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Réaliser un diagramme de Gantt : un outil efficace pour suivre vos projets… mais pas toujours facile à maîtriser !

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Lorsque l’on souhaite se lancer dans le management de projet, ce diagramme est souvent la première chose que l’on découvre.

En proposant une représentation graphique du planning du projet, le diagramme de Gantt est un véritable outil de communication et de visualisation fréquemment inclus dans les tableaux de bord de projet.

Le Gantt est l’outil historique du management des délais du projet… mais pas toujours facile à réaliser !

Quelques petites choses utiles  à savoir pour maîtriser le diagramme de GANTT et mener vos projets au succès,!

1/ C’est quoi un Gantt ?

C’est un diagramme qui doit son nom à Henry GANTT, contemporain de Taylor, qui l’a créé en 1903.

Dans un diagramme de GANTT les étapes et les tâches de votre projet sont représentées par des lignes, tandis que les colonnes représentent les jours, semaines ou mois du calendrier selon la durée du projet. Le temps estimé pour une tâche se modélise par une barre horizontale dont l’extrémité gauche est positionnée sur la date prévue de démarrage et l’extrémité droite sur la date prévue de fin de réalisation. Les tâches peuvent s’enchaîner séquentiellement ou bien être exécutées en parallèle.

Diagramme de Gantt

Dans le cas où les tâches s’enchaînent séquentiellement, des relations d’antériorité peuvent être modélisées par une flèche partant de la tâche en amont vers la tâche en aval. La tâche en aval ne peut être exécutée tant que la tâche amont n’est pas réalisée.

 Au fur et à mesure de l’avancement d’une tâche, la barre la représentant est remplie proportionnellement à son degré d’accomplissement.

2/ Dois-je vraiment utiliser un diagramme de Gantt pour planifier mes projets ?

En effet, avant de démarrer, assurez-vous que le Gantt est l’outil le plus adapté à votre projet et à votre environnement.

L’intérêt premier du diagramme de Gantt est la représentation graphique et temporelle de votre projet. Il permet également de visualiser rapidement les dépendances entre les tâches de votre projet. Il est très utile pour suivre l’avancée de vos projets et faire des tableaux de bord visuels.

Mais attention, la réalisation d’un Gantt peut s’avérer complexe et son actualisation bien lourde et chronophage, notamment si vous ne disposez pas d’un outil de gestion de projets.

L’un des écueils à éviter est de se jeter sur cet outil sans se demander au préalable si il correspond à votre besoin.

Le diagramme de GANTT n’est pas le seul outil de planification possible. Il existe bien d’autres visualisations possibles de votre planification.

Tout dépend de vos objectifs et de votre public. Qui lira ce diagramme de Gantt et dans quel but le réalisez-vous ? ou pour quelle cible ?

C’est d’ailleurs pour cela que Facility Project  propose 6 modes de visualisation différents en fonction de vos projets et de vos préférences.

3) Comment réaliser un Gantt lisible ?

C’est le principal écueil à éviter, certains chefs de projet veulent tout écrire dans leur Gantt et se retrouvent avec des Gantt illisible de plus de 300 lignes avec des flèches de dépendances en tout sens. On perd alors une des fonctions premières du Gantt : communiquer clairement sur le planning du projet !

Lorsque les lignes se multiplient sur la page, que les caractères se réduisent et que les jalons se retrouvent les uns sur les autres, beaucoup préfèrent abandonner. Pour faire du diagramme votre outil de prédilection, évitez de le surcharger avec des lignes inutiles. Si vous devez imprimer votre diagramme, préférez un format A3/A2 en couleurs qui soit compréhensible. Aujourd’hui, avec les nouveaux outils de gestion de projet (dont Facility développé par P2M Consulting), la visualisation en ligne sur grand écran de votre diagramme de GANTT interactif est aujourd’hui possible.

Gain de temps et de visibilité garantie !

Idéalement, un tel diagramme ne devrait pas posséder plus de 15 ou 20 lignes afin qu’il puisse tenir sur une simple page A4. Si le nombre de tâches est plus important il est recommandé de créer des listes de regroupements permettant de simplifier la visualisation progressive du planning

Ainsi, il est conseillé de regrouper l’ensemble de vos tâches dans des listes qui correspondront aux grandes étapes ou phases de votre projet.

L’objectif : rendre votre Gantt plus lisible et compréhensible par tous

Lorsque votre projet est ensuite bien structuré et découpé en grandes étapes, vous pourrez alors lister toutes les tâches qui seront nécessaires à son accomplissement. Attention à ce stade à ne pas oublier de tâches importantes!

Les dépendances dans un Gantt sont en générale représentées par une flèche indiquant qu’une tâche ne peut démarrer que lorsque la précédente est terminée.

Noter les dépendances au moment du listing des tâches permet d’augmenter la visibilité de votre projet et de responsabiliser vos collaborateurs au sein de vos équipes. Chacun comprend l’impact de sa tâche sur le reste du projet et sur les retards éventuellement impactant que son retard pourrait générer.

4) Et pour encore plus de clarté et d’efficacité ?

Pour permettre à votre équipe de se retrouver dans le projet, il est recommandé d’indiquer clairement les jalons de votre projet.

Les jalons du projet

Les jalons correspondent à des objectifs intermédiaires, des livrables importants, une mise en production, des Go ou No Go, des points de passage d’une étape à une autre… Ils marquent les moments importants du projet et permettent à votre équipe de mieux s’y retrouver et de rythmer votre projet. Chaque passage de jalon est l’occasion de faire le point sur l’avancée de votre projet, de remobiliser votre équipe ou de réorienter le projet.

Grâce aux fonctions de tri et de filtres de votre Gantt vous pourrez d’ailleurs décider de n’afficher que les jalons sur votre Gantt et ainsi montrer à votre direction ou à vos équipes les phases importantes de votre projet

Enfin, utilisez des éléments visuels pour faciliter la lecture de l’état d’avancement de votre projet

Pour s’y retrouver, les états des tâches sont importants. Le simple fait d’annoter si la tâche est en cours, réalisée, en retard ou non démarrée permet d’apporter de la clarté à l’avancée du projet. Et pour cela rien ne vaut des éléments visuels. Par exemple, l’outil de gestion de projet Facility s’est basé sur des codes couleurs simples pour connaître l’état d’avancement d’une tâche ou de votre projet.

5/ Partagez votre Gantt

Partagez autant que possible le diagramme pour que vos équipes puissent suivre l’avancement et le planning du projet

Une erreur récurrente en management de projet provient de l’utilisation du diagramme de GANTT… seulement par le chef de projet. Il peut arriver que les équipes ne se sentent pas concernées par cet outil ou n’aient tout simplement pas le réflexe de s’y reporter. Pour remédier à cela, insistez sur le fait que ce document appartient à l’équipe dans son ensemble et créez une routine de travail grâce à son utilisation.

Intérêts du gantt

Alors le Gantt : Gain de temps ou perte de temps ?

Attention, un GANTT n’est jamais figé dans le marbre ! Au contraire, il se peut que quelque chose d’inattendu survienne ou que certaines tâches aient pris du retard. Son actualisation peut donc s’avérer lourde et chronophage mais pourtant essentielle au suivi de votre projet :

Utilisez un logiciel de gestion de projet avec ce mode de visualisation

Au lieu de dépenser de l’énergie et du temps dans la création d’un diagramme de GANTT indigeste sur Excel, pourquoi ne pas opter pour une solution clé en main ? De nombreux outils de gestion proposent des diagrammes de GANTT en ligne interactifs. Cette solution permet de gagner du temps précieux et de s’assurer que le diagramme sera parfaitement clair et lisible par tous. N’hésitez pas à consulter les solutions existantes sur le marché.

Pour conclure, un diagramme de GANTT se travaille tant sur le fond que la forme, tant en amont du projet que pendant le projet. N’oubliez jamais que cet outil est une mine d’or lorsqu’il est adapté à votre projet et aux usages de vos équipes.

Pour vous faire gagner du temps et découvrir un diagramme GANTT clé en main, rendez-vous sur Facility et partagez vos impressions sur ce mode de visualisation !

Envie d’en savoir plus ou d’être accompagner par un de nos consultants ?

www.p2mconsulting.fr
Facility Project

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Et si vous mettiez un peu de transversalité dans votre Management de Projet ?

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Alternative au management hiérarchique, le management transversal se développe de plus en plus dans les entreprises.

Mais qu’entend-on réellement par management transversal ?
Petite revue de ses avantages mais aussi de ses difficultés et des défis qu’il soulève pour le chef de Projet.

Le Mode Projet, et son organisation Agile ou Prince (pour ne citer que les plus connues) implique un mode de travail transversal qui fait bien souvent coexister deux logiques dans l’entreprise :

  • La logique métier ou service et son organisation verticalisée hiérarchique(fonctionnement pyramidal dit en « silo »)
  • La logique projet organisation coopérative entre métiers (fonctionnement transversal).

En effet, en mode Projet, le cœur du fonctionnement n’est plus la dimension sectorielle et hiérarchique mais la notion de groupe projet transversal aux différents secteurs, composé de salariés permanents ou de prestataires et constitué spécifiquement pour la durée du projet.

Le Management transversal : quelques principes de base

Par principe, le management transversal s’oppose au Management hiérarchique en ce sens qu’il encourage l’association des différents métiers, compétences et ressources, au sein de l’entreprise.

Il s’agit de transformer une simple addition d’experts, au départ, en une véritable équipe en vue d’atteindre des objectifs partagés.

  • Il implique un travail collaboratif et une synergie entre les métiers
  • Il consiste à responsabiliser tous les acteurs impliqués sur un projet, chacun étant responsable de ses actions et des conséquences qui peuvent en découler.
  • Il vise ainsi à renforcer l’implication des salariés dans la réussite du projet d’entreprise.

Le Manageur hiérarchique

• Gère une équipe assurant une fonction précise au quotidien
• A une autorité directe sur ses collaborateurs
• Est souvent spécialiste de son domaine

Le manageur transversal
• Conduit une équipe issue des différentes fonctions et métiers
• Coordonne l’action vers la réalisation d’un objectif à moyen ou long terme
• Ṋ’a que rarement une autorité directe sur les membres de son équipe
• Ne peut pas être spécialiste de tous les champs abordés par le projet

Un manager transverse a alors pour rôle de créer une dynamique auprès de ses collègues, sans pour autant s’imposer par l’intermédiaire de son autorité hiérarchique mais en misant d’avantage sur son influence. Le chef de projet peut même avoir à manager des intervenants qui ont un statut « supérieur » au sien dans l’organigramme de l’entreprise.

Le Management transversal : principaux avantages

Si ce mode de management en rupture avec la hiérarchie traditionnelle est adopté par tant d’entreprises c’est parce que, s’il est bien mené, il présente de nombreux atouts : 

  • Augmenter la motivation, l’engagement et le bien-être des collaborateurs. Chaque employé se voyant comme un responsable du développement de la société est davantage motivé pour atteindre ses objectifs.
  • Favoriser un environnement de travail coopératif et proactif où chacun est porteur de solutions et d’initiatives.
  • Fluidifier les échanges et limiter la perte d’informations : meilleure circulation de l’information, partage d’expérience et de savoir-faire.
  • Accroître la vitesse de la prise de décision et sa mise en application,

Le Management transversal : défis

Coordonner une diversité d’activités et faire coopérer des équipes aux contraintes et objectifs différents sans utiliser les leviers du pouvoir hiérarchique : c’est possible !

Efficace et motivante, cette nouvelle approche suppose un minimum de leadership et une connaissance des leviers de motivation pour entraîner son équipe à l’atteinte des objectifs. Un manager non averti pourrait être confronté à certaines difficultés.

  • L’enjeu est de conduire chacun, à s’impliquer dans la réussite de la mission.
  • Il va falloir concilier des intérêts différents, des cultures différentes (commerciale et technique par exemple), des départements aux objectifs et aux fonctionnements parfois très différents, avec chacun son langage, ses enjeux, sa façon de voir le projet.
  • Le manager transversal veillera ainsi à accorder une importance égale aux idées formulées par ses différents collaborateurs, indépendamment de la place qu’ils occupent au sein de l’organisation.
  • Le manager transversal veillera à une bonne circulation de l’information, avoir un discours clair et homogène, à reformuler les points importants pour être compris de tous.
  • Le manager transversal amènera les contributeurs à «tenir un rôle» dans le groupe et dans le projet. : Impliquer pour motiver !
  • Le manager transversal devra entretenir un lien avec les managers hiérarchiques des contributeurs (on parle de « diplomatie transversale »). Ce lien est indispensable pour assurer des ressources disponibles et adéquates. De fait, il va en quelque sorte co-manager ces collaborateurs le temps de la mission.
  • Gérer les résistances au changement, les freins et conflits qui en découlent.

Conclusion 

Articuler logique projet et logique métier constitue un changement profond pour une entreprise qui a généralement été bâtie sur un modèle pyramidal hiérarchisé, fonctionnant sur un axe vertical.

Une des différences essentielles entre le management hiérarchique et le management hors statut hiérarchique.
• Dans le premier, le rôle du responsable est d’animer le groupe.
• Dans le second, son rôle est d’amener les membres de l’équipe à tenir un rôle dans le groupe (motivation + implication)

La dimension humaine est essentielle pour réussir un projet en management hors hiérarchie

Des compétences de leadership sont donc requises et une conduite de changement rigoureuse doit être mise en place pour accompagner cette période de transition / ces changements, bousculant les individus dans leurs rôles et leurs valeurs, vont produire des incompréhensions, des inquiétudes et des résistances de la part des acteurs (groupes, services, ou personnes).
Ne pas estimer cette dimension, sous-évaluer les répercussions de l’organisation projet, se contenter de redéfinir de façon technocratique les règles, les rôles et les procédures, risquent de mener à l’échec du projet.

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