communication Ecoute Feedback motivation REX

L’heure du déconfinement a sonné et le retour progressif sur le lieu de travail amène son lot de questionnements. Faut-il maintenir le télétravail ? Comment parvenir à fédérer et à maintenir du lien au sein de son équipe après ces temps de crise ? …

Ce changement brusque qui nous a été imposé nous a amené à modifier de manière durable nos habitudes et nos process. Le moment est venu de tirer les enseignements positifs de cette situation (en langage Projet, nous appelons cela un REX : un retour d’expériences)

A noter que dans cet article, nous ferons abstraction des difficultés économiques engendrées par la situation actuelle (pourtant loin d’être négligeables) et nous nous concentrerons sur les changements managériaux et les nouvelles habitudes de travail.

Pour gérer cette situation inédite au cours de laquelle vos collaborateurs ont adopté de nouvelles habitudes et un nouveau rythme, il convient de procéder à un management de transition.

Ce que le confinement nous a enseigné

Certains d’entre vous ont expérimenté de nouvelles façons de travailler et ces nouveaux process laisseront certainement leur trace. Il est à prévoir que nous garderons certaines pratiques qui se sont pour certains avérées positives :

une journée de télétravail par semaine ?
le café collectif WhatsApp du matin ?
les réunions quotidiennes plus courtes et opérationnelles ?
… etc.

Il semblerait que pour nombre d’entre nous, l’agilité se soit introduite dans nos pratiques.

Alors que le confinement a provoqué l’isolement de chacun d’entre nous, il ne nous a jamais autant rapprochés. Le besoin de maintenir un lien, d’échanger, de sortir du cadre professionnel a permis de créer un lien de promiscuité et de disponibilité qui n’était pas toujours évident.

Une nouvelle forme d’échange et de convivialité est née de cette situation alors même que l’éloignement physique n’a jamais été aussi grand.

Paradoxalement, le confinement a permis de générer du lien social au sein des équipes.

Les collaborateurs souhaitaient se joindre plus souvent et démarraient leurs conversations en demandant à l’autre comment il va et comment la situation se passe pour lui. Des questions aussi basiques et personnelles ont permis à beaucoup de remettre l’humain au cœur de l’entreprise.

Ce paradoxe se retrouve dans l’utilisation d’outils digitaux. Autrefois décriés pour éloigner les personnes en les isolant derrière leurs machines, ils ont permis de renforcer le lien social pendant la période de confinement. Visioconférences, messageries, communication dématérialisée, accès aux documents en temps réel, outils de gestion… Un autre lien s’est créé au sein de l’entreprise, de nouvelles façons de travailler également.

Et maintenant, à l’aube d’une nouvelle reprise, comment envisager la suite ?

Le retour sur le lieu de travail est une aubaine pour les personnalités anxieuses à l’idée de rester confiné. A l’inverse, il peut être vécu plus durement par les personnes qui prenaient goût au télétravail et à la flexibilité. Il ne peut être que souhaitable d’envisager des retours d’expérience (REX) avec vos équipes pour échanger avec eux sur leur expérience.

Comment ont-ils vécu cette période ?
Quels ont été les points positifs et négatifs ?
Quels sont les process à maintenir ?
Quelles sont les évolutions souhaitées ?

Pour beaucoup, cette période a également été source d’introspection. De son propre positionnement au développement de son entreprise en passant par sa relation avec ses équipes, de nombreux questionnements ont chamboulé les réalités individuelles. Il sera certainement profitable d’échanger avec ces équipes sur ces points également.

L’écoute de vos collaborateurs sera primordiale pour faire le point sur la situation et offrir un cadre de travail en corrélation avec leur nouvelle réalité.

En 2018, une étude de McKinsey a montré que les entreprises qui avaient pris acte des évolutions à la suite de la crise performaient mieux que les autres issues du même secteur. En 2019, elles avaient réalisé un chiffre d’affaires de +10% contre une décroissance de -15% pour leurs pairs qui n’avaient pas pris conscience des évolutions ni instauré de changement.

Ecouter ses collaborateurs et comprendre leurs problématiques vous permettra de redéfinir de nouvelles pratiques et de réaménager ensemble les pratiques existantes.

Bien sûr, il ne s’agit pas de tout bouleverser et de passer à 5 jours sur 5 de télétravail ou de faire des visioconférences 3 fois par jour. Il est à prévoir un certain réaménagement de nos anciennes pratiques pour trouver le juste milieu entre un retour à un cadre de travail rassurant ponctué de nouvelles pratiques. Pourquoi ne pas autoriser 1 journée de télétravail par semaine à chaque collaborateur sur la base du volontariat ? Pourquoi ne pas proposer des salles communes où il est possible de travailler en dehors de son bureau ? Pourquoi ne pas instaurer des réunions de suivi à distance pour plus de rapidité et d’efficacité ?

Aujourd’hui, le maître mot est l’adaptabilité. Face à l’émergence de nouveaux besoins, il convient d’offrir des alternatives aux processus classiques.

Vos équipes vont revenir sur votre lieu de travail avec de nouvelles attentes comme le besoin d’outils permettant une mutualisation des ressources, une centralisation des informations, une communication à distance, un compagnon de travail à distance, etc. Il s’agit de repenser nos équipements et de profiter des outils existants qui nous permettent à la fois d’être mieux organisé, de centraliser les informations et de favoriser la collaboration inter-équipes. Quitte à élargir le champs des possibles, pourquoi ne pas s’intéresser à des services de stockage de données ou des outils de gestion de projets ?

Facility Project, le nouvel outil de gestion de projets développé par P2M Consulting, s’inscrit dans cette lignée : chaque collaborateur est derrière son ordinateur tout en étant sur la même interface que les autres.

Avec le confinement, des multiples technologies comme Zoom ou Skype ont vu leur business grimper en flèche du fait de l’importance de la visioconférence et de l’échange à distance.

Les logiciels de gestion de Projets se sont révélés d’autant plus importants pour maintenir le cap sur les échéances, suivre son travail et celui de ses équipes et impliquer les équipes à distance.

Ils permettent de disposer d’un outil tout-en un proposant toutes les fonctionnalités utiles au télétravail.

Découvrez le logiciel de gestion de projets simple et complet Facility-Project

Cette période que nous venons de vivre et que nous allons traverser quelques semaines encore est l’occasion pour beaucoup de se repenser, de se réinventer tous ensemble, d’aller de l’avant autrement, pour être toujours plus efficaces ensemble.

La tempête n’est pas encore complétement passée, mais elle nous permet déjà d’en tirer du positif. En comprenant les enjeux de la situation actuelle et en prenant acte des évolutions managériales amenées par le confinement, un management de transition efficace pourrait vous permettre d’aborder sereinement la question du travail aujourd’hui au sein de votre organisation.