’entourent et votre équipe avancera ensemble.

3) Fixer des objectifs concrets et réalistes

Expliquez les objectifs du projet, recueillez l’expertise de vos collaborateurs  sur les conditions de sa réalisation.

Rien ne sert de mettre une pression monstrueuse sur le dos de vos collaborateurs en leur demandant une réussite à 100% du projet. Si vous leur demandez une part de marché de 90% ou encore un taux de conversion de 80%, il se peut que vos collaborateurs soient paralysés par l’ampleur de la tâche qui leur incombe.

Préférez des objectifs concrets, compréhensibles par tous et réalistes pour booster leur mental et leur donner l’opportunité de mener à bien le projet. Utilisez les critères des objectifs SMART pour vous aider :  (https://www.p2mconsulting.fr/comment-bien-definir-les-objectifs-de-mon-projet/)

Bien définir ses objectifs SMART

4) Encourager la prise d’initiatives

A la veille du lancement, préférez la simple énonciation des lignes directrices et octroyez à votre équipe une marge d’autonomie. Cela leur permettra de prendre des responsabilités et de se montrer d’autant plus motivés pour réaliser avec vous le plan de travail de votre projet.

5) Donner l’exemple

Que serait un projet sans un leader qui donne l’exemple ? Même si toutes les conditions sont réunies pour que le projet réussisse, il ne faut pas oublier que vous êtes le dernier élément qui peut faire pencher la balance. Montrez votre enthousiasme, votre motivation et votre volonté, cela agira comme un cercle vertueux et mettra votre équipe dans une ambiance positive.

Et vous, quelles sont vos solutions pour motiver votre équipe ?

P2M Consulting Facilitateur de projets

Des questions ?

L’équipe de P2M Consulting se tient à votre disposition pour vous accompagner sur la réalisation de vos projets et l’atteinte de vos objectifs.
contact@p2mconsulting.fr

Certification Prince Foundation obtenue

Dans un soucis de qualité, notre équipe se forme continuellement :

  • aux différentes méthodes de gestion de projets (Agile, Scrum, Prince…)

 

  • et aux méthodes de communication (management par la communication, Coaching, PNL…)

pour optimiser notre savoir faire et notre savoir être sur le terrain.

Dernière certification en date : celle obtenue par Magali Bonnin, directrice générale, consultante et formatrice, qui vient d’obtenir la certification Prince Foundation.

Notre objectif : toujours mieux répondre aux attentes de nos clients et s’adapter au plus juste à leur environnement

P2M Consulting, votre cabinet facilitateur de projets se tient à votre disposition pour vous accompagner dans la réussite de vos projets

N’hésitez pas à nous contacter pour toute question : contact@p2mconsulting.fr

Entourez-vous de professionnels pour faciliter votre transformation digitale

Bien qu’il relève du chef d’entreprise de pousser les opérationnels à participer aux différents ateliers liés la conception et à l’implantation de la transformation digitale, parfois l’appui sur un prestataire externe peut s’avérer pertinent.
Regard neuf, impartialité cohésion de l’équipe et surtout discours franc peuvent dans de nombreux cas débloquer des situations et faire avancer de manière notable le processus de transformation.

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Prestataire externe : un regard neuf et objectif sur votre organisation

Votre plus grand défi n’est pas tant de savoir si vous devez vous digitaliser mais plutôt de savoir si vous y êtes préparés afin de passer le cap avec succès.

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Et parce qu’il peut être délicat d’être à la fois juge et partie, faire appel à un cabinet externe peut jouer en votre faveur.
En effet, bien davantage qu’un sujet technique ou informatique, la numérisation implique une transformation en profondeur de vos process et donc de votre culture d’entreprise.

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Votre transformation va impacter de manière importante votre technologie certes mais également vos processus métiers et bien entendu vos ressources humaines. Vos collaborateurs constituent les acteurs de votre transformation digitale et il peut parfois être nécessaire de faire appel à une ‘autorité’ extérieure pour faire accepter le changement plus aisément. En abordant les différents sujets avec un angle à la fois nouveau et impartial, votre prestataire devrait être en mesure de fédérer l’ensemble de votre équipe rapidement et plus facilement que si l’un de vos managers en était responsable avec tout le passif que cela implique.

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Facilitateur de projet depuis plus de quinze ans, nous construisons une relation de proximité avec nos clients que nous considérons comme de véritables partenaires. Notre méthodologie basée par ailleurs sur une personnalisation poussée permet l’instauration d’un cahier des charges regroupant les bonnes pratiques en vue certes de sécuriser l’atteinte des objectifs mais surtout de les rendre viables dans le temps.

Nous vous invitons à revenir vers nous pour toute question ou complément d’information, nous serons enchantés de vous conseiller et de vous accompagner dans votre transformation digitale.  contact@p2mconsulting.fr